Comienza la cuenta atrás para Verifactu
07 Mayo 2025
Seguramente ya has oído hablar de Verifactu, el término coloquial con el que se conoce a la normativa sobre sistemas informáticos de facturación (SIF), que va a transformar la manera de gestionar facturas si eres autónomo o tienes un negocio. La fecha en que será obligatorio estar adaptado se aproxima y ahora es el momento de solucionar tus dudas. ¿Cuándo tienes que adoptarte?, ¿qué cambios supone?, ¿qué pasa si no lo implantas en tu facturación?
Lo primero que debes saber es que con este nuevo sistema la Agencia Tributaria busca garantizar que todas las facturas que se envíen sean auténticas, íntegras y trazables. En otras palabras, que no sea posible manipularlas una vez que sean emitidas.
La normativa Verifactu se apoya en el Real Decreto 1007/2023, que establece los requisitos que deben cumplir los sistemas y programas de facturación. Como complemento, la más reciente Orden HAC/1177/2024 detalla los aspectos técnicos que deben cumplir dichos programas.
¿Cuándo entra en vigor la normativa Verifactu? Fechas para autónomos y pequeñas empresas
Hoy por hoy, esta es la principal preocupación de todos los autónomos y empresas que continúan haciendo facturas con los frecuentes formatos en PDF o Excel. Si es tu caso, pronto te verás obligado a dejar de hacerlo. ¿Cuándo? Aquí te dejamos las fechas más importantes:
A partir del 29 de julio de 2025, los desarrolladores de software de facturación solo podrán poner en el mercado los programas que cumplan con los requisitos de Verifactu. Así que si estás pensando en utilizar un programa nuevo para facturar es más que recomendable que te asegures de que esté homologado.
- El próximo 1 de enero de 2026 entra en vigor la obligación de usar Verifactu si tienes una sociedad limitada, una sociedad anónima o cualquier otra forma societaria.
- Y en el caso de que seas autónomo, el plazo límite se amplía hasta el 1 de julio de 2026. Es verdad que si eres trabajador por cuenta propia tienes un poco más de margen, pero cuanto antes te adaptes, mejor.
Una excepción: el cambio no te afecta si tributas bajo el SII (Suministro Inmediato de Información), ya que ya informas a la AEAT en tiempo real.
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¿Qué significa modalidad verificable y no verificable en Verifactu?
El Real Decreto 1007/2023 admite dos modalidades para cumplir las obligaciones que incluye el reglamento: la modalidad verificable (Verifactu) y la no verificable. Ante los cambios que se están produciendo en la normativa, es recomendable apostar por la primera de ellas. En cualquier caso, debes tener en cuenta, y según confirma la Agencia Tributaria, que “una empresa puede adherirse a Verifactu cuando desee”. Una vez que se adhiere a esta modalidad, eso sí, deberá permanecer en ella al menos hasta final del año natural.
Te detallamos las diferencias entre una y otra:
- La modalidad verificable es la opción más segura y la que recomienda Hacienda. Cuando emites una factura con un programa de esta modalidad, el sistema va a enviar automáticamente la información de la factura a la Agencia Tributaria en tiempo real. De esta forma, Hacienda tiene constancia inmediata de tus operaciones y tú garantizas que tu contabilidad sea transparente y fiable.
- En la modalidad no verificable, es el programa de facturación que uses el que genera la factura y almacena los datos. Sin embargo, en este caso no los envía automáticamente a Hacienda. Así que, en caso de que te los solicite la Agencia Tributaria, tendrás que presentar los registros.
¿Por qué llega ahora este cambio?
Sabemos que toda modificación puede resultar un engorro, que exige un proceso de adaptación para entender qué es lo que hay que hacer con el nuevo modelo. Sin embargo, lo cierto es que hay razones de peso que han llevado a que se tome esta decisión y que los sistemas y programas informáticos de facturación y el sistema de verificación de facturas deban cumplir ciertos requisitos. Te señalamos algunas de ellas:
- Luchar contra el fraude fiscal. Con la normativa Verifactu se dificulta la manipulación de facturas y la doble contabilidad. Todas ellas quedan registradas y firmadas digitalmente.
- Modernizar la gestión fiscal. España quiere estar a la altura en los avances que se están produciendo en toda Europa en digitalización. El nuevo sistema supone un salto tanto para la Administración como para los contribuyentes.
- Facilitar las auditorías y reducir errores. Al automatizar el proceso, disminuirán los fallos humanos y se agilizarán las revisiones fiscales.
- Proteger a los autónomos y pequeños negocios. Quienes hacen las cosas bien tendrán más facilidades para demostrar que cumplen con sus obligaciones.
Sanciones si no usas un sistema obligatorio
Adaptar el sistema de facturación a La normativa Verifactu te va a ahorrar disgustos. Porque las sanciones que puedes sufrir por ignorar los cambios son considerables.
No en vano, si usas un software que no cumple la normativa, la sanción puede alcanzar hasta los 50.000 euros por ejercicio fiscal. En el caso de que desarrolles o distribuyas programas ilegales, la multa se eleva hasta los 150.000 euros. Además, manipular, borrar o destruir registros conlleva sanciones adicionales.
Lo mejor es actuar con tiempo, elegir bien el software y asegurarte de que todo tu sistema está alineado con la normativa.
Algunas preguntas frecuentes que te pueden surgir
La teoría está muy bien, pero cuando llega la hora de la verdad pueden aparecer mil dudas. Confiamos en poder resolvértelas respondiéndote a las preguntas más habituales.
¿Tienes que cambiar tu programa de facturación?
No necesariamente, depende de si está adaptado a los requisitos que exige la normativa. Es recomendable que consultes con tu proveedor si su software cumple con la Orden HAC/1177/2024. Algunos solo necesitarán una actualización.
¿Puedes seguir usando Excel para enviar las facturas?
Sí, puedes seguir utilizando hojas de cálculo (excel) o procesadore de texto (word), siempre que se utilicen para:
- Introducir los datos de las facturas.
- Expedir e imprimir las facturas.
- Conservar la información de facturación.
¿Qué pasa si emites una factura y te equivocas?
Tendrás que generar una factura rectificativa. No podrás borrar o modificar la original.
¿Verifactu es lo mismo que la factura electrónica obligatoria?
No exactamente, pero están relacionados. La factura electrónica será obligatoria para operaciones entre empresas y autónomos y busca reducir la morosidad, exigiendo el uso de formatos estructurados y que se comuniquen los estados de las facturas. En cualquier caso, son dos conceptos complementarios que persiguen agilizar la gestión fiscal y prevenir el fraude.
¿Puedes empezar a usar Verifactu antes de la fecha obligatoria?
Por supuesto. De hecho, es recomendable adelantarse y hacer pruebas antes de que la obligación sea firme. Así que, si está en tu mano, no esperes más.
Si aún tienes dudas sobre cómo adaptarte al sistema Verifactu, consulta nuestros planes de negocios de Legálitas.
Referencias legales:
