¿Cómo cumplir con el registro retributivo obligatorio para autónomos y empresas?
07 Mayo 2025
El registro retributivo o registro salarial es una de las numerosas obligaciones con las que deben cumplir todas las empresas, sin importar su tamaño, desde que se creara en 2019, aunque entró en vigor en abril de 2021. ¿El objetivo? Mejorar la transparencia de los salarios haciendo que esta información sea más accesible con el fin de detectar las posibles discriminaciones salariales que se pueden producir en la plantilla por razón de sexo.
Pero ¿qué es el registro retributivo? Se trata de un documento en el que se debe listar toda la información relativa a los salarios de la organización, independientemente de su tamaño y número de trabajadores. Estos datos se deben incluir de manera detallada y desglosando la retribución que perciben los hombres y las mujeres que integren la plantilla.
Es indispensable incorporar datos de todas las compensaciones salariales que se hayan abonado a todos los empleados de la empresa, también aquellas que formen parte de la retribución de los trabajadores con responsabilidades directivas y los altos cargos de la compañía.
Las empresas a partir de 50 trabajadores, además, estarán obligadas a realizar un plan de igualdad, que incluye una auditoría retributiva para comprobar si en materia salarial se está cumpliendo el principio de igualdad entre hombres y mujeres.
Menos gestiones es más tiempo para tu negocio.
Simplifica tu día a día. Déjanos a nosotros todo el papeleo.
¿Cada cuánto se debe actualizar el registro retributivo?
El registro salarial o registro retributivo debe estar actualizado, por lo que cada año debe renovarse e incluir todas las remuneraciones que han percibido los trabajadores entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del ejercicio anterior. Esto quiere decir que actualmente el registro retributivo de 2025 de las empresas debe contar con los datos salariales de la plantilla correspondientes a 2024.
Pero si ha habido algún cambio relevante en las remuneraciones de los trabajadores, el registro salarial se tendrá que actualizar, aunque el año no se haya cerrado. Una alteración sustancial o relevante es aquella que afecta a toda la plantilla, que es de carácter colectivo o que afecta a la política retributiva de la empresa.
A ello se suma otra obligación: que previo a la elaboración del registro retributivo y también antes de modificarlo, la empresa debe consultar a los representantes legales de las personas trabajadoras. Lo debe hacer con al menos diez días de antelación.
¿Salarios individuales o una media salarial?
Los salarios de todas las personas trabajadoras contratadas por la empresa o el autónomo bajo el Régimen General, es decir, los empleados por cuenta ajena deben incluirse en el registro retributivo, independientemente del tipo de contrato. Y se debe realizar incluso si todos los trabajadores son del mismo sexo o si solo hay una persona en plantilla. El documento debe estar siempre disponible en caso de que la Inspección de Trabajo lo requiera.
Habrá que tener especial cuidado con los datos salariales que se incluyen en el registro retributivo. Lo primero que se debe tener claro es que no es obligatorio incorporar información a partir de la cual se puedan identificar las retribuciones individuales, es decir, las correspondientes a cada empleado.
¿Cómo deben actuar los autónomos y empresas? Tienen que registrar únicamente los valores salariales medios, eso sí, desagregados por sexo, tal como recoge la jurisprudencia del Tribunal Supremo. El Alto Tribunal ha subrayado que se debe dar garantías de privacidad y que ofrecer información concreta de cada persona trabajadora no es indispensable para cumplir con el objetivo de garantizar la igualdad retributiva entre hombres y mujeres.
Requisitos del registro retributivo
El registro retributivo tiene una función: detectar si existe una brecha salarial entre hombres y mujeres con las mismas funciones y responsabilidades profesionales. Para ello, el registro salarial debe cumplir con la normativa vigente, que obliga a las empresas a:
- Incluir información sobre valores retributivos medios, es decir, sin especificar el salario individual de cada persona que integra la plantilla.
- Desagregar los datos salariales por sexo y distribuirlos en grupos profesionales o puestos de trabajo del mismo rango.
- Garantizar la privacidad de los trabajadores, de manera que no sea posible vincular un dato del salario con el empleado concreto que lo percibe.
En definitiva, las empresas deben contar con este registro salarial para identificar y corregir las posibles desigualdades salariales entre hombres y mujeres con el mismo puesto y funciones y, a la vez, proteger la confidencialidad de los datos personales relacionados con las retribuciones.
Si aún tienes dudas sobre cómo debes hacer el registro retributivo de tu empresa, consulta nuestros planes de negocios de Legálitas.
¿Cómo determinar que un trabajo es de igual valor que otro?
En algunos casos, puede resultar difícil concluir si un puesto de trabajo o unas funciones profesionales son de igual valor que las que desempeña otro empleado cuyo puesto se denomina de forma diferente. Y es que actualmente hay muchas maneras de nombrar un mismo puesto.
Pero desde el punto de vista legal, lo importante es el tipo de tarea y no tanto el nombre del cargo: dos trabajos en los que coincidan las funciones, los requisitos formativos, educativos o de experiencia para su desempeño y que se lleven a cabo en las mismas condiciones laborales se considerarán de igual valor.
Empresas obligadas a contar con un registro retributivo
Todas las empresas, sin importar el número de trabajadores con los que cuenten, tienen la obligación de contar con un registro retributivo en el que se debe incorporar la información salarial de todos los integrantes de su plantilla, incluyendo también al personal directivo y a altos cargos.
Esto es muy importante, ya que la Inspección de Trabajo sigue detectando casos de incumplimiento, sobre todo en pequeños empresarios y autónomos con empleados contratados.
¿Qué información debe incluir el registro retributivo?
- Salario total anual y brecha de género de este concepto.
- Salario base anual y brecha de género de este concepto.
- Complementos salariales anuales y brecha de género de este concepto.
- Percepciones extrasalariales y brecha de género de este concepto.
- Percepciones anuales por horas extraordinarias y por horas complementarias y brecha de género de este concepto.
- Toda esta información debe estar desglosada por sexo.
- Detallar cada apartado según la categoría y grupo profesional y el puesto de trabajo.
- Establecer la media aritmética y la media de lo que los trabajadores realmente han cobrado por cada grupo profesional, categoría y puesto, de manera que se pueda apreciar si hay una brecha salarial en los puestos de trabajo de igual valor.
Si finalmente se detecta alguna mala práctica o una desigualdad retributiva, el documento debe dar cuenta de las medidas correctoras que va a implantar la empresa.
Sanciones por no contar con el registro retributivo
Las empresas y autónomos con trabajadores a su cargo que no cuenten con el registro retributivo, que falseen los datos o bien que no lo hayan actualizado podrán ser sancionadas, aunque las multas dependerán de las circunstancias de cada caso, del tamaño de la empresa y de si se producen desigualdades salariales por razón de sexo.
Dependiendo de si se trata de una infracción leve, grave o muy grave, las multas pueden ir de 626 a 6.250 euros.
Referencias legales:
Real Decreto-Ley 902/2020, de 13 de octubre, de Igualdad Retributiva entre mujeres y hombres
