Qué son las facturas proforma, para qué sirven y cómo elaborarlas

Ponte en la situación de que tienes a un cliente interesado en tu producto o servicio. Quiere saber cuánto costará, qué incluye y las condiciones en que se entregará, pero todavía no está listo para pagar ni tú para emitir la factura oficial. Es en este punto donde entra en escena la factura proforma, una especie de “acuerdo preliminar” que pone todo por escrito antes de que la operación sea definitiva.

Podríamos decir que es como la carta de un restaurante. No es el plato en sí, pero sí te deja muy claro qué vas a recibir, cuánto te costará y en qué condiciones. Profundicemos en ella. 

Qué es una factura proforma

Hablamos de un documento que recoge la información de una futura venta o prestación de servicios, pero que no tiene validez fiscal ni contable. Dicho de otro modo, no sirve para pagar impuestos ni registrar ingresos, pero sí para que el cliente tenga claros todos los detalles antes de cerrar el trato. Es decir, es un documento de carácter informativo que no constituye factura a efectos del RD 1619/2012 ni devenga impuestos ni genera obligación de pago por sí mismo.

Según confirma el Reglamento de Facturación (Real Decreto 1619/2012), son las facturas ordinarias o las simplificadas las que generan obligaciones fiscales. La proforma, al no estar regulada como documento fiscal, se considera informativa.

Veámoslo con un ejemplo. Si eres un proveedor de mobiliario para hostelería y un restaurante te pide un presupuesto detallado de un número específico de mesas y sillas, puedes enviarle una factura proforma con todos los precios, el IVA aplicable y las condiciones de entrega. Con ella, el cliente sabe qué esperar, y tú dejas constancia de tu oferta.

Para qué sirve una factura proforma

Dicho todo esto, podrías pensar que una simple hoja de cálculo o un presupuesto podrían sustituirla, pero lo cierto es que la factura proforma tiene ventajas extra.

• Formaliza una oferta. Transmite profesionalidad y compromiso, sobre todo en operaciones importantes o con nuevos clientes.
• Evita malentendidos. Lo más importante es que todo queda por escrito: los precios, las cantidades, los plazos, el transporte, los impuestos…
• Favorece la solicitud de financiación o subvenciones. En muchas ayudas públicas, se exige presentar proformas como prueba de la inversión prevista.
• Agiliza los pedidos internacionales. Sirve para que el comprador realice con confianza pagos anticipados. Imaginemos que un cliente de fuera de España quiere importar maquinaria de tu empresa. En ese caso, la aduana o el banco pueden pedir una factura proforma para aprobar la operación antes de que salga la mercancía, aunque habitualmente el despacho aduanero también exigirá la factura comercial, dado que la proforma no la sustituye.

Cómo elaborar una factura proforma 

En realidad, no existe un formato único obligatorio, pero sí es recomendable que sigas una estructura. Te la detallamos:

• Título bien visible. Debe destacar que es una “FACTURA PROFORMA” para impedir que se confunda con una factura fiscal e incluir la leyenda: “Este documento es una FACTURA PROFORMA de carácter informativo; no constituye factura a efectos del RD 1619/2012 ni devenga impuestos ni genera obligación de pago por sí mismo”.
• Datos del emisor y receptor. Con el nombre o razón social, NIF o CIF, domicilio y contacto. La firma o sello no es requisito legal del RD 1619/2012; úsalo solo si lo exige el cliente o la operativa internacional.
• Número y fecha. No es obligatorio numerarlas correlativamente, pero es una buena práctica hacerlo para tu organización interna. Pero ten muy presente que no debe compartirse serie ni numeración con las facturas fiscales (art. 6.1.a del RD 1619/2012).
• Descripción detallada de los bienes o servicios. Aquí incluye las cantidades, unidades, características y cualquier dato relevante.
• Precios unitarios y totales. No puedes olvidar el IVA o impuesto correspondiente, que, aunque no se declare aún, conviene especificarlo. Además, si la operación está exenta o no sujeta, indícalo expresamente, y en su caso, haz mención a la inversión del sujeto pasivo (art. 84 LIVA) o a los impuestos territoriales (IGIC/IPSI).
• Condiciones de entrega y pago. Referido a los plazos, forma de envío, quién asume gastos de transporte y los métodos de pago. Si hay anticipos, el IVA se devenga al cobrarlos y debe expedirse factura por anticipo (art. 75.Dos LIVA y art. 2.1 RD 1619/2012); la factura final minorará el anticipo y la repercusión del impuesto se realiza mediante factura (art. 88 LIVA). Salvo en las entregas intracomunitarias de bienes exentas del art. 25 LIVA, en las que no procede devengo por anticipos ni la obligación de facturar el anticipo. En operaciones internacionales, detalla Incoterms 2020, divisa, tipo de cambio, código HS/SA, país de origen, plazo de entrega y cobertura de transporte/seguro.
• Validez de la oferta. Redáctalo de forma sencilla y clara. Algo así como “oferta válida hasta el 31 de octubre de 2025”.
• Observaciones. Incluye notas legales y cláusulas especiales. En operaciones B2C, incluye la información precontractual y el derecho de desistimiento conforme al TRLGDCU (Texto Refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias)
• Firma o sello. Es especialmente recomendable en operaciones internacionales pero no es un requisito legal del RD 1619/2012.

¿Qué beneficios tiene utilizar facturas proforma?

Cómo decíamos, el uso de facturas proforma no es obligatorio, pero sí resulta muy ventajoso en tu relación con clientes y proveedores por varias razones.

• Transparencia total. El cliente ve desglosado el precio final con impuestos, transporte y otros costes, evitando sorpresas.
• Compromiso sin riesgo fiscal. puedes enviar una oferta detallada sin que ello implique que ya tienes una obligación tributaria.
• Mejora de la imagen profesional. Demuestra tu seriedad y organización.
• Es una herramienta que favorece la negociación. Puedes modificar la proforma tantas veces como quieras hasta llegar a un acuerdo, sin tener que rectificar facturas reales.
• Soporte legal en caso de disputa. Aunque no sea fiscal, puede servir como prueba documental de una oferta acordada.
• Flexibilidad en operaciones complejas. En proyectos por fases o con pagos anticipados, la proforma ayuda a organizar la facturación final.

¿Qué diferencias hay entre una factura proforma y un presupuesto?

Aunque parecen lo mismo, no lo son. Un presupuesto puede ser más informal y no tiene por qué incluir todos los datos de una factura. La proforma, en cambio, imita la estructura de una factura real. Lo vemos mejor con un ejemplo.

Un presupuesto podría señalar “silla de oficina: 50 euros por unidad”, mientras que una proforma detallaría: “10 mesas de oficina modelo X, 50 euros por unidad, IVA 21%, transporte incluido hasta Madrid, entrega en 15 días”.

Preguntas frecuentes sobre las facturas proforma

¿Es obligatorio emitir factura proforma antes de una venta?

Es muy útil cuando quieres dejar por escrito las condiciones antes de emitir la factura final, especialmente en ventas internacionales o de alto valor.

¿La factura proforma me obliga a vender en esas condiciones?

En principio, es una oferta comercial, no un contrato vinculante. Pero si ambas partes la aceptan por escrito, puede tener fuerza probatoria en caso de conflicto.

¿Puede usarse una proforma como justificante de gasto en una subvención?

En la fase de solicitud, sí. Muchas ayudas piden proformas como estimación de la inversión. Pero en la justificación final, tendrás que presentar la factura real y el pago correspondiente.

¿Es necesario guardarlas para Hacienda?

No estás obligado, pero resulta recomendable archivarlas por orden cronológico para tener trazabilidad de tus operaciones y ofertas. Las proformas no se registran en los libros de IVA ni en el SII; solo las facturas emitidas y recibidas (art. 164 LIVA y RD 1619/2012).

Crees que podría servirte de ayuda esta clase de facturas proforma o no tienes claro cuándo crees que deberías hacer un presupuesto formal, una factura o cualquier otro trámite, ponte en contacto con Legálitas Negocios y un experto te asesorará personalmente. 

Referencias legales:

Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación

Real Decreto Legislativo 1/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General para la Defensa de los Consumidores y Usuarios y otras leyes complementarias.

Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.

María Jesús Puente Responsable del área de Contabilidad