Gastos deducibles para un autónomo que trabaja en casa

Muchos autónomos optan por montar su negocio en casa, ya que esto les permite ahorrarse gastos de desplazamiento y de alquiler de una oficina. Pero cuando llega el momento de presentar la declaración del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), surgen las dudas: de todos los gastos que se originan, ¿qué parte pueden desgravarse? 

Lo primero que deben saber es que cualquier persona que se haya dado de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) a lo largo de 2024, aunque solo hayan sido unos meses, deben presentar la declaración de manera obligatoria, sin importar su nivel de ingresos. 

En principio, ninguno de los gastos o inversiones que se hayan producido antes de la fecha de alta como autónomo se podrán deducir, aunque esté relacionado con la actividad empresarial. 

Montar tu negocio en casa: dificultades para desgravarte los gastos 

A veces se ve claro cuando un determinado desembolso o inversión está relacionado de manera directa con la actividad que se desempeña, pero en algunas ocasiones la frontera puede ser difusa. Una de las principales dificultades que se presentarán a la hora de hacer la declaración de la renta cuando el autónomo o empresario monta su negocio en casa consiste en determinar cuándo puede o no desgravarse un gasto y en qué proporción. 

Por ejemplo, si un vendedor autónomo de productos farmacéuticos se compra un traje y lo desgrava porque lo usa para trabajar es muy probable que la Agencia Tributaria no lo acepte porque no está vinculado de manera inequívoca con su actividad profesional. Otra cosa distinta sería, por ejemplo, un fontanero que utiliza un mono de trabajo con el logo de la empresa. 

Requisitos para desgravar los gastos de autónomo en casa

¿Qué se considera un gasto deducible en el IRPF de un autónomo? Es el que la ley permite que reste de los ingresos brutos obtenidos durante el año fiscal con el fin de calcular la base imponible sobre la que se aplicará el impuesto. 

En términos generales, la Agencia Tributaria exige que se cumplan tres requisitos indispensables para que los autónomos que montan su negocio en casa puedan desgravar los gastos en la renta. Son los siguientes: 

• El gasto debe estar relacionado directamente con la actividad profesional que desarrolla el trabajador por cuenta propia. Es decir, debe ser imprescindible para obtener ingresos.
• El gasto debe estar justificado, esto quiere decir que tienes que aportar la factura o, en caso de que no haya, el contrato y la transacción bancaria que lo acredite. Los contratos y facturas deben estar a nombre del trabajador autónomo
• El gasto debe estar registrado en la contabilidad

Por otra parte, debes haber informado a Hacienda a través del modelo 036 o 037 que la actividad se va a desarrollar en tu propio domicilio, así como los metros totales de la vivienda y el porcentaje de la superficie total que dedicarás a tu despacho, taller, oficina, etc. 

Desgravar en la renta los gastos de la vivienda del autónomo

Hay gastos que son más claramente deducibles, como son, por ejemplo, la propia cuota de la Seguridad Social que paga mensualmente el autónomo o el coste de una gestoría para que le lleve la facturación y las gestiones con Hacienda y la Seguridad Social. 

Pero cuando montan el negocio en su casa, hay más dificultades. Vamos a ver algunos casos: 

• Alquiler. Habrá que calcular el porcentaje de la superficie de la vivienda que se utiliza para desarrollar la actividad profesional del autónomo. Para ejemplificarlo con números redondos, si tenemos un despacho de 10 metros cuadrados en un piso cuya superficie total es del 100 metros cuadrados, solo podríamos deducirnos el 10% del alquiler o la hipoteca (porque esos 10 metros cuadrados equivalen al 10% de toda la superficie del inmueble). Por otra parte, hay que tener en cuenta que la Ley del IRPF y su reglamento señala que la zona dedicada a la actividad profesional debe ser claramente divisible.
• Seguro de hogar. El autónomo podrá deducir la parte proporcional correspondiente a su área de trabajo. 
• Suministros. Lo cierto es que puede resultar algo engorroso deducir los gastos de luz, agua o gas del hogar cuando montas tu negocio en casa. La Agencia Tributaria permite una deducción del 30% sobre la superficie que el autónomo dedica a la actividad profesional. Siguiendo con el ejemplo anterior, en el que el despacho ocupaba el 10% del piso, sería el 30% de ese 10%. Si los gastos de los suministros ascienden a 100 euros entre gas, luz y agua, la parte proporcional al despacho sería de 10 euros. Y el 30% de esos 10 euros equivaldría solo a 3 euros. 
• Compra de muebles. Si compras muebles para tu despacho, como una silla ergonómica, un escritorio, etc. estos gastos son deducibles al 100% pero solo si puedes demostrar que son de uso exclusivo para desarrollar tu actividad profesional. Pero si compras una mesa de comedor, no podrás desgravártela. 
• Equipos informáticos. Igual que en el caso anterior, se podrá desgravar el 100% si son para uso exclusivamente profesional. 
• Línea de telefonía móvil. El contrato se puede deducir, pero debe estar a tu nombre y debe ser únicamente de uso profesional. 
• Teléfono fijo e internet. Como también pueden tener un uso privativo o personal, Hacienda sigue el mismo criterio que para los suministros.
• Coche. Solo se podrán deducir los gastos del coche que estén directamente relacionados con la actividad profesional del trabajador autónomo. Si el uso del coche no es imprescindible, será muy difícil justificar su deducción. Es fácil justificarlo si eres transportista o tienes una autoescuela, por ejemplo. Solo si se puede demostrar que es un vehículo totalmente afecto a la actividad profesional, se podrá desgravar el 100% de los gastos en el IRPF. 

En todos estos casos habrá que prestar especial atención a los límites de deducción y estar con la calculadora en la mano. Y es que, si el gasto es deducible al 100%, todo es más sencillo, pero si hay límites de deducción, será importante realizar el cálculo sin llegar a superarlos. 

Si todavía tienes dudas sobre qué gastos te puedes desgravar, consulta nuestros planes de negocios de Legálitas y un gestor personal te ayudará a resolver tus dudas.

Nuria Diez Abogada experta en Fiscal