Cómo hacer una nómina y qué debe incluir

La elaboración de una nómina es una de las tareas administrativas más importantes en cualquier empresa. Realizar una nómina correctamente implica tener conocimientos sobre legislación laboral, seguridad social, retenciones fiscales y otros aspectos contables y administrativos.

Te explicamos paso a paso cómo hacer una nómina y qué elementos debe contener para cumplir con la normativa y satisfacer las necesidades tanto del empleador como del trabajador.

¿Qué es una nómina?

La nómina es un documento que detalla el salario que un trabajador recibe por su labor en una empresa durante un periodo determinado. Este documento refleja tanto las percepciones brutas (antes de deducciones) como las deducciones correspondientes (impuestos, cotizaciones sociales, etc.), y el salario neto que finalmente percibe el trabajador.

Aspectos previos a tener en cuenta

Para elaborar una nómina hay que tener en cuenta diferentes factores que influyen en el cálculo de la cantidad final que recibirá un empleado. Estos son los principales puntos que deberás considerar:

• Tipo de contrato
• Situación personal del empleado
• Convenio colectivo de aplicación
• Pagas extras
• Categoría profesional y grupo de cotización
• Bajas laborales

Elementos que debe incluir una nómina

Una nómina bien elaborada debe incluir una serie de datos imprescindibles que garanticen su validez legal y su utilidad práctica. Estos elementos se dividen en tres bloques principales:

1. Datos generales: Estos datos identifican a la empresa y al trabajador. Incluyen:
   • Nombre o razón social de la empresa.
   • Domicilio fiscal de la empresa.
   • Número de Identificación Fiscal (NIF).
   • Nombre completo del trabajador.
   • Número de identificación del empleado o número de seguridad social.
   • Puesto de trabajo y categoría profesional.
   • Fecha de ingreso a la empresa (antigüedad).
   • Periodo de pago cubierto.
2. Devengos (percepciones): Son todas las cantidades que el trabajador tiene derecho a recibir. Pueden clasificarse en:
   • Salario base: Es la retribución fijada en el contrato por el tiempo trabajado.
   • Complementos salariales: Incluyen pagos adicionales como: 
     • Antigüedad.
     • Pagos por productividad o eficiencia.
     • Turnos especiales (nocturnidad, peligrosidad).
     • Bonificaciones o incentivos.
     • Comisiones por ventas.
   • Horas extras: Pagos adicionales por tiempo trabajado fuera del horario habitual.
   • Pagas extraordinarias.
   • Otros devengos: dietas y gastos de viaje, indemnizaciones, retribuciones en empresa (vehículo de empresa, tickets de comida, etc. 

3. Deducciones: Son los descuentos que se aplican sobre el salario bruto para llegar al salario neto. Incluyen:
   • Aportaciones a la Seguridad Social.
   • Retenciones de impuestos.
   • Otras deducciones: anticipos recibidos por el trabajador, cuotas sindicales o embargos judiciales.

4. Pie de nómina: En el apartado final de una nómina nos encontramos la determinación de las B. de Cotización a la S.S. y conceptos de recaudación conjunta y aportación de la empresa. Las bases de cotización y conceptos de recaudación conjunta por parte del empleado ya los hemos tratado, ahora toca hablar de lo que paga la empresa por cada empleado y que puede quedar o no reflejado en la nómina a modo de información para el empleado

Como puedes ver, la información del pie de página queda dividida en 4 columnas: aportaciones, base, tipo y aportación empresarial.

¿Cómo hacer una nómina paso a paso?

Una vez que ya sabemos que datos debe incluir una nómina, es momento de conocer cómo elaborarla: 

1. Reunir información básica del trabajador y de la empresa.
2. Calcular el salario bruto: Incluye el salario base y todos los complementos, horas extras o retribuciones adicionales. Este será el salario bruto mensual.
3. Determinar las deducciones: Calcula las cotizaciones a la Seguridad Social, retenciones fiscales y cualquier otro descuento que aplique. Esto dependerá del país, de la categoría del trabajador y del importe bruto.
4. Obtener el salario neto: Resta todas las deducciones al salario bruto. Este es el importe final que debe recibir el trabajador.
5. Generar documento: Puedes usar una hoja de cálculo, un software de gestión de nóminas o una plantilla oficial. El documento debe estar bien estructurado, claro y contener todos los datos obligatorios. 
6. Entregar la nómina y registrar el pago: Entrega al trabajador una copia (en papel o formato digital) y guarda otra para los registros contables. El artículo 29 del Estatuto de Trabajadores indica que un trabajador debe recibir la documentación de su salario mediante la entrega de un recibo individual que sirva como justificante del pago. Este recibo, la nómina, ha de ajustarse al modelo oficial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social a menos que el convenio colectivo indique lo contrario o se haya pactado así con la empresa.

Si tienes dudas sobre cómo hacer una nómina, en Legálitas Negocios te podemos ayudar. Consulta nuestros planes de negocios y un gestor personal te dará todas las claves.

¿Por qué es importante realizar nóminas correctamente?

Tanto si eres una empresa o un autónomo con trabajadores a cargo, debes conocer toda esta información y realizarla correctamente, pues las nóminas forman parte de la contabilidad de la empresa y deben contener la información de manera correcta y respetando lo que establecen las leyes laborales.

Una nómina mal elaborada puede traer consecuencias legales y económicas para la empresa, como multas administrativas o conflictos laborales. Por eso, es fundamental asegurarse de que cumplen con lo establecido y reflejan todos los conceptos salariales y deducciones correctamente.

Referencia legal: 

Orden ESS/2098/2014, de 6 de noviembre, por la que se modifica el anexo de la Orden de 27 de diciembre de 1994, por la que se aprueba el modelo de recibo individual de salarios

Redacción