Qué es el arqueo de caja, cómo se realiza y cómo se registran contablemente las diferencias
10 Diciembre 2025
En el día a día de cualquier negocio, controlar el dinero en efectivo es fundamental para garantizar la salud financiera y evitar problemas con Hacienda o con la contabilidad interna. Uno de los procedimientos más habituales para llevar este control es el arqueo de caja, un proceso aparentemente sencillo, pero esencial para que las cuentas cuadren.
En este artículo explicamos qué es el arqueo de caja, cómo se realiza, y cómo se registra contablemente.
¿Qué es el arqueo de caja?
El arqueo de caja es el procedimiento mediante el cual se comprueba que el dinero en efectivo existente en la caja de una empresa coincide con los registros contables o con los tickets de ventas emitidos durante un periodo determinado. En otras palabras, es contar de forma física el dinero disponible y compararlo con el saldo teórico que debería haber según el libro de caja o el sistema informático de gestión.
Objetivos del arqueo de caja
Los objetivos del arqueo de caja son los siguientes:
- Controlar el efectivo disponible
- Contrastar el saldo físico con el saldo contable
- Localizar descuadres entre ambos saldos
- Si existen diferencias, registrar las incidencias
- Mejorar la gestión interna
Cómo se realiza un arqueo de caja paso a paso
Aunque cada empresa puede tener su protocolo interno, la forma general de realizar un arqueo de caja es la siguiente:
Preparar la caja
Antes de empezar, es recomendable que la persona responsable se asegure de que todos los cobros y pagos de la jornada han sido registrados en el sistema. También conviene reunir tickets, recibos y justificantes de los movimientos en efectivo.
Contar el dinero en efectivo
Se deben contabilizar todos los billetes y monedas, separándolos por denominaciones, obteniendo el total de efectivo disponible en caja en ese momento.
Comprobar los movimientos
Se revisan los cobros y pagos registrados en el sistema: ventas al contado, devoluciones, pagos de proveedores en efectivo, etc. En este punto, resulta fundamental disponer de un software de gestión que facilite los cálculos.
Comparar con el saldo contable
El total de efectivo contado debe coincidir con el saldo teórico del libro de caja o del programa de contabilidad. Si coincide, el arqueo queda cuadrado.
Registrar diferencias
En caso de descuadre, se determina si existe un faltante de caja (menos dinero del esperado) o un sobrante de caja (más dinero del esperado).
Registrar el resultado
Finalmente, se documenta el arqueo, ya sea en formato físico (acta de arqueo) o en el propio software contable, dejando constancia de los importes y de las diferencias, si las hubiera.
Causas comunes en las diferencias del arqueo de caja
Entre las causas más frecuentes del arqueo de caja encontramos:
- Errores humanos: dar mal un cambio, equivocarse al contar.
- Pagos en efectivo no anotados.
- Devoluciones o anulaciones mal registradas.
- Fraude interno, como sustracción de dinero.
- Falsificación de billetes.
Cómo registrar contablemente las diferencias de caja
Desde el punto de vista contable, las diferencias en el arqueo de caja deben reflejarse en la contabilidad de la empresa.
En el Plan General de Contabilidad (PGC), existen cuentas específicas para ello:
- Cuenta 570: Refleja el dinero en efectivo disponible.
- Cuenta 555: Se utiliza para registrar provisionalmente los descuadres hasta que se conozca su causa.
- Cuenta 678: Gastos extraordinarios. Puede emplearse para faltantes cuando no se identifique otra causa.
- Cuenta 778: Ingresos extraordinarios. Se utiliza para sobrantes de caja.
Consecuencias legales y fiscales de los descuadres en caja
Las diferencias en el arqueo de caja pueden tener consecuencias legales y fiscales. Hacienda puede interpretar los sobrantes no justificados como ingresos ocultos, lo que podría dar lugar a sanciones.
Además, los faltantes recurrentes pueden afectar a la fiabilidad de la contabilidad de la empresa y a la responsabilidad del administrador, especialmente si no se adoptan medidas para corregirlos.
Por ello, es fundamental contar con la ayuda de asesor legal y fiscal especializado, como los que ofrece Legálitas Negocios, para asegurarse de que los registros cumplen con la normativa y de que la empresa está protegida ante posibles inspecciones.
Preguntas frecuentes sobre el arqueo de caja
¿Qué diferencia hay entre arqueo de caja y cierre de caja?
El arqueo de caja consiste en contar el dinero en efectivo y compararlo con lo registrado en contabilidad. El cierre de caja, en cambio, es el procedimiento contable que recoge todas las operaciones de ingresos y gastos de una jornada.
¿Cada cuánto tiempo se debe hacer el arqueo de caja?
Lo recomendable es realizarlo a diario, especialmente en negocios con gran volumen de operaciones en efectivo. En empresas con menos movimiento puede hacerse de forma semanal, quincenal o mensual.
¿Qué ocurre si el arqueo de caja no cuadra?
Cuando existen diferencias entre el saldo teórico y el dinero real, hablamos de faltante (menos dinero) o sobrante (más dinero). En ambos casos, debe registrarse contablemente y, si la causa no se identifica, se imputará a gastos extraordinarios o ingresos extraordinarios, según corresponda.
¿Se pueden tener problemas legales por diferencias de caja?
Sí, ya que los sobrantes no justificados pueden interpretarse como ingresos ocultos por parte de Hacienda. Asimismo, los faltantes recurrentes pueden afectar a la fiabilidad de la contabilidad de la empresa. Por eso es importante documentar cada arqueo y contar con el asesoramiento de expertos.
¿Qué cuenta contable se utiliza para registrar descuadres en caja?
Inicialmente, las diferencias se registran en la Cuenta 555: Partidas pendientes de aplicación. Si no se encuentra justificación, se trasladan a la Cuenta 678 (Gastos extraordinarios) para faltantes o a la Cuenta 778 (Ingresos extraordinarios) para sobrantes.
¿Se puede hacer el arqueo de caja de forma automática?
Muchos softwares de gestión y TPV permiten realizar arqueos automáticos, registrando en tiempo real los cobros y pagos. Aun así, siempre es recomendable comprobar físicamente el dinero para garantizar que coincide con el sistema.
¿Qué es un acta de arqueo de caja?
Es un documento escrito en el que se deja constancia del recuento del dinero, el saldo teórico, el saldo real y las diferencias detectadas. Sirve como respaldo legal y contable, y conviene archivarlo junto con los justificantes del día.
¿Quién debe encargarse del arqueo de caja?
Generalmente, lo realiza el encargado de caja o responsable del establecimiento. En empresas más grandes, se puede asignar a un departamento de contabilidad o auditoría interna.
