Planificación laboral de tu empresa para empezar el año adecuadamente

El cierre del año es ese momento perfecto para parar, revisar y ajustar todo lo que puede afectar a la parte laboral de tu negocio. Y es que no se trata solo de “hacer nóminas” o cuadrar las cuentas, porque con una buena planificación se puede arrancar el año nuevo con seguridad jurídica, sin sobresaltos y con una previsión clara de costes laborales, cotizaciones e impuestos.

Si eres autónomo con personal a cargo o gestionas una pequeña empresa, estas revisiones pueden marcar la diferencia entre un inicio de año estable o un caos administrativo. Vamos a verlo paso por paso.

Revisar cada nómina antes de cerrar el ejercicio

La nómina es más que un recibo, se trata de un documento que determina cotizaciones, retenciones y derechos del trabajador. Antes de terminar el año conviene comprobar:

• Conceptos salariales y extras: es decir, el salario base, complementos, pluses o incentivos. Todo ello debe estar correctamente clasificado para que la cotización sea la adecuada.
• Pagas extraordinarias: revisa si están correctamente prorrateadas o si deben abonarse en diciembre. Debes saber que una paga extra mal calculada afecta a la retención de IRPF y a la base de cotización.
• Retribuciones en especie: ten en cuenta también el coche de empresa, seguros, vales de comida… influyen en el IRPF y en las bases de cotización y deben figurar correctamente.

Un cierre limpio evita errores que pueden arrastrarse durante meses.

Regularizar el IRPF: imprescindible antes de enero

La retención de IRPF no es algo estático. Cambia cuando varía el salario, cuando hay pagas extra, si un empleado tiene hijos, si se casa, se separa o si cambia su situación fiscal. Por eso, a final de año es obligatorio y muy conveniente revisar:

• Si las retenciones aplicadas durante el año se ajustan a los ingresos reales.
• Si habrá diferencias que deban regularizarse en la última nómina.
• Si hay trabajadores con datos personales desactualizados.

Una regularización tardía puede generar que al trabajador se le retenga de golpe una cantidad elevada en diciembre… o que luego Hacienda reclame.

Ajustar las cotizaciones a la Seguridad Social

Atentos también a los cambios en los contratos (tiempo parcial, bajas, variaciones de jornada, ascensos, nuevas categorías, aumentos salariales…), éstos pueden afectar las bases de cotización. Antes del nuevo año habría que revisar:

• Bases mínimas y máximas vigentes.
• Topes de cotización según grupo profesional.
• Bonificaciones o reducciones que finalizan el 31 de diciembre.
• Altas, bajas y variaciones de datos pendientes.

Cuando existe un error de cotización puede convertirse en una sanción, un recargo o un problema para el trabajador a la hora de tramitar prestaciones.

Comprobar ausencias, jornadas y contratos temporales

El informe de horas trabajadas, ausencias justificadas, partes de baja y vacaciones pendientes debe estar completamente actualizado para que las nóminas cuadren, las cotizaciones sean las correctas y se planifique la cobertura por bajas o vacaciones del año siguiente.

En el caso de contratos temporales, hay que comprobar también si corresponde cambio a contrato indefinido, si finalizan, o si hay que comunicar renovaciones.

Checklist laboral antes del 31 de diciembre

Nóminas

• Salario base y complementos.
• Pagas extraordinarias (prorrateadas o abonadas).
• Retribuciones en especie correctamente reflejadas.

IRPF

• Retenciones ajustadas a ingresos reales.
• Regularización en la última nómina.
• Datos personales y familiares actualizados.

Seguridad Social

• Bases mínimas y máximas vigentes.
• Topes de cotización según grupo profesional.
• Bonificaciones que expiran.
• Altas, bajas y variaciones pendientes.

Jornadas y ausencias

• Informe de horas trabajadas.
• Vacaciones pendientes.
• Bajas y ausencias justificadas.
• Contratos temporales próximos a finalizar o convertir.

Previsión laboral para el año siguiente

Una parte clave de planificarse bien es siempre mirar hacia el futuro. Por eso recomendamos antes del 1 de enero:

• Analizar los costes reales de personal del año que acaba.
• Elaborar una previsión salarial para el ejercicio siguiente, incluidos incrementos, pactos de convenio o nuevas contrataciones.
• Revisar novedades normativas que entren en vigor en enero: bases de cotización, cambios en el SMI, tipos de IRPF, etc.
• Documentar todo, siempre: esta información te servirá tanto para la planificación financiera como para justificar decisiones ante inspecciones o auditorías.

¿Por qué es conveniente hacerlo ahora?

Porque ahorra tiempo, dinero y problemas. Al final, todo este proceso tiene un impacto directo en la salud laboral y financiera de tu negocio. Una revisión completa antes de cerrar el año evita sanciones por errores en cotizaciones o retenciones, permite calcular con precisión los costes del próximo ejercicio, ofrece al equipo información clara sobre lo que pueden esperar y garantiza que enero arranque con todos los procesos actualizados. La seguridad jurídica no aparece por arte de magia, sino que empieza con una planificación ordenada y a tiempo.

Planificar el cierre laboral no es una tarea compleja, pero sí esencial. Con una revisión anticipada y el acompañamiento adecuado, cualquier empresa, ya sea grande o pequeña, puede empezar el año con estabilidad, previsión y tranquilidad. En Legálitas Negocios acompañamos a autónomos y pymes en todo este recorrido para que cada decisión laboral se tome con claridad y respaldo legal. Una buena planificación es el mejor punto de partida para un año sin sobresaltos.

Preguntas frecuentes sobre la planificación laboral

¿Qué ocurre si no regularizo el IRPF antes de fin de año?

Puedes encontrarte con dos escenarios: una última nómina con una retención muy alta o, directamente, que Hacienda reclame diferencias al trabajador en su declaración de la renta. 

¿Debo actualizar los datos familiares de los empleados cada año?

Cambios como el nacimiento de un hijo, discapacidad, matrimonio o separación afectan al cálculo de la retención. 

¿Qué cambios suelen afectar a las cotizaciones al empezar el año?

Actualización de bases mínimas y máximas, cambios en el Salario Mínimo Interprofesional, modificación de tipos de cotización o fin de ciertas bonificaciones.

¿Qué documentos debo dejar cerrados antes del 31 de diciembre?

Nóminas, variaciones de contrato, cuadrantes de horas y ausencias, regularización del IRPF, bases de cotización y registro actualizado de trabajadores.

¿Es obligatorio hacer una previsión salarial del año siguiente?

No es obligatorio, pero sí muy recomendable. Permite anticipar costes, prever incrementos y ajustar presupuestos, sobre todo en pymes y autónomos con recursos limitados.

Cristina Micone
Responsable del área de Laboral de Legálitas Negocios