¿Quién paga la baja médica de un empleado?
05 Mayo 2025
¿Qué pasos debes seguir como empresario cuando un trabajador está de baja? ¿Quién se hace cargo del salario del profesional si no puede trabajar temporalmente? ¿Qué ocurre con su cotización a la Seguridad Social? Las dudas ante esta situación pueden ser muchas si no te has enfrentado antes a ella, pero la legislación es muy clara al respecto.
Las directrices esenciales las encontramos en la Ley General de la Seguridad Social, que establece las normas referidas al sistema de prestación por incapacidad temporal, y en el Real Decreto 1060/2022, que señala aspectos concretos vinculados a la gestión y control de las bajas médicas, indicando diferentes tipologías de bajas.
La baja médica se trata de la situación en la que un empleado no puede desempeñar su trabajo por motivos de salud. Las causas pueden ser variadas y te las detallamos más adelante.
¿Qué implica para ti como empresario si un trabajador está de baja? Durante un tiempo deberás gestionar su ausencia y seguir cumpliendo con tus obligaciones legales. Por su parte, el trabajador que está de baja continuará cotizando y tendrá la obligación de hacer todo lo posible para recuperarse y acudir a las citas médicas y revisiones que se requieran.
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Tipos de bajas médicas y cómo afectan a tu empresa
La baja médica persigue que el trabajador se pueda mantener económicamente durante el tiempo en que está incapacitado para trabajar. La legislación determina diferentes tipos de baja y, en función de ellas y del tiempo transcurrido desde que comenzó la actividad, el empleado recibe una remuneración diferente. En función de la causa de la baja se determina también quién se hace cargo de los pagos.
¿Y cómo se calcula el dinero que recibe el empleado de baja? Lo que recibe durante la baja médica el trabajador es la “prestación” y esta será un porcentaje de la base reguladora. La base reguladora se calcula partiendo de la base de cotización del empleado del mes anterior a la baja entre el número de días correspondientes a dicho mes. Si la baja es derivada de contingencia profesional en el cálculo de la base reguladora se tendrá en cuenta la media de lo cotizado en concepto de horas extras del último año.
Es decir, en un salario mensual de un trabajador indefinido a tiempo completo, se tomará la base de cotización del mes anterior a la baja y se dividirá entre 30. Otro aspecto importante: por regla general, la incapacidad temporal tiene una duración máxima de un año.
Teniendo esto en cuenta, veamos cuáles son los tipos de baja y los pagos requeridos en función de cada una de ellas.
- Baja por contingencias comunes
Esta es la más habitual. Se da cuando el trabajador enferma o sufre un accidente fuera del ámbito laboral. En estas situaciones, del día 1 al 3 de la baja el trabajador no cobra, salvo que el convenio colectivo al que está inscrito señale lo contrario. A partir del día 4 y hasta el 15, la empresa se hace cargo del 60% de la base reguladora.
A partir del día 16 ya no tendrás que asumir el pago como empresario. Desde entonces y hasta el día 20 de la baja, es la Seguridad Social o la mutua quien lo asume, también con un porcentaje del 60%. A partir del día 21, la Seguridad Social pagará el 75% de la base reguladora.
Si bien la empresa o empresario puede tener la obligación de efectuar el pago de la prestación – pago delegado – y, después, obtendrá dichas cuantías en los descuentos oportunos que se efectúen en los boletines de cotización.
- Baja por contingencias profesionales
En este caso, la incapacidad para trabajar está provocada por una situación vivida en el entorno profesional. Puede ser a causa de un accidente durante la actividad laboral o una enfermedad vinculada al trabajo que realiza el empleado. También entran dentro de las contingentes profesionales, los accidentes in itinere, es decir, los que se producen de camino o de regreso del trabajo.
El empleado comienza a cobrar la prestación desde el día siguiente a la baja y el día del accidente, el trabajador, tiene derecho a percibir su salario íntegro. En esta situación recibe el 75% de la base reguladora.
Como ya indicamos, anteriormente, la empresa, salvo excepciones legalmente establecidas, efectuará el pago delegado de la prestación, con la misma periodicidad que los salarios, si bien, dichas cuantías, podrán ser objeto de devolución en los correspondientes boletines de cotización o liquidación de cuotas.
- Permiso de maternidad y paternidad
En realidad, la prestación por nacimiento y cuidado de menor no es considerada una baja en sí, sino, como su nombre indica, un permiso. A efectos prácticos implica que los progenitores cuentan con 16 semanas en los que no trabajan durante el nacimiento y el cuidado del bebé. En este caso, la Seguridad Social asume el 100% de la base reguladora de los trabajadores. Y en este caso, el paso se efectuará directamente por el INSS o ISM.
¿Quién paga la Seguridad Social durante la incapacidad temporal?
El trabajador que está de baja sigue cotizando a la Seguridad Social durante este periodo y es la empresa la que tiene que asumir el gasto de dichas cotizaciones.
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Paso a paso: ¿qué hacer cuando un empleado comunica una baja médica?
La situación más frecuente en una baja por contingencia común es que tu empleado acuda al médico y que, en caso de que reciba la baja, informe de buena fe a la empresa con objeto de que puedan hacer las reestructuraciones necesarias para cubrir su ausencia. Hasta la entrada en vigor del Real Decreto 1060/2022 era obligatorio que los trabajadores entregasen a la empresa un parte de baja. Esto ya no es así.
Con la nueva normativa se establece que, una vez que el médico expide el parte de baja, será la mutua o el propio servicio público de salud quien comunique a la Seguridad Social la baja por incapacidad permanente. Tu empresa recibirá la información básica de la baja médica por medios telemáticos.
Desde el momento en que la recibas, tienes un plazo máximo de tres días para comunicar los datos económicos del trabajador, como su cotización o salario, a través del Sistema RED, el servicio electrónico de la Seguridad Social que facilita la interacción entre la administración y las empresas.
En caso de que sepas que la baja va para largo, para evitar que la productividad de la empresa se vea afectada, puedes hacer un contrato de sustitución a otro profesional con un perfil similar para cubrir ese puesto mientras dure la baja. Este contrato finalizará cuando el titular vuelve a su puesto, siendo, por lo tanto, una causa válida de finalización del contrato de interinidad la reincorporación del trabajador sustituido.
Algo importante: durante la baja médica, tu relación con el empleado debe limitarse a mostrar tu interés por su estado de salud y, en ningún momento, puedes tratar de indagar sobre la causa de la baja, ya que estarías infringiendo su derecho a la intimidad. Tampoco puede interactuar con la persona en relación con temas laborales.
¿Qué ocurre si la baja médica de un empleado se alarga?
Como comentábamos, la baja por incapacidad temporal se da por un periodo máximo de un año. ¿Qué sucede si pasados estos doce meses el empleado no se encuentra recuperado para volver a su puesto?
En ese caso, la Seguridad Social realizará una revisión médica de la persona y hará una valoración de su situación. En función de los resultados de la misma se pueden dar tres situaciones.
- Conceder una prórroga de la incapacidad temporal, con un máximo de seis meses más, si se considera que en este plazo se producirá la recuperación que permita reincorporarse al trabajo.
- Comenzar un proceso para que se le conceda la incapacidad permanente, ya que los especialistas médicos consideran que no va a recuperar las facultades que le permitan volver a realizar su labor.
- Determinar que está en condiciones de volver a trabajar y, por lo tanto, darle el alta. Si no está conforme, el empleado puede impugnar el alta médica.
¿Qué debes hacer cuando se concede el alta médica al empleado?
Cuando tu empleado sea dado de alta, recibirás una notificación telemática de la Seguridad Social o de la mutua en la que se informa de ello. Con la nueva normativa, tampoco es necesario que el trabajador te entregue el parte de alta. Una vez recibida la notificación, debes organizar la reincorporación del trabajador a su puesto de trabajo, que debe producirse al día siguiente de que se le comunique el alta médica.
Además, debes actualizar la situación del trabajador en la Seguridad Social y, si corresponde, gestionar la finalización de cualquier contrato de sustitución. En caso de que el empleado no se reincorpora en la fecha indicada, podrás tomar medidas disciplinarias según lo establecido en la normativa laboral y el convenio aplicable.
Referencias legales:
Nº colegiada 2295 ICAVIGO
