Reclamaciones en base a contratos, principalmente a proveedores
10 Octubre 2025
En el día a día de cualquier empresa, los contratos con proveedores juegan un papel esencial: permiten garantizar el suministro de materiales, servicios o recursos clave para el funcionamiento del negocio. Sin embargo, existen ocasiones en las que no se cumplen las obligaciones que fueron pactadas. Retrasos, entregas defectuosas, incumplimientos de garantías o servicios mal ejecutados son algunos de los problemas que suelen presentarse en las relaciones con proveedores. En esos casos, surge la necesidad de interponer una reclamación contractual para defender los intereses de la empresa.
Hay que tener en cuenta que, si un proveedor no cumple con un contrato, no podremos acogernos a la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios. De acuerdo a esta normativa, la figura del consumidor se plantea solo cuando se trata de un particular, pero no cuando son empresas o autónomos quienes contratan a otras empresas o autónomos para que desarrollen proyectos o les provean de bienes o servicios.
En este artículo vamos a ver cuándo debemos proceder para interponer una reclamación contra un proveedor, qué pasos seguir para llevar a cabo esa reclamación, consecuencias de no reclamar y qué hacer cuando el proveedor está en otro país.
Elegir bien a los proveedores
Hay una serie de características que debes valorar antes de elegir a tus proveedores. Esto te permitirá a ti o a tu empresa reducir los riesgos, optimizar la inversión en los productos o servicios y garantizar los plazos de entrega. Por ello, te recomendamos seguir una serie de pasos antes de elegir a un proveedor:
- Selección: valora los precios, la calidad del servicio que ha prestado con anterioridad, los plazos de entrega con una prueba previa, la capacidad de adaptación a tus requerimientos, su reputación y los recursos con los que cuenta para realizar el producto o servicio.
- Contrato de confidencialidad: es posible que la elaboración del producto o servicio que requieres, implique el manejo de datos o información sensible para tu empresa o proyecto. Por ello, te vendría bien que el proveedor firme un contrato de confidencialidad.
- Oferta y lista de proveedores: evalúa previamente a los potenciales proveedores. Internet y las recomendaciones de terceros son un buen punto de partida para valorar y comparar.
- Elaboración del contrato: Plazos de entrega claros y garantizar la calidad del producto o servicio.
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Cuándo procede interponer una reclamación a un proveedor
Para poder interponer una reclamación a un proveedor es fundamental que el proveedor haya incumplido alguna de sus obligaciones contractuales. Algunos supuestos habituales son los siguientes:
- Incumplimiento en el objeto del contrato: entrega de bienes o servicios distintos a los acordados, o que sean defectuosos o de mala calidad.
- Incumplimiento de garantías o mantenimiento: por ejemplo, cuando el proveedor se niega a reparar.
- Retrasos en la entrega ejecución: incumplimiento de plazos establecidos en el contrato, generando perjuicios económicos.
- Incumplimiento de cláusulas específicas: penalizaciones por retraso, confidencialidad o subcontratación no autorizada.
- Daños derivados del incumplimiento.
Existen tres criterios generales que nos permitirán identificar si el proveedor no cumple con el contrato.
- Dolo: incumple lo previsto en el contrato con premeditación.
- Negligencia: cumple con su parte del contrato pero comete errores o fallos involuntarios que incumplen con los criterios acordados.
- Responsabilidad objetiva: incumple con el contrato aunque no sea su culpa. Factores externos o ajenos al proveedor alteran el cumplimiento del contrato.
En caso de que se den algunas de estas tres circunstancias, pueden utilizarse diversas formas de hacerle saber al proveedor de que incurre en el incumplimiento del contrato:
- Comunicación vía burofax: se realiza el envío urgente de un documento a través de correos o por correo electrónico con firma digital. Se especifican los fallos del servicio, para que sepa de qué forma se ha producido un incumplimiento del contrato. Este mecanismo permite llegar a una solución consensuada sin intervención de las instituciones jurídicas.
- Resolución de conflictos: si el proveedor no ha respondido el comunicado vía burofax o correo electrónico, se puede recurrir a la mediación o el arbitraje. Solo si no se le quiere interponer una demanda. Es una gestión voluntaria que busca que se alcance un acuerdo o pacto vinculante. En caso de que no funcione, se puede optar por el acto de conciliación: se le pide al proveedor que asuma el incumplimiento del contrato a través de un documento que se presenta en los juzgados.
- Demanda: la última opción, en caso de que los dos recursos anteriores no funcionen, es presentar una demanda judicial para un procedimiento de juicio verbal u ordinario. Un juez dictará sentencia sobre el caso.
Documentación a presentar junto con la reclamación
Para que la reclamación sea efectiva es importante que la misma sea acompañada por la documentación adecuada. Cuanta más documentación se tenga, más posibilidades existen de acreditar la reclamación. Algunos documentos que se deben adjuntar son los siguientes:
- Contrato firmado y condiciones generales aplicables
- Presupuestos, pedidos, correos y comunicaciones previas
- Facturas emitidas y pagos realizados
- Albaranes, actas de entrega
- Comunicaciones de incidencias y requerimientos formales enviados al proveedor
- Registro de daños y perjuicios derivados del incumplimiento
- Informes periciales en caso de defectos técnicos
Consecuencias de no reclamar
No reclamar a tiempo o hacerlo sin la debida preparación puede tener consecuencias graves:
- Pérdidas económicas e irreparables
- Costes adicionales al tener que buscar proveedores alternativos de urgencia
- Dificultades para reclamar posteriormente por prescripción
- Deterioro de la imagen de marca frente a clientes o socios comerciales
Debilidad en futuras negociaciones: si el proveedor percibe que la empresa no reclama, puede incumplir de nuevo
Qué hacer cuando el proveedor está en otro país
El incremento de los vínculos comerciales a nivel internacional ha provocado un aumento en los incidentes de incumplimiento de contratos entre empresas de distintos países. Para demandar a una empresa extranjera por incumplimiento de contrato hay que tener muy en cuenta toda la normativa Internacional, poniendo especial atención en el marco legal que ofrece el Reglamento Europeo Bruselas que establece las normas sobre competencia judicial y el reconocimiento y ejecución de decisiones judiciales en asuntos civiles y comerciales dentro de la Unión Europea (UE).
Al demandar a una empresa extranjera por incumplimiento contractual bajo el Reglamento Bruselas, es de suma importancia verificar si hay alguna disposición específica que establezca la jurisdicción de un tribunal en particular. Por ejemplo, si hay una cláusula de elección de tribunal en el contrato, esta cláusula puede ser obligatoria y determinar qué tribunal tiene competencia para resolver cualquier disputa surgida del contrato.
En ausencia de una cláusula de elección de tribunal en el contrato, el Reglamento Bruselas proporciona pautas para determinar la jurisdicción. Normalmente, una empresa puede ser demandada en el Estado miembro donde se encuentra su domicilio o en el Estado miembro donde se cumplió o debía cumplirse la obligación.
El Reglamento Roma, por otra parte, proporciona un marco para determinar la ley que regirá un contrato en particular, establece que, al demandar a una empresa extranjera por incumplimiento contractual, si no hay elección expresa de ley por las partes, el contrato estará sujeto a la legislación del país con el cual tenga mayores relaciones. Esto puede ser el país donde tiene su sede la empresa, el país donde se realizó la ejecución principal del contrato, o cualquier otro país que tenga una conexión significativa con el contrato.
Tras haber establecido la jurisdicción y la ley aplicable al contrato, el demandante está facultado para iniciar los procedimientos legales correspondientes ante el tribunal pertinente. Es crucial considerar que al demandar a una empresa extranjera pueden surgir complicaciones adicionales debido a las disparidades entre sistemas legales y procesos judiciales de distintos países.
Además, ejecutar la decisión judicial en el país donde se encuentran los activos de la empresa extranjera podría ser necesario si se logra una sentencia favorable. El Reglamento Bruselas I simplifica la ejecución de decisiones judiciales dentro de la UE, aunque pueden requerirse procedimientos adicionales según tratados internacionales o leyes nacionales para su consecución.
Cuando el proveedor esté en otro país por tanto la reclamación contractual se complica. Hay que contemplar costes de traducción, representación legal en otro país y posibles aranceles aduaneros . Es conveniente considerar vías alternativas: arbitraje internacional, mediación transfronteriza, plataformas de resolución de disputas europeas.
Preguntas frecuentes sobre las reclamaciones a proveedores
¿Qué se considera un incumplimiento de contrato por parte de un proveedor?
Un proveedor incumple un contrato cuando no entrega lo pactado, lo hace fuera de plazo, entrega productos defectuosos, no respeta garantías o incumple cláusulas acordadas, como confidencialidad o penalizaciones.
¿Cómo puedo reclamar a un proveedor que no cumple el contrato?
El primer paso es notificar el incumplimiento por escrito, aportando pruebas y dando un plazo para que lo solucione. Si no hay respuesta, se puede recurrir a negociación, mediación, arbitraje (si está pactado) o finalmente a la vía judicial.
¿Qué documentación necesito aportar para reclamar a un proveedor?
Es importante contar con el contrato firmado, facturas y pagos realizados, albaranes o pruebas de entrega, correos y comunicaciones, así como informes técnicos o periciales que acrediten los incumplimientos.
¿Cuál es el plazo para reclamar un incumplimiento contractual a un proveedor?
En la mayoría de los casos, el plazo es de cinco años desde el incumplimiento, aunque puede variar según el contrato o la normativa aplicable. Por eso es importante reclamar lo antes posible.
¿Es necesario ir a juicio para reclamar a un proveedor?
Muchas reclamaciones se resuelven mediante negociación, mediación o arbitraje, lo que resulta más rápido y económico. Solo si no hay acuerdo será necesario acudir a los tribunales.
¿Cómo reclamar a un proveedor internacional?
En contratos con proveedores extranjeros es clave revisar qué ley y qué tribunales se han pactado. También se puede recurrir al arbitraje internacional. La ejecución de una sentencia en otro país requiere verificar convenios o tratados aplicables.
¿Qué ocurre si no reclamo al proveedor?
El principal riesgo es la pérdida económica y la imposibilidad de recuperar lo pagado o los daños sufridos. Además, si dejas pasar demasiado tiempo, la acción puede prescribir y ya no podrás reclamar legalmente.
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