Notas de gastos: cómo se hacen y cómo presentarlas

Si tienes un equipo, ya sea grande o pequeño, tarde o temprano, te encontrarás con esta situación: uno de tus trabajadores adelanta un gasto por motivos laborales y te presenta una nota de gastos para que se lo reembolses. 

Como empresario, ¿qué debes hacer? ¿La aceptas tal cual? ¿Qué debes exigir? ¿Cuándo tienes que pagar? Lo cierto es que la gestión de las notas de gastos es un tema delicado. Si no se controla bien, puede generar confusión, tensiones internas e incluso problemas con Hacienda. 

Te contamos cómo debe funcionar este proceso. Vas a aprender cómo se hace una nota de gastos, qué debe incluir, cómo se presenta correctamente y qué plazo tienes como empresario para reembolsarla al empleado.

¿Qué es una nota de gastos?

Una nota de gastos es el documento que presenta el empleado a la empresa para justificar los desembolsos que ha realizado por cuenta del negocio y que, posteriormente, deben ser devueltos. 

No son gastos personales, sino costes vinculados al negocio, es decir, gastos que se han hecho porque el trabajo lo requería y que el empleado ha asumido temporalmente. Es el caso, por ejemplo, de:

• Gastos de transporte (taxi, tren, gasolina).
• Dietas (comidas durante desplazamientos o de negocios con clientes).
• Alojamiento (hotel durante un viaje de trabajo).
• Material de oficina comprado por necesidad urgente.

Dicho de otro modo, la nota de gastos sirve para dejar constancia de qué ha pagado un trabajador, cuánto le ha costado y por qué era necesario este gasto. 

Ahora bien, para que la empresa acepte la nota y pueda hacer el reembolso con garantías, es esencial que ese gasto esté justificado, documentado y autorizado conforme a unas reglas internas. 

Y, aunque a simple vista puede parecer una gestión menor, la nota de gastos entraña mucha importancia para tu negocio. Por un lado, permite comprobar que el gasto es real y está demostrado —lo que se traduce en mayor protección para la empresa frente a empleados que “abusan” de este tipo de gastos—. 

Además, facilitan que todo esté en orden a nivel contable y fiscal. También evitan malentendidos y previene fraudes que podrían pasar factura a tu negocio.

¿Qué debe incluir una nota de gastos válida?

Como empresario es recomendable exigir que toda nota de gastos incluya, como mínimo, la siguiente información básica:

• Datos del trabajador: Nombre completo, DNI, departamento o puesto y, si corresponde, el proyecto o cliente relacionado.
• Fecha del gasto y lugar: Si ha sido en un desplazamiento, conviene indicar también el destino.
• Concepto del gasto: Una breve descripción (por ejemplo: “almuerzo con proveedor tras reunión”, “billete de tren para evento en Madrid”).
• Importe total: Desglose del precio sin IVA, el IVA aplicado y el total pagado. Esto es muy útil a nivel contable.
• Forma de pago: Efectivo, tarjeta personal, tarjeta de empresa, transferencia, Bizum… Conviene especificarlo para mayor transparencia.
• Justificantes: Facturas, tickets o recibos originales. Siempre que se pueda, deben ser documentos válidos a efectos fiscales.

Además, es aconsejable que aclares desde el principio qué tipo de gastos son reembolsables, qué importes máximos se aceptan y en qué condiciones. 

Por ejemplo, puedes indicar que se cubrirán almuerzos hasta 25 € por persona, siempre que estén relacionados con reuniones de trabajo y cuenten con ticket válido.

¿Cómo se debe presentar una nota de gastos?

Como empresa, tú marcas el procedimiento interno para presentar y validar las notas de gastos. Lo fundamental es que esté bien definido y comunicado a todo el equipo desde el inicio. Para ello, puedes optar por una plantilla en Excel o Word. 

No obstante, si el volumen crece, lo ideal es usar una app o software específico como Factorial, Expensya, Captio, Personio o similares, y gestionar todo de forma digital.

En cualquier caso, asegúrate de definir y comunicar estos puntos:

• Plazo para presentar la nota: Por ejemplo, máximo 15 días desde la fecha del gasto o hasta el cierre contable del mes.
• Forma de entrega y/o destinatario: correo electrónico, app, plataforma interna, supervisor directo, administración, RRHH…
• Documentación obligatoria: Sin justificante no se reembolsa.
• Proceso de validación interna: Quién revisa, aprueba y contabiliza los reembolsos.

Puedes incluir este procedimiento dentro del manual de bienvenida del empleado o en la política interna de la empresa. Piensa que cuanto más claro esté, menos errores habrá. Así que, apuesta por una política de gastos libre de ambigüedades, sin tecnicismos, realista y adaptada a tu actividad y tipo de empresa.

¿En qué plazo debes pagar la nota de gastos?

Aunque no existe una norma que diga “la empresa debe reembolsar en X días”, lo habitual es que el pago se realice en la nómina del mes en curso o del siguiente, si se integra con el sistema de retribución. O bien mediante transferencia directa, dentro del plazo interno establecido por la empresa (por ejemplo, 15 o 30 días tras la validación del gasto). 

Además, conviene tener en cuenta el plazo legal de prescripción. Si un trabajador no recibe el reembolso y no hay una política interna clara, sigue teniendo derecho a reclamar el dinero hasta 5 años después, según el artículo 1964.2 del Código Civil.

Esto no significa que debas demorarte. Todo lo contrario, cuanto más ágil y transparente seas con los reembolsos, mejor clima laboral tendrás.

¿Y si hay errores, falta documentación o conceptos dudosos? En estos casos, lo que te recomendamos es que la devuelvas al trabajador con una solicitud de aclaración o corrección y dejes constancia por escrito de por qué se ha devuelto. Y, por supuesto, no tramites el reembolso de la nota de gastos hasta que esté correctamente presentada.

Además, si detectas abusos reiterados (gastos injustificados, importes inflados o tickets manipulados, por ejemplo), conviene dejar claro que puede considerarse una falta disciplinaria.

¿Cómo afecta a la contabilidad de tu empresa?

La gestión de las notas de gastos, más allá de ser una cuestión de organización interna, tiene un impacto directo en la contabilidad, y en cómo tributa tu empresa ante Hacienda. 

Si el gasto está bien justificado, documentado y vinculado a la actividad, lo puedes contabilizar como gasto deducible en el Impuesto de Sociedades o IRPF (si eres autónomo). Asimismo, te puedes desgravar el IVA si cuentas con una factura válida a nombre de la empresa. 

Pero si no lo contabilizas de forma correcta perderías esos derechos e incluso Hacienda podría considerar el importe como una retribución en especie encubierta, lo que implicaría retenciones, cotizaciones y posibles sanciones.

No olvides estos tips:

• Exige facturas completas siempre que sea posible, no solo tickets (recuerda que, para deducir el IVA, la factura debe estar a nombre de tu empresa y con NIF incluido).
• Contabiliza el gasto en la cuenta correspondiente (gastos de viaje, dietas, suministros…) con el soporte documental archivado.
• Asegúrate de que el gasto está vinculado a la actividad de tu negocio y es razonable.

Ya sabes qué es una nota de gastos y cómo se hace. ¿Tienes dudas sobre cómo implantar una política de gastos clara en tu empresa o establecer un sistema más seguro y automatizado? Desde Legálitas Negocios te ayudamos con el proceso.

Guillermo González Responsable de producto pymes y autónomos