¿Utilizas la inteligencia artificial en tu negocio? Comprueba si cumples el nuevo Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial
19 Mayo 2025
El uso de sistemas de inteligencia artificial ya no es exclusivo de grandes corporaciones tecnológicas. En la actualidad, es cada vez más frecuente que autónomos y pequeñas y medianas empresas recurran a herramientas basadas en IA para la atención al cliente, la generación automatizada de contenidos, el tratamiento de volúmenes significativos de datos o la optimización de procesos comerciales.
Paralelamente al avance e implementación de estas tecnologías, la Unión Europea ha aprobado el Reglamento (UE) 2024/ del Parlamento Europeo y del Consejo, por el que se establecen normas armonizadas en materia de inteligencia artificial (en adelante, el "Reglamento de Inteligencia Artificial" o "AI Act"). Se trata del primer cuerpo normativo con vocación integral a nivel mundial destinado a regular el desarrollo, la comercialización y el uso de estos sistemas.
Ante este nuevo marco regulatorio, surge con frecuencia la siguiente cuestión entre pequeños operadores económicos: ¿resulta este reglamento aplicable a mi actividad si únicamente utilizo herramientas de IA como usuario final?
La respuesta es afirmativa, si bien con matices esenciales. Aunque el AI Act impone obligaciones más gravosas a proveedores y desarrolladores, así como a aquellos que desplieguen sistemas de alto riesgo, las empresas y profesionales que emplean estas herramientas en el desarrollo de su actividad también se encuentran sujetos a determinados mandatos legales, particularmente en materia de transparencia y protección de datos.
Naturaleza y estructura del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial
El AI Act tiene por objeto garantizar que los sistemas de inteligencia artificial introducidos en el mercado europeo sean seguros y respeten los derechos fundamentales y los valores de la Unión. A tal fin, establece una clasificación de los sistemas de IA en función de su nivel de riesgo, distinguiendo las siguientes categorías:
- Riesgo inaceptable: Sistemas cuya utilización queda expresamente prohibida por atentar contra valores fundamentales (v. gr., sistemas de puntuación ciudadana o ciertas prácticas de identificación biométrica en espacios públicos).
- Alto riesgo: Sistemas sujetos a estrictos requisitos antes de su comercialización y durante todo su ciclo de vida (por ejemplo, los empleados en infraestructuras críticas, educación, empleo o servicios esenciales).
- Riesgo limitado: Sistemas que, sin presentar un alto riesgo, deben cumplir con obligaciones específicas de transparencia para garantizar que el usuario sea consciente de que interactúa con una máquina.
- Riesgo mínimo o nulo: Sistemas de uso libre, donde se encuadran la mayoría de las aplicaciones de uso generalizado (filtros de spam, videojuegos, etc.).
La práctica totalidad de las herramientas empleadas por pequeños negocios —tales como asistentes conversacionales, generadores de contenido, sistemas de recomendación de productos o software de automatización de marketing— se incardinan en las categorías de riesgo limitado o mínimo. No obstante, ello no implica una exención absoluta de obligaciones.
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Supuestos de afectación para autónomos y pequeñas empresas
Son múltiples las actividades empresariales en las que, de forma quizás inconsciente, se emplea inteligencia artificial. A modo ejemplificativo:
- La implementación de chatbots o asistentes virtuales en sitios web o plataformas de mensajería para la atención de consultas de clientes.
- La utilización de herramientas de software que generen textos, imágenes o contenidos publicitarios de manera automatizada.
- El empleo de sistemas analíticos que procesen datos de navegación o consumo para segmentar audiencias o personalizar ofertas comerciales.
- La automatización de procesos de venta o de campañas de marketing mediante algoritmos que adoptan decisiones basadas en el perfil del destinatario.
En tales escenarios, el profesional o empresa que introduce la herramienta en su flujo de trabajo debe ser consciente de las responsabilidades que asume, sin que quepa alegar un mero uso pasivo de la tecnología.
Obligaciones y claves del uso de la IA que tu negocio no puede ignorar
Más allá de las enormes oportunidades, hay responsabilidades legales que no puedes pasar por alto si usas o piensas usar IA en tu negocio. Te detallamos cinco aspectos que debes tener muy en cuenta si utilizas o piensas utilizar esta tecnología.
Alfabetización obligatoria en IA para tu equipo
Desde el 2 de febrero de 2025, la ley exige que todo el personal que utilice o supervise sistemas de inteligencia artificial reciba formación adecuada. Las empresas tienen que asegurarse de que cualquier persona que esté involucrada en su uso tengan un conocimiento suficiente de la IA, adaptado al contexto en que se usa, su experiencia y formación. ¿Y esto cómo te puede influir? Si tienes empleados que utilizan software para analizar datos de clientes, atender por chat o automatizar procesos, deben saber cómo funcionan esos sistemas, sus riesgos, limitaciones y cómo evitar sesgos o errores. Un ejemplo: si utilizas un sistema automático para filtrar currículums, es importante que te asegures de que tu equipo sepa identificar posibles sesgos de género o edad en los algoritmos.
Prohibición de prácticas inaceptables
El reglamento prohíbe expresamente ciertas prácticas de IA que se consideran de riesgo inaceptable. Está terminantemente prohibido usar la inteligencia artificial para manipular emocionalmente a tus clientes, discriminar por raza u orientación sexual o utilizar reconocimiento facial en espacios físicos sin orden judicial
Preparación para auditorías
La Agencia Española de Supervisión de la Inteligencia Artificial (AESIA) tendrá la potestad de solicitar a las empresas registros de formación, documentación técnica de los sistemas de IA y pruebas de que los algoritmos no generan discriminaciones. A partir del mes de agosto de 2025 tendrá la capacidad de sancionar a las empresas que hagan prácticas con IA determinadas como prohibidas.
Obligación de que exista transparencia
Todos los proveedores de sistemas de inteligencia artificial están obligados a explicar las limitaciones y capacidades el modelo. Además, tienen que facilitar toda la información y documentación técnica para hacer buen uso del mismo y que pueda ser integrado por terceros.
Clasificación de los sistemas de IA según el riesgo
La ley establece diferentes categorías para los modelos de IA y cada una implica responsabilidades diferentes. La normativa clasifica los sistemas de IA en función del riesgo y según la categoría se imponen unas exigencias para la empresa.
- Riesgo mínimo (por ejemplo, un recomendador de productos): sin obligaciones especiales.
- Riesgo limitado (como un chatbot): debes informar de forma clara al usuario de que está hablando con una IA.
- Alto riesgo (selección de personal automatizada): necesitas documentación técnica, auditorías y demanda un control constante.
- Riesgo inaceptable (por ejemplo, la manipulación emocional o las clasificaciones biométricas): el uso de estos modelos está prohibido.
Probar antes de lanzarte: los sandboxes
España ha puesto en marcha entornos controlados de desarrollo de la IA, conocidos como “sandboxes regulatorios”, donde las empresas pueden probar sistemas de IA de alto riesgo sin exponerse a sanciones durante la fase de pruebas y siempre bajo una supervisión regulatoria. Su propósito es facilitar la innovación garantizando, antes de su aplicación real, que su desarrollo certifique que los algoritmos cumplen con toda la normativa. Además, en estos sandboxes se generarán guías técnicas que facilitarán que todas las empresas se adapten a las exigencias de la normativa.
Esta herramienta favorece que los pequeños negocios puedan competir con las grandes corporaciones, que cuentan con una cantidad mayor de recursos para trabajar en un entorno de pruebas, reduciendo, además, los trámites y facilitando su acceso al mercado sin caer en acciones que pueden ser castigadas. La primera convocatoria se cerró en España en enero de 2025 y en ella fueron seleccionados doce sistemas que desarrollarán sus proyectos en este entorno controlado.
La transparencia como obligación fundamental
El artículo 52 del AI Act consagra el deber de transparencia como uno de los pilares del régimen jurídico de la IA. Conforme a esta disposición, los usuarios de un sistema de IA deben estar informados de que están interactuando con dicho sistema, a menos que resulte evidente por las circunstancias y el contexto de uso.
Así, si un negocio emplea un chatbot para la atención al cliente en su página web, deberá asegurarse de que el interlocutor sea consciente, de forma clara y sin ambages, de que se comunica con un sistema automatizado. No se exige una fórmula sacramental, sino que la información sea suficientemente comprensible para el usuario medio, evitando cualquier tipo de confusión o error sobre la naturaleza de la interacción.
Interacción con el régimen de protección de datos personales
Resulta igualmente relevante la concurrencia del Reglamento (UE) 2016/679 (Reglamento General de Protección de Datos, RGPD) cuando los sistemas de IA implican el tratamiento de datos personales. Esta circunstancia, habitual en herramientas de análisis de clientes o de marketing personalizado, determina la aplicación cumulativa de ambas normativas.
En consecuencia, el responsable del tratamiento (esto es, el autónomo o la empresa que decide los fines y medios del tratamiento) deberá verificar:
- Que el proveedor de la herramienta de IA ofrece garantías suficientes de cumplimiento normativo, especialmente si el tratamiento implica una transferencia internacional de datos.
- La concurrencia de una base de legitimación adecuada para el tratamiento (consentimiento, interés legítimo, ejecución de un contrato, etc.).
- Que se facilita a los interesados la información exigida por los artículos 13 y 14 RGPD, con especial atención a la lógica subyacente al tratamiento automatizado, cuando proceda.
La confluencia entre IA y datos personales constituye, precisamente, uno de los ámbitos de mayor atención por parte de las autoridades de control.
Supuestos de especial exigencia: decisiones automatizadas con efectos jurídicos
El nivel de exigencia se intensifica cuando la inteligencia artificial se emplea para la toma de decisiones que produzcan efectos jurídicos en las personas o les afecten de manera significativa. Tal sería el caso, por ejemplo, de sistemas utilizados en procesos de selección de personal, financiación y préstamos ICO, o evaluación de la solvencia de clientes.
Estos supuestos pueden incardinarse en la categoría de IA de alto riesgo, lo que conlleva obligaciones adicionales, tales como:
- La realización de una evaluación de impacto relativa a los derechos fundamentales.
- La implementación de una supervisión humana efectiva sobre el funcionamiento del sistema.
- La elaboración y conservación de documentación técnica acreditativa del cumplimiento de los requisitos aplicables.
Si bien es cierto que estos escenarios son menos frecuentes en el ámbito de pequeños negocios, su eventual concurrencia obliga a extremar las precauciones.
Implicaciones prácticas para los pequeños negocios y régimen sancionador
Para la mayoría de los autónomos y pymes, la entrada en vigor del AI Act no supondrá una transformación radical de sus operaciones, pero sí introduce un cambio de paradigma: el uso de la inteligencia artificial conlleva responsabilidades legales exigibles.
En la práctica, esto se traduce en la necesidad de:
- Seleccionar herramientas de IA proporcionadas por proveedores fiables y que acrediten el cumplimiento de la normativa europea.
- Informar con transparencia a los clientes o usuarios cuando se utilicen sistemas automatizados en la interacción.
- Extremar el cuidado en el tratamiento de datos personales, asegurando el cumplimiento de los principios del RGPD.
- Documentar, cuando sea necesario, el uso que se da a la IA y las medidas adoptadas para garantizar su uso conforme a derecho.
Finalmente, debe advertirse que el reglamento contempla un régimen sancionador de considerable alcance. Las infracciones pueden dar lugar a multas administrativas de hasta 35 millones de euros o, si el infractor es una empresa, de hasta el 7% de su volumen de negocio total anual mundial, según el concepto más elevado. Estas sanciones se reservan, en todo caso, para los incumplimientos más graves y para los operadores que actúan como proveedores o usuarios de sistemas de alto riesgo.
El coste de incumplir: sanciones que pueden poner en jaque a tu pyme
La normativa de la inteligencia artificial cuenta un régimen sancionador que entrará en vigor el 2 de agosto de 2025. Si la autoridad comprueba que has infringido la ley en el uso de la IA, te podrías enfrentar a una importante sanción económica y, muy probablemente, a la suspensión del uso de esta tecnología. Te detallamos el tipo de sanciones que podrías afrontar y las causas:
- Infracciones muy graves. Se aplica a casos en los que se usan sistemas de IA que están completamente prohibidos por el reglamento. Hablamos de inteligencias artificiales que manipulan el comportamiento de las personas sin su consentimiento por técnicas subliminales o que explotan sus vulnerabilidades. La multa puede alcanzar los 35 millones de euros o el 7 % de la facturación anual global de la empresa infractora.
- Infracciones graves. Referidas a los casos en los que no se han respetado las obligaciones exigidas para sistemas de alto riesgo, como, por ejemplo, usar una IA para seleccionar personal sin transparencia- En estos casos, la sanción puede ser de hasta 15 millones de euros o el 3 % de la facturación anual global.
- Infracciones leves. Se pueden producir por dar información incompleta o errónea a las autoridades o no informar claramente a los clientes de que están interactuando con una IA. Las multas pueden llegar hasta los 7,5 millones de euros o el 1 % de la facturación global anual.
Para decidir la cuantía concreta de la sanción, la autoridad competente valorará diferentes aspectos:
- El tipo de infracción y el impacto sobre los derechos de las personas.
- El número de personas afectadas.
- La existencia de mala intención o negligencia.
- Si la empresa ya había sido advertida antes.
- Si el negocio no mantuvo una colaboración activa en corregir el problema.
¿Tienes dudas sobre los límites de su uso? Consulta nuestros planes de negocios de Legálitas y te asesoramos sobre cómo utilizar la IA en tu negocio.
¿Qué organismo garantiza el uso ético y legal de la IA?
La Agencia Española de Supervisión de Inteligencia Artificial (AESIA), es el organismo público encargado de dar estas garantías y de asegurar que tanto entidades públicas como privadas cumplan con la normativa vigente, protegiendo la privacidad, igualdad de trato y derechos fundamentales.
Está adscrita al Ministerio para la Transformación Digital y de la Función Pública a través de la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, es la encargada de la inspeccionar, comprobar y sancionar, todo ello conforme a lo previsto en la normativa europea de Inteligencia Artificial, el Reglamento (UE) 2024/1689 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de junio de 2024.
La AESIA ofrecerá también asesoramiento a empresas, instituciones y ciudadanos sobre el desarrollo e implementación de sistemas IA, promoverá buenas prácticas y concienciará sobre el desarrollo responsable de la IA y participará en la creación de conocimiento, formación y en la difusión de la IA ética y humanista.
Claves para cumplir la normativa
El Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial no pretende poner puertas al campo de la innovación, sino establecer un marco de confianza que garantice un desarrollo tecnológico respetuoso con los derechos de las personas.
Para los autónomos y pequeñas empresas, el impacto inmediato será, en términos generales, limitado. No obstante, la norma introduce obligaciones claras en materia de transparencia y subraya la necesidad de un uso diligente de la tecnología, especialmente cuando esta implica el tratamiento de datos personales. La clave reside en aprovechar las ventajas competitivas que ofrece la IA desde el pleno respeto al ordenamiento jurídico.
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Preguntas frecuentes sobre el Reglamento de la IA
¿El Reglamento de IA solo resulta aplicable a las grandes empresas tecnológicas?
Aunque las obligaciones más gravosas recaen sobre proveedores y desarrolladores, los usuarios de IA (autónomos, profesionales y empresas) también deben cumplir determinadas obligaciones, especialmente las relativas a transparencia y protección de datos.
¿Debo registrar mi negocio o la actividad de IA que desarrollo?
En la mayoría de los casos, no. Las obligaciones registrales y de documentación técnica se reservan para sistemas de alto riesgo o para quienes actúan como proveedores. El mero uso de herramientas de IA de propósito general no conlleva, por sí mismo, deberes registrales.
¿Estoy obligado a informar si empleo un chatbot en mi página web?
El artículo 52 del AI Act impone un deber de transparencia cuando un sistema de IA interactúa con personas, salvo que resulte obvio por las circunstancias. Debe informarse de forma clara al usuario de que está conversando con un sistema automatizado.
¿Qué relación existe entre el AI Act y el RGPD?
Ambos reglamentos son complementarios. Cuando un sistema de IA implica el tratamiento de datos personales, deben respetarse tanto las disposiciones del AI Act como las del RGPD. Así, por ejemplo, deberá contarse con una base legitimadora y facilitarse la información preceptiva a los interesados.
¿Pueden imponerse sanciones por un uso inadecuado de la inteligencia artificial?
El AI Act prevé un régimen sancionador que incluye multas de hasta 35 millones de euros o el 7 % del volumen de negocio anual global. No obstante, estas sanciones se dirigen principalmente a los incumplimientos más graves y a operadores de sistemas de alto riesgo.
Referencias legales:
