Activo en la contabilidad de mi negocio: qué es y tipos

¿Te cuesta entender los números de tu negocio? ¿Sientes que llevas las cuentas como puedes y cruzando los dedos para que todo encaje a final de mes? No estás solo. 

Muchos autónomos y pequeños empresarios arrancan su actividad sin tener claro ni qué es un activo, ni qué es un pasivo, ni cómo organizar las finanzas del proyecto.

Y ¡ojo! Esto no es un detalle menor. Una mala gestión contable está detrás de muchos cierres de negocio. No porque la idea sea mala o no haya clientes, sino porque no se tiene control real sobre lo que se tiene, lo que se debe y lo que se puede gastar.

Por eso hoy vamos a empezar por una base fundamental: entender qué es el activo en la contabilidad de tu negocio. 

Te aseguramos que, si comprendes bien este concepto, estarás un paso más cerca de gestionar tus finanzas con éxito.

¿Qué es el activo de tu negocio?

En contabilidad, el activo son los bienes y derechos y otros recursos, de los que se espera que la empresa obtenga rendimientos o beneficios. No importa si es dinero en efectivo, una máquina o un programa informático. Si lo usas para trabajar y tiene valor, forma parte de tu activo.

Si te cuesta comprender el concepto, piensa en tu negocio como si fuera una mochila. Todo lo que llevas dentro y te sirve para seguir funcionando (herramientas, derechos, productos, facturas que te deben los clientes, inmuebles en propiedad, stock, inversiones…). Pues todo esto es lo que se llama activo.

Vamos con un ejemplo. Tienes una tienda online y en tu almacén guardas 5.000 € en productos listos para enviar. Pues ese inventario forma parte de tu activo. Si, además, tienes 2.000 € en la cuenta bancaria, 500 € en PayPal y una furgoneta de reparto valorada en 10.000 €, todo eso suma dentro del activo de tu negocio.

Y, ¿el pasivo? Aunque no es el objeto que centra nuestra atención en este artículo, sí que haremos una breve referencia a él para que no te pille desprevenido. Si el activo es todo lo que tu negocio tiene, el pasivo es justo lo contrario: todo lo que debes.

Mientras que el activo refleja los recursos que posees, el pasivo muestra las deudas y obligaciones que tienes que pagar (es el caso de préstamos, facturas pendientes o impuestos por abonar, entre otros).

¿Por qué es importante saber qué tienes en el activo?

Conocer bien tu activo te ayuda a saber de verdad con qué cuentas y cómo está tu negocio. Dicho de otro modo, el activo te da una fotografía económica verídica de tu negocio. Con esta información en tu mano puedes calcular tu patrimonio, tener tu contabilidad al día y evitar sustos con Hacienda.

Además, podrás preparar correctamente tus impuestos o tus informes contables (por ejemplo, los balances). Incluso demostrar la salud económica de tu negocio si alguna vez pides financiación o subvenciones.

Pero, sobre todo, tener claro qué forma parte del activo te va a permitir tomar mejores decisiones, con cabeza y sin ir a ciegas. De antemano sabrás si puedes permitirte una inversión, cuánto dinero tienes disponible, qué te deben los clientes o cuántos recursos tienes en marcha. 

Y esto es clave. Imagina que crees que tienes 10.000 € de margen, pero 6.000 € están en facturas aún por cobrar y 2.000 € en stock parado, la realidad es que solo tienes 2.000 € líquidos. Y eso puede marcar la diferencia entre seguir operando con normalidad o pasarlo mal para pagar a final de mes.

Tipos de activo en tu negocio

Una vez sabes qué es el activo, toca entender cómo se organiza dentro de la contabilidad. Y aquí viene lo importante y es que no todo el activo es igual, hay distintas categorías. Vamos a verlas.

1. Activo corriente: lo que usas o transformas a corto plazo

El activo corriente incluye todo lo que entra y sale del negocio de forma frecuente, es decir, bienes y derechos que se espera convertir en dinero, consumir o vender en un plazo corto (menos de 12 meses). Podríamos bautizarlo como “activo en movimiento” con el que operas en el día a día.

Por ejemplo:

• El dinero en caja o en tus cuentas bancarias.
• Las facturas emitidas a clientes pendientes de cobro.
• El stock que tienes en el almacén para vender.
• Anticipos a proveedores o pagos por adelantado.
• Inversiones temporales o fondos disponibles.

Ejemplo: Si tienes una tienda de ropa, tus prendas en almacén, el saldo del datáfono que aún no ha llegado a tu cuenta y las ventas por cobrar de clientes que pagan a plazos, forman parte del activo corriente.

2. Activo no corriente: lo que usas a largo plazo

Aquí entra, entre otras cosas, todo lo que compras para usar durante varios años en tu negocio. No lo revendes ni lo consumes rápidamente. Y son, básicamente, las herramientas que sostienen tu actividad diaria. 

Por ejemplo:

• El local donde tienes tu oficina (si es de tu propiedad).
• Un vehículo de empresa.
• Maquinaria, herramientas, mobiliario o equipos de oficina.
• Reformas realizadas en el local o instalaciones.
• Licencias, patentes o software que usas a largo plazo (se trata de activos intangibles o, lo que es lo mismo, que no se pueden tocar, pero tienen valor).
• Inversiones financieras a largo plazo (participaciones en empresas, créditos a largo plazo etc.).

Ejemplo: Eres diseñador gráfico y compras un ordenador potente por 2.000 €. Lo vas a usar durante al menos 4 años. Ese equipo entra directamente en el activo no corriente de tu negocio. Estos activos no desaparecen del balance en un año, sino que van perdiendo valor poco a poco con el uso. Eso se refleja a través de las amortizaciones en la contabilidad.

¿Cómo calcular el activo de tu empresa?

Calcular el activo de tu negocio es más fácil de lo que parece. Solo tienes que sumar el valor de todos los bienes, derechos y recursos que posees en un momento determinado. Puedes aplicar esta fórmula básica:

Activo total = Activo corriente + Activo no corriente

Ten en cuenta que cada bien debe valorarse según su precio de adquisición o coste de producción y, si ya lleva tiempo en el negocio, debes restar la parte amortizada, es decir, la pérdida de valor por el uso o paso del tiempo, así como los deterioros.

Vamos a verlo con un caso práctico para que lo veas claro.

Imagina que has creado una sociedad y tienes un estudio de fotografía. A cierre de año, este es tu inventario:

Activo corriente:

• Dinero en tu cuenta bancaria: 3.000 €
• Facturas pendientes de cobro de clientes: 2.000 €
• Stock de álbumes y marcos en almacén: 500 €

Total activo corriente: 3.000 + 2.000 + 500 = 5.500 €

Activo no corriente:

• Cámara profesional + equipo de iluminación: 5.000 € (pero ya has amortizado 2.000 €, por lo que se valora restando la parte amortizada (5.000 € - 2.000 € = 3.000 €)
• Ordenador portátil: 1.200 € (sin amortizar)
• Licencia de software de edición fotográfica: 800 € (sin amortizar)

Total activo no corriente: 3.000 + 1.200 + 800 = 5.000 €

Cálculo final del activo total: Activo corriente (5.500 €) + Activo no corriente (5.000 €) = 10.500 € de activo total.

Como ves, entender qué es el activo es necesario para llevar adelante tu negocio. ¿No sabes por dónde empezar con tu contabilidad o quieres revisar cómo estás gestionando tu activo? 

En Legálitas te ayudamos con la parte contable de tu proyecto para que tú puedas centrarte en lo importante: hacerlo crecer. Descubre nuestros planes de negocios.

María Jesús Puente Responsable del área de Contabilidad