¿Cómo cambiar de gestoría?

Si sientes que tu gestoría no está a la altura de lo que tu negocio necesita, debes saber que tienes derecho —y casi la obligación— de cambiar.   

Piensa que en la asesoría delegas una parte tan delicada de tu negocio como es la gestión fiscal, contable y laboral. No puedes estar atado a un servicio que no te convence, no te ofrece la confianza suficiente o te cobra un precio que no corresponde con el trabajo hecho. 

Porque las consecuencias pueden salirte muy caras, créenos. Un error en una declaración de la renta, una falta de claridad en las explicaciones o una respuesta tardía puede terminar en un requerimiento o, peor, en una sanción por parte de la Administración.  

Nuestro consejo es que te rodees de profesionales que realmente aporten tranquilidad e impulso a tu negocio. Y la buena noticia es que dar el paso no es un proceso complicado y tú estás a punto de descubrirlo.  

En este artículo te explicamos cómo cambiar de gestoría paso a paso para que puedas gestionarlo con garantías y quitarte un quebradero de cabeza del medio. 

¿Cuándo es el mejor momento para cambiar de gestoría? 

En teoría, puedes cambiar de gestoría en cualquier momento, pero en la práctica, no te lo recomendamos. ¿Por qué? Muy fácil. Si hay trámites a medias como el IVA trimestral o la campaña de la renta, puedes encontrarte con retrasos, errores o duplicidades.  

Lo mejor es hacer el cambio de gestoría tras haber presentado las declaraciones trimestrales (IVA, IRPF, retenciones…) y todo ha quedado cerrado. Es decir, no al finalizar el trimestre, sino una vez concluido el plazo de presentación, que suele ser hasta el día 20 del mes siguiente. Así, tu nueva gestoría empieza con los datos ya cerrados y no hay que andar revisando ni corrigiendo lo que hizo la anterior.  

Si puedes elegir, febrero es el mes más cómodo para cambiar de gestoría, justo después del cierre contable del año fiscal anterior. Es una forma de empezar el nuevo ejercicio con todo limpio y unificado. 

Adjuntamos una tabla resumen por si te quedan dudas:

Y, ¿qué pasa si necesito el servicio ya? En caso de que tu servicio actual te esté generando problemas, no esperes. Lo más importante es dejar claro qué gestoría se encargará de presentar las obligaciones fiscales de ese periodo y asegurarte de que la documentación está completa. 

Cómo cambiar de gestoría paso a paso 

Con el momento claro, veamos qué trámites debes llevar a cabo para cambiar de gestoría. 

1.Avisa a la gestoría anterior 

Legalmente, no estás obligado a avisar a tu antigua gestoría cuando decides cambiar, salvo que tu contrato actual incluya alguna cláusula específica de rescisión, preaviso o permanencia. Pero, aunque no sea obligatorio, siempre es recomendable comunicarlo por escrito. Con este simple gesto dejas constancia de tu decisión y facilitas un cierre ordenado —y, de paso, demuestras tu profesionalidad—. 

Puedes hacerlo por correo electrónico o carta, indicando la fecha en la que dejarán de prestarte servicio. Es muy importante que especifiques cuándo termina el trabajo de la anterior gestoría y comienza la nueva. 

Por ejemplo, en el caso de las sociedades, si haces el cambio de gestoría a partir del 1 de enero, recuerda que todavía queda pendiente la presentación de los libros de contabilidad de la empresa en el Registro Mercantil, las cuentas anuales y, por supuesto, el Impuesto de Sociedades. 

Lo habitual es que estos trámites los gestione la gestoría que ha llevado tu contabilidad durante el año anterior, pero no siempre es así. Por consiguiente, especifica por escrito quién asumirá estas obligaciones antes de cerrar el cambio. 

2. Solicita la documentación a tu antigua gestoría 

En tu carta o email aprovecha para solicitar toda la documentación necesaria para el traspaso correspondiente a los últimos 5 años, entre la que no pueden faltar: 

• Declaraciones censales (modelo 036 para empresas o 037 para autónomos). 
• Declaraciones de IVA trimestrales y anuales (modelos 303 y 390) y de IRPF (modelos 130 y 131). 
• Declaraciones de la renta. 
• Declaraciones informativas como los modelos 347 (en operaciones con terceros que superen los 3.005,06 € al año), 349 (Operaciones intracomunitarias) y modelo 190 (resumen anual de retenciones). 
• Libros contables y registros de facturas emitidas y recibidas. 
• Contratos, nóminas y seguros sociales de empleados, si los tienes. 
• Balances y cuentas anuales presentadas en el Registro Mercantil, en caso de sociedades. 
• Modelo 200 del Impuesto de Sociedades en caso de pymes.

Con todos estos documentos tu nueva asesoría quedará al día de todo el historial fiscal y contable de tu negocio.

Como ves, el cambio de gestoría suele ser mucho más ágil para los autónomos, dado que la gestión es más simple. Por ejemplo, no están obligados a llevar una contabilidad oficial ni tienen obligación de presentar cuentas anuales o libros contables en el Registro Mercantil. 

En el caso de las sociedades (como las S. L. o las S. A.), la gestión del cambio de gestoría es algo más compleja porque sí deben llevar una contabilidad ajustada al Plan General Contable y legalizar los libros, entre otras diligencias. Pero nada que no se solucione con una buena planificación en la que se contemple el cambio al inicio del ejercicio fiscal.

3. Elige una nueva gestoría fiscal y contable

Cambiar de gestoría no sirve de nada si vuelves a caer en lo mismo. Por eso, antes de firmar con la nueva asesoría, es importante que te tomes un momento para elegir. Estos tips te ayudarán a acertar:

• Busca una gestoría que te escuche y se adapte a tu negocio: No eres un número más. Si cada vez que llamas tienes que explicarlo todo desde cero, mal asunto. Pregunta, por ejemplo, cómo gestionan la atención al cliente, si tendrás un asesor asignado o el plazo para resolver tus dudas.
• Experiencia en el sector demostrada: Asegúrate de que tienen experiencia con negocios como el tuyo. Si, por ejemplo, trabajas con IVA intracomunitario o ventas online, tu gestoría debe dominar estos temas.
• Transparencia en precios: Desconfía de las tarifas demasiado bajas o de las que te cobran extra por cada consulta. Pide un presupuesto claro y sin letra pequeña, donde se detallen todos los servicios incluidos, así como los posibles costes adicionales.
• Uso de herramientas digitales: Hoy en día, una buena gestoría debe ofrecerte gestión online como envío de facturas digitales, acceso a tu contabilidad en la nube o notificaciones automáticas. Si aún funcionan a base de papeles y desplazamientos, plantéate si te compensa.
• Buenas referencias: Busca opiniones de otros clientes. Una gestoría con buena reputación suele ser garantía de buen servicio

Una vez que hayas seleccionado a la gestoría con la que quieres trabajar, firma un contrato para formalizar la relación.

En él deben figurar tanto los servicios que te van a prestar como las tarifas y la forma de pago, sin olvidar la duración del contrato, las condiciones de rescisión, las responsabilidades de ambas partes o la protección de datos. Verás como con este sencillo documento te puedes ahorrar futuros malentendidos.

4. Traspasa las autorizaciones

¿Ya has firmado el contrato? Entonces es momento de transferir toda la documentación a la nueva gestoría. Además de los documentos mencionados antes, también debes facilitarles, autorizando a la nueva gestoría con tu certificado digital, el acceso a la Agencia Tributaria y la Seguridad Social. 

Pero antes has de revocar las autorizaciones otorgadas para que tu antigua gestoría deje de tener acceso a tu información y no pueda realizar trámites a tu nombre. 

¿Cómo? Toma nota:

1. Si tu anterior gestoría tenía poderes para operar en la Agencia Tributaria (AEAT), puedes hacerlo desde el servicio de “consulta y revocación de apoderamientos otorgados” de la web de la Agencia Tributaria con tu certificado digital, DNIe o Cl@ve. 
2. Si tu gestoría gestionaba trámites laborales o tus altas y bajas en autónomos, puedes hacerlo a través del servicio de “revocación de apoderamientos” en la Sede Electrónica de la Seguridad Social.

Asimismo, recuerda proporcionar las claves de acceso a programas de facturación o contabilidad tipo CRM, si es que los utilizas.

5. Aprovecha tu nueva gestoría 

Cambiar de gestoría es una ocasión perfecta para mejorar la gestión de tu negocio. Al fin y al cabo, una asesoría profesional y de calidad debería ayudarte a planificar, ahorrar y detectar oportunidades que quizá antes habías pasado por alto. 

Notarás la diferencia cuando no tengas que estar pendiente de si se han presentado los impuestos a tiempo, de interpretar tecnicismos o de perseguir respuestas cada vez que tengas una consulta.

Dedica las primeras semanas a establecer una buena comunicación con tu nueva gestoría y entender a fondo cómo trabajan. Igualmente, puedes repasar el calendario fiscal y contable de pymes y autónomos al que tienes que acogerte. 

Confía en tu gestor, pide consejo y aprovecha al máximo sus conocimientos para hacer crecer tu negocio. Porque al final, una buena gestoría no es solo quien te lleva “los papeles”, es quien te da la certeza de saber que todo está en orden y te acompaña en la proyección de tu proyecto. Desde Legálitas Negocios podemos ayudarte con ello.
 

Guillermo González Responsable de producto pymes y autónomos