Qué son las facturas de anticipo, para qué sirven y cómo se contabilizan

El negocio no siempre puede esperar a la entrega final de un producto o la prestación completa de un servicio para recibir el cobro. En proyectos de cierta envergadura o que requieren una inversión previa significativa es habitual que el cliente deba adelantar parte del importe. Para documentar ese pago de manera legal, transparente, y ajustado a la normativa fiscal vigente, existe la factura de anticipo. 

¿Qué es una factura de anticipo?

Una factura de anticipo es aquella que acredita un pago recibido antes de la entrega del bien o la prestación del servicio. en el marco de un acuerdo comercial establecido previamente. Esto es, cuando un cliente entrega, por adelantado, una parte del precio acordado.

El proveedor debe emitir una factura completa, incluyendo: numeración, fecha, datos fiscales, además del correspondiente desglose de IVA. Se trata por tanto de una operación que posee relevancia fiscal inmediata.

¿Cuándo es necesario emitir una factura de anticipo?

No todas las operaciones requieren una factura de anticipo. Generalmente se utiliza en casos específicos. Pero siempre se deben emitir cuando el pago se produce en el marco de un acuerdo comercial, tratándose de una actividad económica, y antes de la completa prestación del servicio o entrega del producto. 

Te indicamos algunos de los más habituales.

• Proyectos largos o complejos, como reformas, construcción, servicios de consultoría o desarrollo de software.
• Servicios profesionales con inversión inicial, como estudios de arquitectura o despachos de abogados.
• Producción de bienes a medida, donde es necesario comprar materiales antes de entregar el producto.
• Eventos y espectáculos, que requieren reserva de espacios, materiales o servicios externos.

En todas estas situaciones se parte de un presupuesto, y emitir una factura de anticipo aporta seguridad jurídica al proveedor y al cliente, al acreditar documentalmente que la contraprestación se lleva a cabo. A efectos de su fiscalidad, garantiza además que el IVA se declara debidamente desde el primer momento en que se efectúa la corriente monetaria de una relación comercial.

Ventajas de emitir facturas de anticipo

Las facturas de anticipo ofrecen beneficios tanto para quien paga como para quien recibe el pago. Te señalamos las principales:

• Seguridad jurídica y documental. Quedan registradas las condiciones del pago y la obligación futura de prestación.
• Transparencia fiscal. Se declara el IVA en el momento correcto, evitando errores o sanciones.
• Confianza entre cliente y proveedor. El cliente demuestra compromiso y el proveedor asegura liquidez para iniciar el trabajo.
• Gestión financiera. Permite al proveedor financiar materiales o recursos necesarios sin recurrir a crédito externo.
• Profesionalidad. La emisión de una factura formal refleja rigor y seriedad en la relación comercial.

Cómo hacer correctamente una factura de anticipo

No hay muchas diferencias entre una factura de anticipo y una factura ordinaria. Requiere, en todo caso, incluir todos los elementos formales que la Agencia Tributaria regula para la emisión de facturas ordinarias. 

• Identificación de las partes, en los que se incluyen datos fiscales del emisor (nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio fiscal) y del receptor (nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio fiscal). Todos ellos deben estar completos y claros, ya que son obligatorios para que la factura tenga validez legal.
• Numeración y fecha de emisión. La factura debe tener número correlativo dentro de una serie única. La fecha de emisión debe coincidir con el día en que se realiza el cobro del anticipo. 
• Concepto de la factura. Debe indicarse de manera explícita que se trata de un anticipo. Esto es fundamental. Es aconsejable añadir una breve descripción del proyecto o del servicio al que corresponde el anticipo, para acreditar a qué operación futura se vincula el pago. Por ejemplo: “anticipo del 30% para servicio de diseño de página web”.
• Base imponible y tipo de IVA. La base imponible es el importe que el cliente entrega como anticipo, antes de impuestos. El IVA se aplica sobre ese importe y se devenga en el momento del cobro. Según el tipo de producto o servicio, se aplicará el tipo correspondiente (general, reducido o superreducido).
• Cantidad total que se paga. Es el resultado de la base imponible más el IVA correspondiente y, si procede, la retención de IRPF que se practique (por ejemplo, en servicios profesionales de autónomos).
• Condiciones de pago y forma de recepción. Es recomendable incluir de qué forma se materializa el pago. Es decir, si se ha efectuado mediante transferencia, pago en efectivo, o cualquier otro medio. También es recomendable añadir indicaciones sobre los plazos o condiciones adicionales.
• Referencia a la futura factura final. Debe quedar constancia de que el anticipo se descontará de la factura final. Esto evita confusiones y evita que se duplique la tributación del IVA.

Preguntas frecuentes sobre las facturas de anticipo

¿Puedo emitir un recibo en lugar de factura de anticipo?

La ley obliga a emitir factura, incluso por pagos parciales, si la operación está sujeta a IVA. Sobre todo en operaciones donde el pago se efectúa antes de recibir el servicio o la mercancía por completo.

¿Qué pasa si el proyecto finalmente no se realiza?

Se debe emitir una factura rectificativa o nota de abono para acreditar la devolución del pago recibido, y posteriormente regularizar el IVA previamente declarado.

¿El anticipo puede ser del 100% del importe?

Si se da ese caso, la factura de anticipo ya cumple la función de la factura final.

¿Qué ventajas tiene para los autónomos y pymes?

Asegura liquidez, articula la relación comercial con los clientes, ordenando la periodicidad de los pagos, y permite acreditar las contraprestaciones recibidas a efectos de declarar el IVA debidamente desde el inicio del acuerdo económico.

Si tienes más dudas respecto a la facturación o cualquier tipo de trámite administrativo relacionado con tu negocio, ponte en contacto con Legálitas Negocios. Un abogado experto te acompañará en cada paso y te asesorará en todo lo que necesites.

Referencias legales: 

Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido

Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

María Jesús Puente Responsable del área de Contabilidad