Cómo contabilizar una subvención paso a paso
21 Agosto 2025
Recibir una subvención puede ser una noticia de gran alivio para cualquier negocio. Ya sea una ayuda para contratar trabajadores, para digitalizar la empresa o para renovar la maquinaria, contar con ese ingreso extra es una maravilla. Eso sí, tras la euforia inicial, llega el momento de hacerse la siguiente pregunta: ¿cómo se contabiliza una subvención correctamente?
Si tú también te has hecho esta pregunta aquí te vamos a explicar de forma clara y práctica cómo se deben registrar contablemente las subvenciones, en qué momento deberías hacerlo, qué tipos existen, qué implicaciones fiscales conllevan y qué errores habituales hay que evitar como autónomos o pymes para tenerlo todo bajo control.
¿Qué es una subvención desde el punto de vista contable?
Comencemos por lo más básico, una subvención es una ayuda económica concedida generalmente por la Administración Pública (aunque también pueden provenir de entidades privadas) cuyo objetivo es el de financiar actividades empresariales, inversiones o fomentar el empleo.
Contablemente, esto se considera un ingreso no ordinario, puesto que no proviene de la actividad habitual del negocio, sino que es de un agente externo. Esto significa que su tratamiento no es igual que, por ejemplo, cuando se cobra una factura por un servicio prestado. Pero no todas las subvenciones se contabilizan igual, porque no todas son iguales. Por eso, para saber cómo hacerlo correctamente, lo primero y más importante es saber los tipos de subvenciones que hay y cuál es la que te han otorgado para tu negocio, ya sea como autónomo o como empresa.
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Tipos de subvenciones y cómo registrarlas:
Las subvenciones están clasificadas en dos grandes grupos principales, según el Plan General de Contabilidad (PGC):
- Las subvenciones de capital:
Son aquellas que se conceden para financiar inversiones en maquinaria, equipos, instalaciones, reformas, etc. Y no se registran como ingresos inmediatos. Se contabilizan en la cuenta 130 del PGC ("Subvenciones, donaciones y legados de capital recibidos") y se van incorporando a resultados de forma proporcional a la vida útil del activo que se ha financiado. Es decir, se imputan como ingreso cada año en función de la amortización del bien.
Por ejemplo, si recibes una subvención de 10.000 € para adquirir una máquina que seguramente amortizarás en 5 años, deberías registrar un ingreso anual de 2.000 € durante esos cinco años.
- Las subvenciones de explotación:
En este caso, estas subvenciones se conceden para cubrir gastos ordinarios o para compensar pérdidas, fomentar actividades o apoyar la contratación.
Estas sí que se registran como un ingreso en la cuenta de pérdidas y ganancias en el momento en el que se conceden, y se anotan en la cuenta 740 del PGC ("Subvenciones, donaciones y legados a la explotación").
Así que, en este caso, por ejemplo, si recibes una ayuda de 3.000 € para contratar a una persona durante seis meses, lo deberías de registrar como un ingreso en ese mismo ejercicio.
¿Cuándo se debe contabilizar una subvención?
Una subvención se reconoce en la contabilidad cuando se cumplen tres condiciones:
- Cuando existen fundamentos razonables para pensar que se van a cumplir las condiciones exigidas para su concesión.
- Cuando la empresa ha sido formalmente beneficiaria de la subvención.
- Cuando se puede cuantificar de forma fiable el importe concedido.
Hay que tener en cuenta que no se debe registrar una subvención simplemente por haberla solicitado, ni aunque esté “preconcedida”. Siempre hay que esperar a que haya una resolución firme.
Subvenciones que se conceden para varios años
En estos casos, se debe contabilizar solo la parte correspondiente a cada ejercicio, y ajustar la imputación a los resultados conforme se van recibiendo los fondos o cumpliendo los requisitos. Es decir, si la subvención está condicionada al cumplimiento de ciertos objetivos (por ejemplo, mantener la contratación durante un período concreto), no se podrá imputar hasta que se confirme que se han cumplido.
¿Cómo afectan fiscalmente las subvenciones?
Este es otro punto clave de la concesión de subvenciones: su tributación. Aunque estén exentas de IVA, la mayoría sí tributan como un ingreso en el IRPF o en el Impuesto de Sociedades, dependiendo, claro está, de la forma jurídica del beneficiario.
En el caso de los autónomos las subvenciones de explotación se incluyen en el apartado de ingresos del ejercicio en su declaración de IRPF. Y las de capital se reparten proporcionalmente conforme se imputan a resultados, es decir, como ingresos por amortización. Y en el caso de las sociedades se aplicaría el mismo criterio: las subvenciones son ingresos contables que, en la mayoría de los casos, forman parte de la base imponible del Impuesto sobre Sociedades.
Además, es importante tener en cuenta que algunas subvenciones pueden estar sujetas a algunas retenciones, aunque no es lo habitual. Pero es recomendable revisar bien las bases de cada convocatoria.
El IVA de las subvenciones
Generalmente, las subvenciones no contemplan el IVA en el importe de la subvención concedida, salvo que se trate de subvenciones vinculadas directamente al precio de una operación.
Esto quiere decir que si, por ejemplo, una administración subvenciona parte del coste de un servicio que el beneficiario factura a un tercero, entonces sí podría estar sujeta a IVA. En caso de duda, es recomendable consultar siempre a un asesor fiscal que te ayudará con cualquier consulta.
Y para los autónomos en módulos las subvenciones que reciban deben declararse igualmente en el IRPF, aunque el resto de ingresos se determinen por estimación objetiva. El importe de la ayuda se suma como ingreso extra a declarar, fuera del cálculo de módulos.
¿Hay que devolver una subvención si no se cumple con los requisitos?
Sin lugar a dudas. Las subvenciones están condicionadas, así que si se incumple alguno de sus requisitos, podría exigirse la devolución del importe recibido, incluso con intereses o sanciones. Por eso es fundamental conservar todos los justificantes, facturas, contratos y demás documentos que acrediten que se ha utilizado la subvención conforme a lo previsto.
Cuando no se contabiliza bien una subvención, ¿qué pasa?
Registrar mal una subvención, ya sea por omisión, por error en la fecha o por imputación indebida, puede suponer problemas con Hacienda y que puedas tener una inspección. O que lo tengas más difícil para acceder a futuras convocatorias y, como es habitual, también podrías recibir sanciones contables y tributarias.
Así que como siempre decimos y no nos cansamos de repetir, es importante llevar una contabilidad rigurosa y clara, sobre todo en negocios que dependen de ayudas públicas para arrancar o consolidarse.
Para resumir…
Las subvenciones son una herramienta muy valiosa para el crecimiento o la consolidación de muchos negocios, pero también exigen un conocimiento adecuado de su tratamiento contable y fiscal. Saber si se trata de una ayuda de capital o de explotación, cuándo imputarla y cómo registrarla correctamente puede evitarte muchos problemas y permitirte aprovechar al máximo estos recursos.
Si necesitas ayuda, en Legálitas Negocios te asesoramos y te ayudaremos a seleccionar la subvención o ayuda que mejor se adapte a tu negocio.
Referencias legales:
