Diferencias entre Verifactu y factura electrónica
17 Julio 2025
Llevamos ya muchos meses leyendo y escuchando multitud de informaciones sobre factura electrónica y Verifactu y las confusiones siguen siendo habituales. Se trata de dos conceptos que convergen pero que funcionan con lógicas diferentes y que han aparecido en el panorama normativo y empresarial casi simultáneamente.
Sin embargo, cometemos un fallo considerable si los tratamos como términos intercambiables. Lo que hace la factura electrónica es modificar cómo envías documentos a tus clientes. Mientras, Verifactu es el sistema que se utiliza para garantizar la trazabilidad y seguridad de dichas facturas, es decir, la fórmula normalizada para que Hacienda controle cada euro que factures. ¿Preparado para descifrar esta ecuación que afecta directamente a la gestión de tu día a día? Vamos a ello.
Factura electrónica: la revolución del formato
La factura electrónica está impulsada por la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) y representa una transformación en el formato de las facturas. A grandes rasgos, se trata de un documento digital que cumple con formatos estructurados específicos. La ley permite aquellos que aceptan el procesamiento automatizado de la información. Por su parte, los requisitos técnicos vienen establecidos por la Orden HAC/1177/2024.
Y aquí viene la primera gran diferencia sobre la forma de facturación. La tradicional factura en PDF no es una factura electrónica. Por muy sofisticado que sea tu diseño, por mucha firma digital que incluyas, el PDF ya es la prehistoria de la facturación. Seamos más claros: ¿qué es, entonces, lo que exige la facturación electrónica?
- Formatos estructurados que permitan el intercambio automático entre sistemas informáticos
- Garantías de autenticidad, integridad y legibilidad.
- Emisión a través de plataformas autorizadas o programas homologados.
El ADN de la factura electrónica
Podemos decir que una factura electrónica es, esencialmente, una factura tradicional transformada en formato digital estructurado y con un procesamiento más eficiente.
Te ponemos el ejemplo de un autónomo que envía una factura a un cliente. En el sistema tradicional, se generaría un PDF que el cliente recibe por email. Con la factura electrónica obligatoria, es necesario emitir un archivo que contenga todos los datos estructurados: emisor, receptor, conceptos, impuestos, fecha de emisión... Este archivo puede ser procesado automáticamente por el sistema del cliente, integrándose directamente en su contabilidad. Te indicamos cuáles son los formatos aceptados.
- Facturae. Es el formato estándar en España, que utiliza firmar XML.
- XML CII. Desarrollado por el CEFACT de la ONU, es un estándar global.
- Universal Business Language. También basado en XML y uno de los estándares globales, se utiliza especialmente para transacciones comerciales internacionales.
- EDIFACT. Otro estándar global de intercambio de datos.
Verifactu: el gran hermano de la facturación
Verifactu nace de la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y opera desde una filosofía distinta. No se trata de cambiar el formato de tus facturas, sino de garantizar que Hacienda tenga acceso inmediato a cada transacción que realizas.
Se trata de un sistema de control fiscal automatizado. Cada vez que emites una factura, tu software debe generar un registro específico que pueda ser revisado automáticamente por a la Agencia Tributaria. Es como tener a un inspector fiscal virtual revisando cada movimiento en tiempo real. Existen varios elementos con los que debe contar Verifactu.
- Código QR obligatorio en cada factura
- Incluir la leyenda "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT"
- Envío automático de registros de facturación a Hacienda
- Que resulte imposible modificar o eliminar facturas sin dejar rastro
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La mecánica interna de Verifactu
Verifactu opera como un sistema de trazabilidad total. Cada factura genera un registro de alta que incluye información específica sobre la transacción y elementos de seguridad. De esta manera se imposibilita su manipulación posterior.
Y vamos también aquí con un ejemplo que nos ayude a entenderlo mejor. Una tienda de electrodomésticos emite una factura por la venta de material de cualquier artículo. El software Verifactu generará automáticamente un registro con los datos de la factura, aplicará una firma electrónica para garantizar su integridad y enviará el registro a la Agencia Tributaria en tiempo real. Además, incorporará un código QR en la factura impresa o digital y encadenará la factura con la anterior y siguiente para evitar manipulaciones
El código QR permite que cualquier persona, ya sea cliente, proveedor o inspector, verifique instantáneamente si esa factura existe en los registros de Hacienda. Al escanearlo, aparecerán mensajes como “Factura encontrada” o “Factura no encontrada”.
Plazos y obligaciones
Tras varios aplazamientos, las fechas de Verifactu están definitivamente establecidas:
- 29 de julio de 2025. Último día para comercializar software no compatible con Verifactu.
- 1 de enero de 2026. Obligatorio para empresas (personas jurídicas)
- 1 de julio de 2026. Obligatorio para autónomos y personas físicas
Un matiz importante: los contribuyentes acogidos al SII (Suministro Inmediato de Información) quedan exentos de Verifactu porque ya suministran información detallada a Hacienda en tiempo real. Igualmente ocurre con las empresas del País Vasco y Navarra que utilizan TicketBAI, un sistema similar con características propias, incluyendo encadenamiento secuencial, envío automático a las haciendas forales y códigos QR.
Por su parte, los plazos en los que será obligatoria la facturación electrónica a través de un software homologado por la Agencia Tributaria también se acercan. Sin embargo, aún no se conocen las fechas exactas, que dependerán del momento en que se publique el reglamento específico. Todo hace indicar que dicha publicación se producirá en los próximos meses, antes de que concluya el año 2025. Teniendo esto en cuenta, los plazos serán los siguientes.
- Las empresas y profesionales que superen los ocho millones de euros de facturación, tendrán un año para implementar la facturación electrónica desde la publicación del reglamento. Es decir, como muy temprano, esto ocurrirá en el segundo semestre de 2026.
- Por su parte, quienes tengan unos rendimientos anuales inferiores a ocho millones contarán con más tiempo, dos años desde la publicación. En este caso nos vamos, por lo tanto, hasta el año 2027 como pronto.
Aspectos técnicos: lo que tu software debe cumplir
Para la factura electrónica, el software debe generar archivos en formatos estructurados, garantizar la firma electrónica, permitir el intercambio automático con otros sistemas y conservar las facturas electrónicas durante el período legal.
Para Verifactu, el software debe asegurar integridad mediante firma electrónica, conservación de datos por al menos 4 años, trazabilidad completa de operaciones, inalterabilidad de facturas, generación automática de código QR, registro de eventos, encadenamiento de facturas y envío automático a la AEAT.
La factura electrónica obliga a informar sobre la recepción y pago de facturas, lo que ayuda a combatir la morosidad. Por ejemplo, cuando una empresa emite una factura electrónica por cualquier tipo de servicio, el receptor debe confirmar electrónicamente la fecha de recepción, pago y estado de la factura. Esto permite a las administraciones monitorizar que los pagos se realicen en los plazos legales, generalmente 30 días naturales.
El incumplimiento puede provocar que las facturas sean rechazadas o multas por no usar software homologado.
Algunas de las preguntas más habituales sobre Verifactu y la factura electrónica
¿Qué ocurre si tu cliente no puede recibir facturas electrónicas estructuradas?
La responsabilidad es compartida; el emisor debe ofrecerlas y el receptor tiene que estar preparado para recibirlas. La falta de preparación del cliente puede generar problemas de cobro.
¿Cómo verificas si tu software actual es compatible con ambos sistemas?
Para la factura electrónica, debe utilizar los formatos que te hemos indicado; para Verifactu, debe contar con declaración responsable ante la AEAT y funcionalidades específicas como código QR y firma electrónica.
¿Qué responsabilidad tienes si un tercero falsifica tus facturas?
Con Verifactu, la falsificación es prácticamente imposible gracias al encadenamiento y firma electrónica.
¿Cómo afectará esto a tus relaciones comerciales internacionales?
La factura electrónica facilita el comercio internacional con estándares globales, mientras que Verifactu afecta solo a operaciones en España, manteniendo los procedimientos habituales para exportaciones e importaciones.
Referencias legales:
Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas
