TPV para negocios: requisitos legales y prácticos en 2025
27 Mayo 2025
Es sábado por la tarde, tu local está lleno y un cliente saca la tarjeta para pagar. ¿Sabías que ese gesto cotidiano activa toda una serie de normativas que afectan directamente a tu negocio? Y es que elegir un TPV, o terminal de punto de venta, no es simplemente cuestión de comodidad para ti y tus clientes. La ley exige que estos dispositivos cumplan requisitos muy concretos que atañen tanto a la gestión fiscal como a la seguridad de los datos y a la protección del consumidor.
¿Qué es un TPV y qué tipos existen?
Empecemos por lo básico. Un TPV es un dispositivo que se usa para cobrar con tarjeta. Pero, no es solo el datáfono físico que todos conocemos. Es un sistema completo que integra hardware (pantalla, lector de tarjetas, impresora) y software para gestionar ventas, inventario y hasta la contabilidad. Existen diferentes tipos de TPV.
- TPV fijo. El de toda la vida. Se conecta con un cable a la red local y suele ser el habitual en comercios donde el pago se hace en mostrador.
- TPV inalámbrico. Su uso es frecuente en bares y restaurantes, ya que no lleva cables y permite cobrar en la mesa donde se sienta el consumidor
- TPV móvil. Se diferencia del anterior en que se conecta por bluetooth a un smartphone y facilita que el pago se haga desde cualquier lugar. Es muy habitual en espacios dinámicos como ferias o festivales.
- TPV virtual. El que usa el comercio electrónico. Procesa los pagos online sin necesidad de un hardware físico.
¿Vas a instalar un TPV en tu negocio? Aspectos normativos que debes tener en cuenta
Conocidas las posibilidades que te ofrece la tecnología en función de las necesidades de tu negocio, entramos en el terreno de la legalidad. Porque, como no podía ser menos, tener un TPV no es solo cuestión de enchufarlo y cobrar: también hay que cumplir unas normas que, por cierto, han sufrido importantes modificaciones en el último año para adaptarse al mundo digital en el que vivimos y comerciamos.
El primer aspecto que hay que grabarse a fuego: cada vez que cobras con tarjeta (ya sea con un TPV físico virtual), estás generando una venta que debe quedar registrada. El Reglamento de Facturación, recogido en el Real Decreto 1619/2012, te obliga a guardar constancia de todas estas operaciones y emitir factura o ticket legal si el cliente lo pide. Es importante que lo tengas todo bien archivado por si Hacienda quiere revisarlo. Digámoslo con otras palabras: cada vez que alguien pasa la tarjeta por tu TPV, tiene que quedar un rastro fiscal.
Además, desde la entrada en vigor de la Ley Antifraude, la cosa dio un paso más allá. Y en lo que respecta al uso del TPV, la legislación dio un paso más con la aprobación del Real Decreto 1007/2023, modificado por el Real Decreto 254/2025, que entrará en vigor para las empresas el 1 de enero de 2026.
Si usas un programa de facturación, tiene que ser un software homologado que asegure que no se pueden manipular los datos y que cumpla con los requisitos de la normativa sobre sistemas informáticos de facturación o, para que nos entendamos, con la popularmente conocida como Verifactu. Apenas quedan unos meses para que esto sea obligatorio por ley, así que, si vas a adquirir un TPV para tu negocio, exige que garantice que todas las facturas que genere sean auténticas, íntegras y trazables.
¿Y cómo puedes saber si tu TPV respeta las últimas normativas? La respuesta está en tu proveedor. La Agencia Tributaria exige que los fabricantes y comercializadores de TPV proporcionen una declaración responsable que certifique el cumplimiento de estas especificaciones. En la misma debe incluir información detallada sobre el modelo, la versión del software y las medidas de seguridad implementadas. Por eso, si tu TPV es antiguo o no está actualizado, es el momento de adquirir uno nuevo.
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TPV y la protección de datos de tus clientes
Otro aspecto que recoge la legislación referida a los TPV y no puedes pasar por alto es todo lo referido al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Cada vez que cobras con tarjeta estás manejando datos personales del cliente. Guarda solo los necesarios, protégelos con sistemas seguros y garantiza que no se filtren. Además, el TPV debe estar configurado para minimizar la recogida de datos, limitar el acceso únicamente al personal autorizado y registrar cualquier incidencia o brecha de seguridad.
Garantía de seguridad en el pago
Pero esto no queda aquí. Al adquirir un TPV debe respetar también la normativa europea de pagos (PSD2), que regula los servicios de pago en el mercado europeo. En España, esta directiva se ha incorporado mediante el Real Decreto-ley 19/2018.
La PSD2 incorpora exigencias de autenticación reforzada del cliente (SCA), transparencia en las condiciones de pago y protección de los datos personales. Si tienes un ecommerce, esto es especialmente interesante. La directiva exige que tus pagos online tengan doble autenticación. Por si no sabes a qué se refiere, te lo traducimos: cuando un cliente pague en tu web, necesitará confirmar la compra con su huella en el móvil y un código SMS. Es como poner dos cerraduras a tu caja fuerte digital. Además, el proveedor del TPV debe estar autorizado y supervisado como entidad de pago por el Banco de España o una autoridad equivalente en la UE.
Consejos prácticos para elegir y gestionar tu TPV en 2025
Tu nuevo TPV es una herramienta que usarás constantemente y que, por supuesto, deberá estar adaptado a las obligaciones de dicta la normativa. Pero, además, en el momento de apostar por uno, has de tener muy en cuenta cuál es el que mejor te va a facilitar tu labor. Para elegir el ideal, ten muy en cuenta las siguientes recomendaciones:
Verifica que emita tickets o facturas válidas
Tu TPV debe poder generar tickets o facturas completas con todos los datos fiscales obligatorios (importe con IVA, fecha, NIF...). Además, es recomendable que permita añadir códigos QR o firmas electrónicas.
Elige un sistema que se integre con tu contabilidad
Busca un TPV que se conecte con tu software de facturación o tu gestor contable. Así ahorrarás tiempo, evitarás errores manuales. La mejor manera de que todo quede bien reflejado en tus libros fiscales.
Cumple también con protección de datos
Asegúrate de que el TPV esté adaptado al RGPD. Ya sabes: tiene que ofrecer medidas de seguridad como cifrado, acceso restringido y, si es virtual, una pasarela de pago segura con doble autenticación.
Ten en cuenta tu tipo de negocio
No es lo mismo una tienda de alimentación en la que no para de entrar gente que una pequeña inmobiliaria. Si vendes cara al público, busca un TPV físico fácil de usar y con buena atención técnica. Y en caso de que lo hagas por internet, busca un TPV virtual que se integre bien en tu web y ofrezca métodos de pago variados como tarjeta o Bizum.
Pon atención al soporte que te dan
Antes de firmar nada, comprueba que la empresa que te lo vende ofrece soporte técnico. Si tienes un ecommerce y se te cae el sistema en pleno Black Friday, vas a necesitar que te solucionen el problema sin hacerte esperar horas.
Forma a tu equipo en su uso
Asegúrate de que todo el personal que maneja el TPV conoce las buenas prácticas de seguridad, sabe cómo identificar intentos de fraude y conoce cuáles son los procedimientos para resolver incidencias.
Sanciones y riesgos por incumplimiento: lo que está en juego
El incumplimiento de la normativa aplicable a los TPV puede acarrear consecuencias graves para tu negocio. Ante la velocidad que están adoptando las nuevas tecnologías y el crecimiento de los ciberdelitos, las autoridades han intensificado la vigilancia y las inspecciones, así que presta mucha atención para evitar contratiempos.
La normativa considera que la utilización de sistemas de cobro o software no certificados es una infracción grave. También lo es la manipulación de la contabilidad mediante programas que permitan la doble facturación o que oculten las ventas reales. Las sanciones pueden alcanzar los 50.000 euros por cada ejercicio en que se haya detectado la infracción. También en el ámbito de la seguridad de los pagos, el incumplimiento de la regulación puede derivar en la imposición de multas, la retirada del TPV o la imposibilidad de aceptar pagos con tarjeta.
Además, la falta de autenticación reforzada en los pagos online puede dar lugar a reclamaciones de los clientes y a la responsabilidad por fraudes o cargos no autorizados.
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Referencias legales:
