Esto es lo que debes tener en cuenta a la hora del cierre fiscal si tienes un bar
12 Diciembre 2025
Si gestionas un negocio, en este caso, un bar, ya sabes que el cierre fiscal no se hace solo. Llega diciembre y, entre comandas, facturas a proveedores y el ritmo frenético del día a día, llega una obligación silenciosa pero innegociable: poner en orden toda la documentación contable y fiscal del año.
Puede parecer una tarea mecánica y fácil, pero en hostelería es habitual encontrarse con algún que otro problemilla como tickets simplificados que no se guardan, consumiciones sin registro, o esos gastos que nunca llegaron al libro contable porque el papelito se quedó en el bolsillo del delantal. Esto, que en el momento podría parecer un detalle sin importancia, puede convertirse en un quebradero de cabeza a la hora de cerrar el ejercicio.
En este artículo te explicamos de forma clara qué debes tener en cuenta al preparar el cierre fiscal de un bar y por qué es fundamental registrar cada ticket, por pequeño que sea, para que tu contabilidad sea sólida y esté alineada con los criterios de Hacienda.
Qué implica el cierre fiscal para un bar
El cierre fiscal consiste en revisar cómo ha ido económicamente el año: cuánto se ha ingresado y gastado, qué has invertido y qué beneficio se ha obtenido. Con esos datos se calcula lo que se debe declarar en IRPF si eres autónomo, en el Impuesto sobre Sociedades si se tiene una SL, y también lo que corresponde en IVA y resúmenes anuales.
En el caso de un bar, este cierre tiene sus particularidades. El volumen de operaciones es muy alto, y es que muchas se hacen en efectivo y otras involucran gastos diarios que se pagan rápido como hielo, pan, cafés, transporte de última hora, productos frescos… Y es justo en esas pequeñas compras donde suele perderse su trazabilidad.
Lo que pasa es que si no se registran correctamente, pueden darse dos problemas, que los gastos no sean deducibles por falta de justificante o que los ingresos declarados no cuadren con la caja, lo que podría llamar la atención de Hacienda.
Por eso, aunque el negocio vaya bien, la contabilidad siempre debe reflejar una fotografía exacta de los movimientos reales del bar.
Las facturas simplificadas: el punto débil más común en hostelería
En hostelería se usan tanto facturas completas como facturas simplificadas (comúnmente conocidas como tickets). Estas últimas sustituyen a los antiguos tickets y son válidas siempre que el importe sea inferior a 400 € (o 3.000 € en sectores como bares y restaurantes).
El problema surge cuando en esos momentos más caóticos de un bar no se guardan estos tickets. Se pierden, se mojan, se arrugan o directamente no se piden. Una bolsa de hielo de última hora, una compra urgente en el supermercado o una reparación menor… todo eso suma y hay que tenerlo controlado.
Cada ticket que no se conserva es un gasto que no se puede justificar. Y cada gasto que no justifiques implica menos deducciones, mayor beneficio fiscal y más impuestos a pagar.
Además, en caso de comprobación, Hacienda puede exigir demostrar cada uno de los gastos. Si no hay ticket o factura, ese gasto desaparece a efectos legales. Es decir, mantener un control estricto de los tickets simplificados es uno de los actos administrativos más importantes del año para un bar, pero también uno de los más olvidados.
Cómo organizar la documentación para el cierre fiscal de tu bar
Lo ideal es que este proceso no se deje para diciembre, aunque muchas veces el tiempo se nos echa encima y acaba siendo así. Por eso, si llegas con el tiempo justo, aquí tienes la forma más efectiva de preparar la documentación para que tu cierre fiscal sea lo más seguro y coherente posible.
Lo primero es revisar bien todos los ingresos: arqueos de caja, TPV, pagos en efectivo y ventas registradas. La suma debe coincidir con lo que aparece en tu sistema de gestión y en las declaraciones trimestrales de IVA. Después, se debe recopilar y ordenar todos los gastos. Esto incluye facturas completas (alquiler, proveedores habituales, suministros) y, sobre todo, tickets simplificados. Si falta alguno, hay que pedir un duplicado al proveedor siempre que sea posible. Cuantos más justificantes se tengan, más sólida será tu contabilidad.
Si hay gastos pagados con dinero personal, se deberá reflejar correctamente para que no se pierdan como gasto deducible. Esto es especialmente habitual en bares donde el dueño hace compras urgentes (como se ha mencionado anteriormente.)
Finalmente, se debe revisar que el IVA soportado y repercutido está correctamente registrado. Los errores en estos importes son uno de los motivos más frecuentes de requerimientos de Hacienda en negocios de hostelería.
Por qué conviene digitalizar los tickets
Guardar papelitos ya no es eficiente. Se rompen, se borran o simplemente desaparecen. La mejor práctica es digitalizar todos los tickets en cuanto se generan. Existen aplicaciones que permiten fotografiar el ticket, archivar la imagen y convertirla en un asiento contable. Además, la Agencia Tributaria acepta la digitalización siempre que se cumpla con los estándares de integridad, autenticidad y legibilidad.
Además, esta digitalización no solo facilita el cierre fiscal, sino que permite un control mucho más realista y fácil del día a día del bar: cuánto se gasta, en qué categorías, qué proveedores se usa más y dónde se podría optimizar, por ejemplo.
Qué ocurre cuando no se tienen los tickets simplificados
Cuando no se guardan esos justificantes Hacienda no permite deducir esos gastos. Lo cual puede aumentar considerablemente tu base imponible, especialmente en bares donde gran parte de los gastos son de pequeño importe, pero muy frecuentes.
Además, en caso de inspección, la falta de coherencia entre ingresos, gastos y caja puede generar requerimientos, revisiones e incluso sanciones si la Administración entiende que hay discrepancias no justificadas. Por eso, aunque a veces se piense que por uno no pasa nada o que es un importe mínimo, cada ticket cuenta. Y en hostelería, más aún.
En definitiva, para tener un cierre fiscal tranquilo es necesaria la constancia: registrar cada movimiento, conservar cada ticket y entender que la documentación es tan parte del negocio como el género o el personal. Un bar que lleva bien su documentación evita sustos, paga lo que corresponde y puede planificar su año con información auténtica. Ese control financiero es clave tanto para mantener un negocio estable, como para analizar con datos reales su capacidad de crecimiento. Contacta con Legálitas Negocios para ello.
Preguntas Frecuentes sobre cierre fiscal de bares
¿Los tickets simplificados sirven como justificante fiscal?
Siempre que incluyan los datos obligatorios, como son la identificación del proveedor, fecha, importe e IVA desglosado o tipo aplicable.
¿Puedo deducir un gasto sin ticket?
Hacienda exige un justificante válido. Si se pierde, la mejor opción es intentar solicitar un duplicado al proveedor.
¿Necesito llevar un libro de caja si tengo un bar?
No es obligatorio por ley, pero sí altamente recomendable. Permite cuadrar ingresos reales con ventas declaradas.
¿Los tickets digitalizados tienen validez legal?
Siempre que la digitalización garantice que el documento es íntegro, legible y auténtico.
¿Qué pasa si Hacienda detecta diferencias entre ingresos y caja?
Puede requerir explicaciones adicionales y revisar la contabilidad. Si entiende que hay ingresos no declarados, podría iniciar un procedimiento sancionador.
Referencias legales
