Cómo evitar legalmente las bajas definitivas en un cierre temporal o hibernación del negocio

¿Estás viviendo un periodo difícil en tu empresa? ¿Se avecina una reforma que se prolongará en el tiempo? ¿Necesitas, quizás, reorganizar tu proyecto? Es probable que, en estos casos, la mejor decisión sea poner el negocio en pausa. Pero ¿puedes realizar un cierre temporal sin despedir a nadie y sin meterte en problemas con Hacienda o la Seguridad Social? La respuesta es sí, siempre que el proceso esté bien gestionado.

¿Qué significa realmente hibernar un negocio?

Antes de empezar con los trámites, hay que tener claro el concepto. De lo que hablamos es de suspender la actividad temporalmente, manteniendo su estructura jurídica viva para retomarla cuando convenga. No se trata de una baja definitiva, no supone un traspaso o cierre del negocio y tampoco, por supuesto, es un modo encubierto de suspender salarios. 

La principal situación por la que se decide dejar una sociedad inactiva es para, de cara a un futuro, poder reactivarla con la actividad que venía realizando o, en su caso, con otra actividad total o parcialmente distinta.

Otro de los supuestos de la no liquidación es evitar los altos costes que en muchas ocasiones esta puede ocasionar.

Cómo debes gestionar el cierre temporal

Detener la actividad no evita tus obligaciones fiscales. Por eso es importante que comuniques claramente si vas a seguir operando mínimamente o si te detienes por completo. Declarar la inactividad temporal permite dejar constancia de que el negocio está en pausa y evitar declaraciones periódicas si no hay operaciones. 

Proceso de inactivación de la sociedad

El proceso de cara a dejar una sociedad inactiva es un procedimiento bastante sencillo, aunque la sociedad deje de tener actividad, su inactividad conlleva el cumplimiento de varias obligaciones. Y frecuentemente estas se dejan de lado. Esto ocurre porque los administradores de la compañía desconocen esas obligaciones y responsabilidades que tienen las sociedades inactivas.

Los pasos para proceder a una inactivación de la sociedad son los siguientes:

1. Celebrar una Junta General de Socios o accionistas, donde se proponga la inactividad de la sociedad por parte del administrador o administradores de la compañía.
2. Acordar en dicha Junta si proceden a dejar la sociedad inactiva o, por el contrario,  decidir la disolución y liquidación de la sociedad.

Obligaciones y responsabilidades de las sociedades inactivas

Esto es importante, aunque no generes ingresos, hay ciertos deberes que tienes que cumplir si tu sociedad sigue “viva” a nivel legal. Estos son los principales:

• Modelo 036: es el documento que se presenta en Hacienda para declarar que la empresa está inactiva. No basta con dejar de facturar, hay que notificarlo oficialmente.
• Impuesto de Sociedades: aunque no tengas actividad, estás obligado a presentar este impuesto cada año. Lo debes hacer a través del modelo 200.
• Cuentas anuales: sí, también hay que presentarlas en el Registro Mercantil todos los años.
• Contabilidad: la empresa debe seguir llevando libros contables, aunque solo reflejen que no ha habido movimientos, arrastrando los asientos de apertura y de cierre.
• Cambios importantes: si hay modificaciones como nuevos socios, cambio de administrador, domicilio social, etc., también hay que notificarlas a Hacienda y al Registro Mercantil.

Por lo tanto, estar inactivo no significa estar desaparecido. Y si no se cumplen estas obligaciones, puede haber alguna sanción (aunque no hayas ganado ni un euro). 

Agencia Tributaria

La primera obligación al dejar una sociedad inactiva es comunicar a la Administración Tributaria que la sociedad comienza su periodo de inactividad. Para ello, se debe presentar ante dicho organismo una declaración censal. Debe ser mediante el modelo 036. Y marcar la casilla 140 “Dejar de ejercer todas las actividades empresariales y/o profesionales (personas jurídicas y entidades, sin liquidación. Entidades Inactivas”). En la presentación de dicho modelo, se debe dejar constancia de la fecha en la que la sociedad ha cesado su actividad.

Una vez se procede a comunicar la inactividad de la sociedad a la Agencia Tributaria, esta no podrá emitir facturas. Y las facturas de gastos recibidas no serán deducibles. Tampoco será deducible el IVA soportado

Sin embargo, aunque la sociedad esté inactiva, sí que se debe seguir presentando de forma anual el Impuesto de Sociedades. Modelo 200. Existen dos posibilidades a la hora de su presentación. Por ello, hay que tener en cuenta la fecha en la que se comunicó la inactividad de la sociedad.

• Si la inactividad de la sociedad se inició en fecha del primer día de apertura del nuevo ejercicio, se debe marcar la casilla 026 del citado impuesto. La sociedad ha tenido en todo su periodo, ejercicio social, inactividad y el Impuesto de Sociedades se presentará como una sociedad inactiva.
• Si la sociedad ha tenido actividad en parte de su ejercicio, a la hora de presentar el Impuesto de Sociedades no hay que marcar la casilla 026 del citado tributo. Este tiene que presentarse como sociedad activa.

Las sociedades inactivas tienen que realizar las retenciones e ingresarlas ante la Agencia Tributaria a través de los modelos 111 y 190.

Seguridad Social

Los administradores y/o consejeros que representen a la sociedad, desde el momento de la inactividad, podrán darse de baja en el Régimen de Trabajadores Autónomos en la Tesorería General de la Seguridad Social. Esto es así porque, al estar la sociedad inactiva, ya no realizarán actividad por la misma. La baja se podrá llevar a cabo siempre y cuando estos administradores y/o consejeros no realicen otras actividades por las que tengan que estar encuadrados en dicho régimen.

Registro Mercantil

Aunque la sociedad esté inactiva deberá seguir manteniendo las obligaciones que hasta la fecha tenía como sociedad activa:

• Llevar la contabilidad, como una sociedad activa.
• Legalizar los libros contables, actas y socios dentro del periodo establecido. Esto significa: dentro de los cuatro meses siguientes desde la fecha de cierre del ejercicio social.
• Formular y aprobar las cuentas anuales dentro del periodo de los seis meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio social.
• Depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil.

Esta obligación viene regulada en el Artículo 279.1 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio. En este se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, en caso de incumplimiento de la sociedad inactiva, el Registro Mercantil procederá con el cierre de la hoja registral de la sociedad. De este modo, la sociedad no podría inscribir ningún documento en dicho Registro. Excepto los documentos que se relacionan en el punto 2 del mismo artículo.

¿Qué ocurre  con  los trabajadores?

Si tienes trabajadores, no es suficiente con decir que cierras unos meses y dejar de pagar las nóminas ese tiempo. Legalmente puedes presentar dos formas de ERTE.

• ERTE por causas ETOP (económicas, técnicas, organizativas o de producción). Suspende el contrato del trabajador y permite reactivarlo cuando el negocio vuelva a funcionar.
• ERTE por fuerza mayor. Suele estar reservado para situaciones involuntarias como obras forzosas, catástrofes o cierre administrativo.

Ten en cuenta que todo lo que no sea un ERTE o acuerdo voluntario documentado se considera despido o modificación sustancial no justificada. La ley exige también que informes por escrito de la medida a los trabajadores, incluyendo la documentación que la justifica. 

Cómo actuar con los proveedores y alquileres

Cuando un negocio se detiene temporalmente, no todo queda congelado. Aquí es donde una buena negociación puede ahorrarte costes importantes.

• Alquiler. Puedes pactar reducciones temporales o carencias. Hazlo siempre por escrito. Muchos arrendadores prefieren un negocio pausado a un local vacío.
• Suministros. Infórmate de opciones para suspender o reducir tarifas sin perder derechos futuros. Lo habitual es paralizar los servicios no imprescindibles.
• Proveedores. Revisa pedidos pendientes, contratos mínimos y compromisos. Una pausa repentina sin comunicación suele terminar en conflictos.

Deudas con terceros

Si se decide dejar la sociedad en situación de inactividad, previamente, hay que confirmar que no tenga ninguna deuda con la administración ni con terceros. En caso de que hubiera, los administradores serán responsables subsidiarios de las citadas deudas.

¿Límite de tiempo de la inactividad?

Una sociedad no puede mantener su inactividad por tiempo ilimitado. En virtud de la actual normativa de la Ley de Sociedades de Capital, una de las causas que llevarían a la sociedad a proceder con su disolución y liquidación es que haya transcurrido un periodo superior a un año desde el cese de la actividad de la sociedad. Llegado este plazo, la sociedad deberá disolverse.

 Es obligación de los administradores, en el plazo máximo de dos meses a contar a partir del año de inactividad de la sociedad, convocar una Junta General Extraordinaria de Socios o Accionistas de cara a adoptar los acuerdos necesarios, bien para la reactivación de la sociedad o bien para llevar a cabo su disolución y liquidación.

En caso de no convocar la Junta General, y en virtud de lo determinado en el Artículo 367 de la Ley de Sociedades de Capital, los administradores y/o consejeros responderán solidariamente de las obligaciones sociales posteriores al acaecimiento de la causa legal de disolución de la sociedad.

Aspectos imprescindibles durante la hibernación

Antes de guardar la llave del negocio, todo debe quedar bien archivado: las resoluciones del ERTE, cualquier comunicación laboral, la documentación enviada a Hacienda y a la Seguridad Social, los posibles acuerdos con arrendadores y proveedores y los registros contables actualizados.

Además, es importante que no caigas en ciertos errores que pueden surgir por desconocimiento y podrían implicar sanciones. 

• Cerrar el local sin notificar nada.
• Mantener empleados en casa sin ERTE.
• Declarar inactividad y seguir facturando.
• No documentar negociaciones de alquiler o proveedores.
• No actualizar el censo fiscal.
• Dejar de presentar impuestos sin haber comunicado la pausa.

Según el Registro Mercantil hay más de 1,5 millones de sociedades inactivas. Dichas sociedades son posible un foco de fraude, corrupción y blanqueo de capitales, desviando dinero y ocultando la titularidad real.

Esta casuística ha provocado que el Ministerio de Economía lance una nueva normativa que permita reducir riesgos y ejercer un mayor control; así como forzar a disolver y liquidar las sociedades 

Tras la entrada en vigor del Reglamento de la Ley de Auditoría RD 2/2021, de 12 de enero se aplica un nuevo régimen sancionador  para aquellas sociedades que no regularicen su situación, los registradores mercantiles suministrarán los expedientes con los incumplimientos, el ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas) sancionará y la AEAT cobrará las sanciones interpuestas. Además, Hacienda, de acuerdo con su plan de Control Tributario, prevé la retirada del NIF y, por tanto, serán borradas de Registro

En caso de tener una sociedad en esta situación, para intentar evitar sanciones  hay que proceder a la disolución de la sociedad   para evitar la responsabilidad de los administradores.  En   este supuesto se   nombrará  un liquidador que será el encargado de  velar por el patrimonio de la empresa. Se saldarán las cuentas según el orden de importancia, utilizando los activos de la sociedad   y realizarán un balance de liquidación final donde se establecerán los porcentajes correspondientes a cada socio y se abonará el 1% de dicha liquidación a Hacienda.

¿Cómo se reactiva una sociedad inactiva?

Volver a activar tu empresa es sencillo. Se trata básicamente de dar los pasos administrativos necesarios para decirle a Hacienda que volvemos a la carga.

Los pasos son:

1. Volver a presentar el modelo 036, marcando ahora el inicio de actividad.
2. Darte de alta en los impuestos que correspondan (como el IVA, por ejemplo).
3. Asegurarte de que todo esté al día y los cambios se han notificado: datos de la empresa, socios, administradores, etc.
4. Reanudar la contabilidad desde el momento en que comiences la actividad económica.

No necesitas crear una sociedad nueva ni pasar por notaría. Solo hacer bien el trámite y empezar a trabajar.

¿Tienes un negocio y necesitas ayuda para reactivarlo? Con Legálitas puedes tener un gestor personal que te ayude con estas gestiones.  

¿Y si prefiero disolverla?

Depende de la situación. Si crees que en unos meses volverás a usar la empresa, puede ser una buena idea mantenerla en stand-by. Pero si no tienes claro cuándo (o si lo vas a hacer) la vas a retomar en algún momento, es importante saber que mantener una sociedad, aunque esté inactiva, cuesta dinero y tiempo (presentación de documentos, etc.).

Por eso, si crees que va para largo, quizás convenga estudiar la posibilidad de disolverla oficialmente. Ahí sí hay más trámites, pero al menos cierras capítulo y te evitas sustos futuros.

Si este es tu caso, ponte en contacto con Legálitas Negocios y un abogado experto te asesorará en todo el proceso y ayudará en base a tus necesidades.

Preguntas frecuentes sobre las empresas inactivas

¿Puedes hibernar el negocio solo unos días o semanas?

No existe un plazo mínimo. Lo importante es que la suspensión esté justificada y documentada, especialmente si hay trabajadores en ERTE.

¿La Seguridad Social revisa los cierres temporales?

En caso de que tengas trabajadores, comprobará que la empresa no está usando la hibernación para encubrir reducciones de jornada o salarios.

¿Qué ocurre si reabres antes de lo previsto?

Nada, siempre que comuniques la activación de tu actividad, reactives a la plantilla y actualices las obligaciones fiscales y laborales.

¿Puedes seguir utilizando el local mientras el negocio está en cierre temporal?

Siempre que no haya actividad económica real. Usarlo para mantenimiento, reformas o reuniones internas es totalmente legal.

María Fernanda del Pino
Abogada experta en Empresas

Nº de colegiado: 57243

ICAM: Ilustre Colegio de la Abogacía de Madrid

Título en Derecho