Diferencias NIF provisional y definitivo. Qué hacer con cada uno

El Número de Identificación Fiscal (NIF) es un elemento clave en el ámbito tributario y mercantil en España. Toda persona física o jurídica que realice actividades económicas está obligada a contar con un NIF para poder operar legalmente, declarar impuestos y relacionarse con la Administración Tributaria. Sin embargo, es común que surjan dudas en torno a los tipos de NIF existentes, especialmente entre el provisional y el definitivo.

Te explicamos las principales diferencias entre el NIF provisional y el definitivo, así como las acciones que se pueden realizar con cada uno, como emitir facturas, presentar impuestos o abrir cuentas bancarias.

¿Qué es el NIF?

El NIF (Número de Identificación Fiscal) es un código único que identifica a las personas físicas (residentes y no residentes) y jurídicas (empresas, asociaciones, fundaciones, etc.) ante la Agencia Tributaria española. Para las personas físicas residentes en España, el NIF suele coincidir con el número del DNI. En el caso de extranjeros, se asigna un NIE (Número de Identidad de Extranjero), que también actúa como NIF.

En cuanto a las personas jurídicas, como las sociedades mercantiles, el NIF es un código alfanumérico asignado por la Agencia Tributaria, necesario para desarrollar cualquier actividad económica legalmente.

NIF provisional

El NIF provisional es un número temporal que se asigna a las personas jurídicas cuando aún no se ha completado el proceso de constitución de la entidad o cuando se está tramitando el alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores.

Las características principales del NIF provisional son las siguientes: 

• Es temporal: es decir, tiene una validez limitada. El NIF será provisional mientras la entidad no aporte copia de la escritura pública o documento fehaciente de constitución y de los estatutos sociales o documento equivalente, así como certificación de inscripción en un Registro Público, cuando proceda.
• Se asigna antes de la inscripción en el Registro Mercantil: muchas veces se solicita al momento de otorgar la escritura de constitución de una sociedad.
• Identifica a la empresa ante Hacienda desde el inicio: permite realizar los primeros trámites fiscales y administrativos.

Así funcionan los plazos:

Cuando se asigne NIF provisional, la entidad quedará obligada a la aportación de la documentación pendiente necesaria para la asignación del NIF definitivo en un mes desde la inscripción en el registro correspondiente o desde el otorgamiento de los documentos citados, si no fuera necesaria la inscripción de estos en el registro correspondiente. 

Trascurrido este plazo, o vencido el plazo de seis meses desde la asignación de un número de identificación fiscal provisional, sin que se haya aportado la documentación pendiente, la Administración Tributaria podrá requerir su aportación otorgando un plazo máximo de 10 días, contados a partir del día siguiente al de la notificación del requerimiento, para su presentación o para que se justifiquen los motivos que la imposibiliten, con indicación del plazo necesario para su aportación definitiva.

La falta de atención en tiempo y forma del requerimiento para la aportación de la documentación pendiente podrá determinar, previa audiencia al interesado, la revocación del número de identificación asignado.

Cuando se asigne un NIF de carácter provisional, automáticamente se añade a la razón social el término “EN CONSTITUCIÓN”. Este término aparecerá en las tarjetas del NIF de toda entidad en proceso de formación. Esta indicación se mantendrá hasta que se justifique, mediante la aportación documental correspondiente, que la entidad está plenamente constituida.

¿Qué se puede hacer con el NIF provisional?

Aunque el NIF provisional es temporal, permite realizar diversas gestiones imprescindibles durante las primeras fases de vida de una empresa. A continuación, detallamos las acciones más comunes que se pueden realizar:

1. Emitir facturas: Las facturas emitidas durante este período son válidas siempre y cuando la empresa esté dada de alta en el censo de empresarios, profesionales y retenedores mediante el modelo 036.
2. Abrir una cuenta bancaria: Aunque también dependerá de la entidad financiera, algunas permiten abrir cuentas con NIF provisional, especialmente si se presenta la escritura de constitución. Otras exigen el NIF definitivo.
3. Solicitar licencias o permisos: Dependiendo del tipo de actividad y del ayuntamiento o administración competente, puede admitirse un NIF provisional para empezar a tramitar licencias de apertura, sanitarias o medioambientales.
4. Darse de alta en el censo de empresarios: Es posible tramitar el alta censal ante la Agencia Tributaria con el NIF provisional mediante el modelo 036. Este paso es necesario para operar fiscalmente, emitir facturas, deducirse gastos, etc.
5. Presentar declaraciones: Puedes utilizarlo para presentar ciertas declaraciones informativas o liquidaciones de impuestos en los plazos correspondientes.

NIF definitivo

El NIF definitivo es el número de identificación fiscal que se asigna una vez que se han completado todos los trámites y se ha aportado la documentación requerida por la Agencia Tributaria. Este número es permanente y será el que identifique a la entidad a efectos fiscales durante toda su actividad.

Las características principales del NIF definitivo son:

• Es permanente: es decir, no tiene fecha de caducidad.
• Requiere que la sociedad esté legalmente constituida: se debe presentar la escritura inscrita y el alta en el censo.
• Permite operar plenamente: es necesario para llevar a cabo todas las actividades empresariales sin restricciones.

¿Qué se puede hacer con el NIF definitivo?

1. Facturar sin restricciones: Con el NIF definitivo se puede facturar normalmente, cumpliendo con todas las obligaciones fiscales y registrando las operaciones en los libros contables.
2. Presentar impuestos periódicos: Es imprescindible contar con el NIF definitivo para presentar modelos tributarios como el 303 (IVA), 111 (retenciones), 200 (IS), entre otros. Aunque se puede presentar el modelo 036 con el NIF provisional, la presentación regular de impuestos requiere el definitivo.
3. Acceder a subvenciones o licitaciones: Tanto para solicitar subvenciones como para presentarse a concursos públicos, es obligatorio que la empresa esté plenamente constituida y tenga su NIF definitivo.
4. Contratar trabajadores: La contratación de personal también suele requerir la obtención del NIF definitivo, ya que será necesario para dar de alta a los trabajadores en la Seguridad Social y gestionar las nóminas.

¿Qué sucede si no se solicita el NIF definitivo?

Si una empresa no solicita el NIF definitivo una vez transcurrido el plazo máximo (normalmente seis meses), puede encontrarse con diversas consecuencias:

• Suspensión en el censo de empresarios.
• Imposibilidad de presentar declaraciones fiscales.
• Invalidez de operaciones comerciales o bancarias.

¿No sabes si debes solicitar un NIF definitivo o te sirve con el provisional? Consulta nuestros planes de negocios de Legálitas y te ayudamos con tus dudas.

María Jesús Puente Responsable del área de Contabilidad