Qué son los principios contables y para qué sirven
18 Abril 2024
Si gestionas un negocio, por pequeño que sea, no puedes ignorar la contabilidad. Y no hablamos de saberte el Plan General Contable de memoria, sino de entender las bases que lo sustentan o, lo que es lo mismo, los principios contables.
¿Y por qué te interesa esto? Muy fácil. Porque estos principios son los que determinan cómo debes registrar tus ingresos, gastos, inversiones y otros movimientos, es decir, son las reglas del juego. Y conocerlas te ayudará a entender mejor tu contabilidad, a evitar errores (o sustos con Hacienda) y a tomar decisiones con más criterio en tu negocio.
Aquí te lo explicamos de forma sencilla y con ejemplos. Verás qué son los principios contables, para qué sirven y cuáles son los más importantes para tu día a día.
Qué significan y uso de los principios contables
Los principios contables son las normas básicas que rigen cómo se debe llevar la contabilidad de cualquier negocio. Gracias a ellos, los registros contables tienen coherencia, transparencia y pueden ser comparables en el tiempo.
Podríamos equipararlos a los cimientos sobre los que se construye la contabilidad de cualquier empresa o autónomo. Sin ellos, cada uno llevaría sus cuentas a su manera y sería imposible saber si un negocio está bien gestionado o no. Vamos, que la contabilidad sería un caos.
En tu caso, como autónomo o emprendedor, gracias a los principios contables puedes:
- Saber cuánto ganas y cuánto gastas de verdad. No lo qué crees, sino lo que reflejan tus cifras según criterios objetivos.
- Tomar decisiones con criterio. Por ejemplo, saber si puedes permitirte una inversión, si estás creciendo o si toca apretarse el cinturón.
- Elaborar bien los libros contables, los balances, las cuentas anuales o tus impuestos para no caer en errores al calcular beneficios o amortizaciones y reducir el riesgo de sanciones.
- Demostrar que tu negocio es fiable. En caso de que necesites financiación, presentar unas cuentas bien organizadas, basadas en estos principios, da confianza a bancos e inversores.
- Tener el control de tu proyecto porque no hay nada más peligroso que emprender sin saber de verdad cómo va tu negocio.
Menos gestiones es más tiempo para tu negocio.
Simplifica tu día a día. Déjanos a nosotros todo el papeleo.
Los 6 principios contables más importantes que debes conocer como emprendedor
Cuando lanzas un negocio, puede que pienses que la contabilidad es solo burocracia y papeleo que gestiona tu asesoría. Sin embargo, entender algunos principios básicos puede ayudarte a tener las cosas más claras.
Vamos a ver cuáles son los más relevantes.
Principio de prudencia
Este principio dice que, a la hora de registrar tus ingresos y gastos en contabilidad, es mejor pecar de conservador que de optimista. Si existe una posible pérdida, debes registrarla en cuanto la detectes. En cambio, si esperas un ingreso, no lo anotes hasta que sea seguro y esté confirmado.
En otras palabras, no adelantes beneficios que aún no han llegado y no retrases pérdidas que ya se intuyen.
¿Cuál es la intención? Evitar que tus cuentas den una imagen inflada de la realidad. Así, cuando llegue el momento de presentar impuestos, pedir financiación o valorar la marcha de tu negocio, no te lleves sustos por ingresos que nunca llegaron o gastos que no tuviste en cuenta a tiempo.
Vamos con un ejemplo. Imagina que has lanzado un curso online y ya tienes varios interesados, pero solo uno ha hecho el pago. Aunque tengas reservas o promesas, solo debes contabilizar el ingreso confirmado.
En cambio, si un cliente te ha pedido una devolución y sabes que vas a aceptarla, ya debes reflejar ese gasto, incluso aunque aún no hayas hecho el reembolso.
Principio del devengo
Este principio aclara que los ingresos y gastos deben contabilizarse cuando se generan, no cuando se cobran o se pagan, es decir, lo importante es cuándo ocurre la operación, no cuándo entra o sale el dinero.
Esto te ayuda a saber con precisión cuánto has ganado o gastado realmente en cada periodo y, por tanto, qué beneficios reales has generado. Esto es fundamental para calcular márgenes, valorar la evolución de tu negocio o cuadrar bien tus trimestres fiscales.
Por ejemplo, emitiste una factura el 28 de diciembre por un servicio que prestaste ese mismo mes, pero el cliente te paga el 10 de enero. Según este principio, ese ingreso corresponde a diciembre, no a enero, y así debe figurar en tu contabilidad. Lo mismo con los gastos. Si recibes una factura de tu gestoría en enero por el cierre contable del año anterior, ese gasto corresponde a diciembre, que es cuando se generó el servicio.
Principio de consistencia
Este principio dice que una vez que elijas un criterio contable (cómo registras las cosas), debes mantenerlo en el tiempo. Solo puedes cambiarlo si tienes una razón justificada y lo explicas (como un cambio normativo o contable acreditado).
¿Para qué sirve esto? Para que tus cuentas sean comparables entre un ejercicio y otro. Si cada año utilizas métodos diferentes, los datos no sirven para evaluar si tu negocio va mejor, peor o igual. Además, es una forma de protegerte ante auditorías o requerimientos de Hacienda, dado que, si mantienes criterios estables, es más fácil justificar cualquier cifra.
Vamos con un supuesto. Has decidido amortizar los equipos informáticos de tu tienda online en 4 años. No puedes cambiar a 2 años el año siguiente solo para reducir beneficios y pagar menos impuestos. Eso distorsionaría la imagen de tu negocio y Hacienda podría rechazarlo si no hay un motivo sólido.
Principio de materialidad
En una empresa no todo debe contabilizarse al detalle si no tiene un impacto real en la situación del negocio.
Si un gasto es pequeño y no cambia en nada la situación económica global de tu negocio, puedes registrarlo de forma más simple, sin aplicar criterios contables complejos.
La clave está en que puedes omitir el “detalle técnico” si no afecta a la imagen global de tus cuentas. Así ahorras tiempo, evitas papeleo innecesario y centras tus esfuerzos en lo que realmente importa.
Por ejemplo, compras un alargador de enchufe por 6€, ¿lo metes como inmovilizado y lo amortizas durante varios años? No tiene sentido. Puedes anotarlo directamente como gasto del ejercicio. Este principio te permite aplicar el sentido común y mantener tu contabilidad práctica y funcional.
Principio de revelación completa
Tu contabilidad debe reflejar todo lo que sea importante para entender la situación real de tu negocio. Nada de ocultar datos que puedan influir en las decisiones de quien revise tus cuentas como Hacienda, un banco, un socio o un posible inversor. El objetivo de este principio contable es garantizar la transparencia, protegerte en caso de inspección y reforzar tu credibilidad. Sin olvidar que te facilita la toma de decisiones financieras.
Recuerda, no basta con registrar ingresos y gastos. Si hay algo relevante que pueda afectar a tu negocio (una deuda, un juicio, una inversión fuerte…), debes dejarlo por escrito y bien explicado.
Imagina que has firmado un préstamo a devolver en cinco años, no basta con poner que tienes una deuda, también debes indicar el importe, las condiciones y los plazos. Si hay algo importante que afecta a tu negocio (como un pleito o una inversión fuerte pendiente), debes dejar constancia clara y transparente en las notas o anexos contables.
Principio de conservación del valor original
Este principio contable establece que los activos (bienes) de tu negocio deben registrarse por lo que te costaron al comprarlos, no por lo que valen ahora en el mercado, aunque este cambie. A partir de ahí, su valor solo se ajusta si hay una amortización o una pérdida clara (como un deterioro real), pero nunca por estimaciones subjetivas.
Se trata de aplicar un criterio conservador. Mejor quedarse corto que inflar el valor de lo que tienes. Y si hay una inspección, puedes justificarlo todo con facturas o contratos reales.
Lo vemos con un ejemplo práctico. Compraste una cámara de fotos para tu negocio por 1.500 €. Aunque ahora cueste más (o menos), en tu contabilidad debes mantener el valor de adquisición como referencia, salvo que sufra un daño importante o tengas que ajustar el valor por una causa real y medible.
Ya lo ves, los principios contables no son cosa de grandes empresas ni de expertos en números, sino normas básicas que te ayudan a llevar las cuentas de tu negocio con sentido común y transparencia. Si los entiendes (y los aplicas bien), podrás tomar decisiones económicas con datos fiables en tu mano.
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