Los estados de una factura electrónica obligatorios
23 Mayo 2025
La factura electrónica se ha convertido en un elemento esencial en los procesos administrativos y contables de empresas, negocios y profesionales. Esta herramienta digital no solo optimiza tiempos y reduce el uso del papel, sino que también cumple con requisitos legales y fiscales que garantizan la transparencia de las operaciones económicas. El Ministerio de Hacienda y la Agencia Tributaria establecen una serie de estados obligatorios por los que debe pasar toda factura electrónica durante su ciclo de vida.
Por ello, en este artículo, te explicamos qué son los estados de una factura electrónica, cuáles son los estados obligatorios y cómo se consultan estos datos.
¿Qué son los estados de una factura electrónica?
Los estados de una factura electrónica representan las diferentes etapas por las que pasa una factura desde que se genera hasta que se archiva o cancela. Estos estados actúan como un indicador del progreso o situación legal de la factura dentro del sistema fiscal o plataforma de intercambio electrónico.
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¿Por qué son importantes los estados de la factura electrónica?
Los estados de una factura electrónica representan las diferentes fases por las que pasa el documento desde su emisión hasta su aceptación o rechazo. Su gestión permite:
- Garantizar que el cliente la ha recibido y aceptado
- Asegurar el cumplimiento legal y contable
- Verificar que la factura ha sido correctamente tramitada
- Facilitar el cobro y la deducción de impuestos
Estados obligatorios de la factura electrónica
A continuación, detallamos los principales estados obligatorios que debe atravesar una factura electrónica en España.
Emitida
El primer estado. La factura ha sido generada en formato electrónico por el autónomo o empresa emisora. Debe incluir:
- Datos fiscales obligatorios
- Firma electrónica válida
- Formato compatible
Enviada
Es decir, la factura ha sido transmitida al destinatario.
Recibida
Este estado indica que la factura ha sido recibida correctamente por el receptor (empresa, autónomo o entidad pública). En relaciones entre privados, este estado puede constar como “Acuse de recibo”, una novedad obligatoria con la Ley Crea y Crece, que implica que el cliente confirme la recepción en un plazo determinado.
Aceptada
Una vez recibida, el cliente puede aceptar la factura:
- Expresamente: mediante notificación oficial
- Tácitamente: si transcurre el plazo legal sin oposición.
Rechazada
Si la factura contiene errores o no corresponde con lo pactado, el receptor puede rechazarla. Las causas más comunes de rechazo son:
- Datos incorrectos
- Formato técnico inválido
- Falta de conformidad con los productos o servicios entregados
Una factura rechazada no se puede contabilizar ni usar para deducir el IVA, por lo que el emisor deberá corregirla o emitir una nueva.
Contabilizada
La factura ha sido registrada en la contabilidad del destinatario, lo que implica que el importe ha sido reconocido como una obligación de pago.
Pagada
Aunque no siempre forma parte del sistema de factura electrónica, algunas plataformas permiten marcar la factura como pagada, lo que ayuda al control financiero interno de autónomos y empresas.
Cancelada o sustituida
Una factura ya emitida solo puede cancelarse bajo determinadas condiciones. No se borra, sino que se emite una factura rectificativa, que anula o modifica la anterior.
Abierta
Este estado indica que la factura sigue pendiente de pago, pero aún no ha alcanzado la fecha de vencimiento.
Cobrada
Este estado es utilizado por el emisor para indicar que ha recibido el pago de la factura por parte del cliente.
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Referencia legal:
Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.
