¿Qué es la contabilidad analítica y en qué situaciones suele aplicarse?

Existen conceptos como ingresos, gastos o beneficios que forman parte del día a día de los propietarios de pequeños negocios o de los autónomos, y que cualquier emprendedor debe tener muy en cuenta. Estar al tanto de los principios contables es indispensable para llevar una buena gestión financiera de cualquier empresa. Hoy profundizamos en un tipo de contabilidad centrada en el día a día y que es muy recomendable que conozcas: la contabilidad analítica. 

¿En qué consiste? Podríamos decir que se trata de hacer zoom en cada área, cada producto y cada servicio para descubrir exactamente en qué se está invirtiendo cada euro. Para un pequeño negocio, esto significa tener la capacidad de identificar fugas de dinero, conocer qué procesos podrían ser más eficaces y detectar esos pequeños gastos que, sumados, acaban pesando en la cuenta de resultados. 

¿Qué es la contabilidad analítica y en qué se diferencia de la financiera?

También conocida como contabilidad de costes, es una rama de la contabilidad que se centra en analizar y desglosar los costes y beneficios de cada área de un negocio. Si la financiera se orienta a reflejar la situación económica de la empresa para agentes externos, la contabilidad analítica está pensada para la toma de decisiones internas. 

Es una herramienta que sirve para que conozcas de forma clara y detallada, cuánto te cuesta cada producto o servicio, qué líneas de negocio son más rentables o cómo optimizar los procesos internos para mejorar tu margen de beneficios. Porque mientras la contabilidad financiera se centra en cumplir con obligaciones fiscales y reflejar una imagen global de la empresa para agentes externos, la contabilidad analítica pone el foco en el interior del negocio.

Expliquémoslo de otra manera: la contabilidad financiera profundiza en el registro de los movimientos económicos globales y la contabilidad analítica ahonda en cada detalle. Por ejemplo, en el precio que cuesta sacar a la venta un café en tu bar. Mediante este desglose detallado es posible ajustar precios, reducir costes y afinar la estrategia del negocio. Porque si un producto deja un margen de beneficio muy bajo, quizá sea momento de revisar su proceso de fabricación, cambiar de proveedor o incluso es posible que haya llegado el momento de que desaparezca del catálogo.

Hay otro punto que también debemos tener en cuenta: la contabilidad analítica es una herramienta que se usa de forma voluntaria y de uso puramente interno. Esto no significa, por supuesto, que no deba seguir las buenas prácticas contables, con información fiable. 

Situaciones en las que se aplica la contabilidad analítica

Si se hace correctamente, la contabilidad analítica puede convertirse en la mejor herramienta estratégica para entender lo que pasa en el día a día de tu negocio. Existen una serie de situaciones concretas en que resulta especialmente valiosa. Aquí te las detallamos. 

Cuando se quiere saber cuánto cuesta realmente un producto o servicio

Muchas veces se tiende a poner un precio de venta basado en la competencia o en una estimación, pero ¿sabes cuánto te cuesta realmente cada unidad que vendes? La contabilidad analítica te permite identificar el coste exacto de producción, incluyendo materias primas, mano de obra, gastos indirectos y más. 

Para analizar la rentabilidad de diferentes líneas de negocio

No todas las áreas de tu negocio generan los mismos beneficios. La contabilidad analítica permite desglosar los ingresos y gastos por cada línea de producto o servicio, lo que facilita que comprendas cuáles son realmente rentables y cuáles pueden estar restando valor.

Para mejorar procesos internos 

Detectar ineficiencias en los procesos es mucho más fácil cuando puedes medir cada uno de los costes asociados. Así, puedes encontrar cuellos de botella, eliminar gastos innecesarios y aumentar la productividad sin tener la obligación de hacer grandes inversiones.

Para preparar presupuestos y previsiones

¿Estás planificando el próximo ejercicio de tu negocio? La contabilidad analítica te permite ajustar los presupuestos y hacer previsiones mucho más cercanas a la realidad

Durante negociaciones con proveedores o clientes

La visión detallada de tus gastos detallados te da un poder de negociación muy superior. Gracias a tener estos datos puedes defender precios ante un cliente o renegociar condiciones con un proveedor con argumentos verdaderamente sólidos.

Cómo hacer contabilidad analítica de autónomos y pymes paso a paso

Visto todo ello, está claro que es muy recomendable tener en cuenta esta herramienta para entender lo que pasa en tu negocio, establecer mejoras y, por supuesto, conseguir mejorar los resultados. Para ello es conveniente que sigas una serie de pasos. 

Identifica y clasifica todos tus costes

Empieza recopilando todos los gastos de tu empresa. Divídelos de esta forma:

• Costes directos. Son los que se pueden asociar directamente a un producto o servicio. Esto es, materias primas, mano de obra directa o materiales específicos.
• Costes indirectos. Son los gastos generales que afectan a varios productos o servicios, como alquiler, electricidad o seguros, entre otros.
• Costes fijos. Se mantienen constantes, aunque produzcas más o menos (alquiler, sueldos fijos).
• Costes variables. Cambian según el volumen de producción o ventas (materias primas, comisiones).

Crea un sistema de cuentas analíticas

Para que el control sea máximo, es aconsejable que lleves cuentas específicas para cada producto, servicio, proyecto o departamento. De esta forma, podrás registrar y seguir los costes de forma más sencilla, detallada y separada.

Asigna los costes a cada producto, servicio o departamento

Hazlo de la siguiente manera:

• Costes directos. Asígnalos directamente al producto o servicio correspondiente.
• Costes indirectos. Reparte estos gastos entre los distintos productos o servicios usando un criterio lógico. Por ejemplo, en función del tiempo de uso, metros cuadrados ocupados o el porcentaje de ventas.

Calcula el coste total de cada producto o servicio

Suma los costes directos y la parte proporcional de los costes indirectos para cada producto o servicio. Así sabrás exactamente cuánto te cuesta producirlo o prestarlo.

Analiza los resultados y toma decisiones

Con los datos en la mano, compara el coste de cada producto o servicio con su precio de venta. De esta manera, podrás ver cuáles son más rentables, dónde puedes ahorrar o si necesitas ajustar precios. También puedes detectar ineficiencias o áreas donde se gasta demasiado.

Apóyate en la tecnología

Una simple hoja de cálculo puede servirte para llevar este tipo de contabilidad, pero hoy en día existen programas de contabilidad y gestión que facilitan la labor y te ayudan a evitar errores. 

Revisa y actualiza la información frecuentemente

La contabilidad analítica no es algo que se hace una vez y se olvida. Debes revisar los datos periódicamente, actualizar los costes y adaptar tu análisis a constantes cambios que, seguro, vive tu negocio.

¿Por qué contabilidad analítica? ¿Qué objetivos persigue?

Con todos estos datos podemos entender el propósito global de este tipo de contabilidad: saber mucho más, y al detalle, de tu negocio. Y ese objetivo se puede desmenuzar en otros más específicos

• Control y reducción de costes. Si sabes al detalle en qué se invierte cada euro, será sencillo detectar gastos innecesarios. Además, puedes descubrir gastos ocultos que, aunque parezcan pequeños, sumados representan una parte considerable de tus costes.
• Identificación de productos o servicios más rentables. Te ayuda a conocer cuáles te dejan más margen de beneficio te generan y centrar tus esfuerzos en potenciarlos. 
• Apoyo en la toma de decisiones estratégicas. ¿Estás pensando en subir precios o invertir en una nueva línea de negocio? La contabilidad analítica te ofrece datos concretos para tomar estas decisiones con mayor seguridad. 
• Optimización de recursos. Si sabes exactamente qué procesos te cuestan más, puedes buscar formas de mejorarlos y apostar, por ejemplo, por la externalización de ciertos servicios.
• Mejora de la planificación presupuestaria. Con estos datos detallados podrás controlar los gastos y anticiparte a problemas de liquidez antes de que sean un obstáculo.
• Apoyo en la toma de decisiones legales y fiscales. La información concreta sobre costes y beneficios facilita la preparación de informes para auditorías y la toma de decisiones fiscales correctas.

Ejemplo práctico: la contabilidad analítica paso a paso en una cafetería

Nada mejor que un ejemplo sencillo para entender cómo aplicar la contabilidad analítica. Nos ponemos en situación: supón que gestionas una cafetería y quieres saber cuánto te cuesta preparar un café con leche. Seguimos los pasos que hemos indicado anteriormente.

• Identificación de costes. Anota todos los gastos asociados: el café, la leche, el azúcar, el vaso, el coste energético de la máquina y el tiempo que le lleva a tus trabajadores la preparación y entrega del café.
• Detalle de costes directos e indirectos. Ya lo sabes, los costes directos son los que puedes asociar directamente al producto (café, leche, azúcar). Los indirectos, los que se comparten con otras actividades, como el precio de la energía, el alquiler del local o los salarios de los empleados. 
• Cálculo del coste total. Sumando los costes directos e indirectos, llegas al coste real de un café con leche.
• Margen de beneficio. Es el resultado de comparar el coste con el precio de venta para saber cuánto ganas por cada unidad.
• Ajusta si es necesario. En caso de que el margen es bajo, es el momento de revisar dónde puedes reducir costes o, si es posible, subir el precio del café. 

Si tienes dudas sobre cómo aplicar la contabilidad analítica a tu negocio, consulta nuestros planes de negocios de Legálitas y un gestor personal te ayudará.

Guillermo González Responsable de producto pymes y autónomos