¿Cómo contabilizar las facturas pendientes de cobro o de pago?

Suele ser bastante común que los autónomos y empresarios acumulen algunas facturas pendientes de cobro o de pago. Y es que esta situación se puede deber tanto a un cliente moroso o bien porque se traspapeló o porque hubo un error y no se incluyó en la contabilidad. Y esto les puede generar dudas sobre cómo contabilizarlas una vez se ha cerrado el periodo contable. ¿Cómo se deben contabilizar las facturas pendientes de cobro o de pago? Y, sobre todo, ¿qué implicaciones tiene en el pago de impuestos? De todo ello, hablaremos a continuación. 

Facturas pendientes de pago o de cobro

Las facturas pendientes de pago aparecerán como una deuda en el balance, y en el caso de facturas pendientes de cobro aparecerán como un crédito. En algunas ocasiones pueden generar intereses de demora y, en casos extremos, la interrupción de los servicios o de suministros, el fin de la relación con un cliente e, incluso, acciones legales por impago. 

En el caso del IVA, ¿qué ocurre con las facturas que no están pagadas o cobradas? 

Pues salvo ciertas operaciones en las que el IVA se devenga según criterio de caja, da igual que una factura no esté pagada o no está cobrada para declararla en los modelos de IVA. 

En el caso de facturas recibidas tenemos 4 años para deducirnos el IVA, pero en el caso de facturas emitidas, debemos siempre declararlas en el trimestre o mes en el que se hayan emitido (en función de la periodicidad de los impuestos).

En el caso de operaciones en las que IVA se devengue según criterio de caja, no podremos deducirnos el IVA soportado hasta que la factura esté pagada. En el caso de facturas emitidas, ingresamos el IVA cuando esté cobrada, pero como decimos esto solo aplica en operaciones en las que el IVA se devengue según criterio de caja y no con la entrega de los bienes o la prestación del servicio.

Riesgos de no contabilizar pendientes de pago o de cobro

El Código de Comercio obliga a todas las empresas a llevar una contabilidad ordenada, cronológica y fiel de todas sus operaciones. Y la Ley del IVA también exige que se presenten las declaraciones en los plazos correspondientes. 

Si una factura emitida no se contabiliza correctamente, se corre el riesgo de que la Agencia Tributaria entienda que se está ocultando un ingreso para no tributar por él. Por lo tanto, siempre se deben contabilizar todas las facturas emitidas, independientemente de que estén cobradas o no, ya que hay que tributar por ese ingreso en el ejercicio en que ha tenido lugar la operación.

Si una factura recibida no se contabiliza, podemos simplemente provisionar su gasto. De esta forma ese gasto forma parte de la cuenta de resultados en el ejercicio que se ha producido. Si no se contabilizara en ese ejercicio, por ejemplo, en el caso de una sociedad, se puede contabilizar en otro ejercicio posterior siempre que no suponga menor tributación, según establece la Ley del Impuesto sobre Sociedades.

Realmente a nivel de registrar los gastos y los ingresos no deberíamos tener en cuenta si la factura está cobrada o está pagada, porque los ingresos y los gastos deben reflejarse en la cuenta de pérdidas y ganancias cuando se han producido, independientemente de su cobro o pago para tributar de forma correcta tanto en el Impuesto sobre Sociedades como en IRPF.

En el caso de facturas recibidas, si no realiza su contabilización en el plazo señalado de cuatro años, se pierde el derecho a deducir el IVA. 

¿Qué pasa si no contabilizo una factura?

Si no se contabiliza y, por tanto, no se declara una factura emitida, Hacienda puede considerar que el contribuyente está ocultando un ingreso con el fin de no tributar por él. Si es la Agencia Tributaria la que lo descubre, el organismo podría imponer el pago de lo adeudado e incrementarlo con una sanción que podría rondar el 50% del importe no declarado.

Si es el autónomo o la empresa la que envía una factura a un cliente, ¿qué ocurre si existe riesgo de impago? Que se puede clasificar como cuentas de dudoso cobro. Si finalmente no se lograr recuperar el pago, se puede dotar la pérdida, pero si se espera cobrar más adelante podemos registrar una provisión por dudoso cobro que revertiremos cuando se haya producido el cobro.

Por el contrario, si no contabilizas una factura recibida, no podrás beneficiarte de la deducción de sus impuestos y estará pagando más de lo necesario. Si se trata de una factura de ejercicios anteriores, no se podrá deducir en el IRPF.

Hay que tener en cuenta que existe un procedimiento según la Ley de IVA que permite recuperar el IVA ingresado de las facturas que no se hayan cobrado, por lo tanto, si se cumplen los requisitos que establece la ley y se sigue el procedimiento, es posible recuperar el IVA que hayamos ingresado de facturas no cobradas.

Si aún tienes dudas sobre cómo recuperar tus facturas impagadas, consulta nuestros planes de negocios de Legálitas.

Referencias legales: 

• Real Decreto de 22 de agosto de 1885 por el que se publica el Código de Comercio.
• Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
• Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.

María Jesús Puente Responsable del área de Contabilidad