¿Debo cubrir los gastos de mis empleados en teletrabajo?
13 Febrero 2026
El teletrabajo está plenamente consolidado en multitud de empresas en todo el mundo y no hay duda de que seguirá siendo un modelo frecuente en numerosos sectores. Sus ventajas son indudables. Pero no lo es menos que también plantea obligaciones, algunas de las cuales afectan directamente a los empresarios. Hoy nos ocupamos de una de ellas: la compensación de los gastos que los empleados asumen al trabajar desde casa. ¿Estás seguro de que cumples con la normativa?
Qué dice la ley sobre la compensación de gastos en teletrabajo
En este punto hay que poner el foco en la Ley 10/2021, que regula el trabajo a distancia y determina, entre otros muchos aspectos, que la empresa deberá sufragar o compensar los gastos que implique teletrabajar. ¿Cuáles son esos gastos?
- Gastos en equipos y herramientas tecnológicas, donde podemos incluir ordenadores, portátiles, software, impresoras, teléfonos móviles o tablets.
- Reparación de equipos necesarios para realizar el trabajo.
- Suministros necesarios para desarrollar la actividad, como electricidad, calefacción, internet, agua u otros servicios básicos.
- Mobiliario y material de oficina como sillas ergonómicas, escritorios, lámparas, material de papelería o accesorios de oficina.
Dicho lo cual, como empresario debes entender que no se trata de pagar todos los gastos. La ley se refiere específicamente a aquellos directamente relacionados con la actividad laboral. Y otro punto importante: la compensación no se considera parte del salario, es decir, no forma parte de la cotización a la Seguridad Social.
Profundizamos con una situación que puede servirnos de modelo: una persona que trabaja desde casa y cada mes tiene una factura de Internet, un gasto extra en electricidad por el uso de los dispositivos que necesita, y que pone la calefacción en invierno en la habitación en la que trabaja. Además, el profesional ha tenido que adquirir una silla ergonómica para desarrollar su actividad.
En estas circunstancias, ¿qué dice la ley? La empresa debe compensar estos gastos de manera que los recursos utilizados para su actividad no supongan un desembolso adicional al que le supondría en su vida personal.
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De qué forma puede compensar la empresa los gastos del teletrabajo
Existen distintas maneras de cubrir los gastos y la normativa no obliga a un modelo concreto. El único principio que se ha de cumplir siempre es que el trabajador no asuma costes derivados de su trabajo.
Si el convenio colectivo recoge la fórmula y la cuantía o porcentajes que se pagan a los empleados que trabajan en remoto, se convierte en la referencia básica. Sin embargo, no siempre ocurre esto. Existen varias fórmulas para compensar el teletrabajo.
- Reembolso de facturas. El trabajador presenta recibos de internet, electricidad o telefonía y la empresa paga el porcentaje acordado. La principal ventaja de este modelo es que permite compensar los gastos reales con precisión.
- Asignación mensual. Suele ser la más habitual. Se establece una cantidad fija que cubra de manera aproximada los consumos. Es una fórmula que facilita la gestión contable y evita trámites administrativos mensuales. Un ejemplo sería pagar 50 euros mensuales para cubrir suministros y consumibles.
- Provisión de equipos y mobiliario. Es la empresa quien entrega ordenadores, sillas, escritorios o cualquier equipo que sea necesario. De esta forma, se garantiza que el trabajador dispone del material adecuado sin gastar su propio dinero. En este caso, el empresario ha de desembolsar los gastos de suministros e Internet vinculados a la actividad profesional.
La forma de compensación debe acordarse por escrito y reflejar los gastos estimados y los equipos necesarios. Esto evita conflictos legales y asegura que se cumple la ley.
Algunos aspectos que no debes pasar por alto
Existen determinados puntos que conviene tener en cuenta para cumplir la normativa.
- No se puede excluir a ningún trabajador de la compensación de gastos, incluso si teletrabajan solo algunos días a la semana.
- La compensación no puede sustituirse por los supuestos ahorros que va a tener el trabajador en transporte o comidas.
- Las condiciones del teletrabajo deben estar recogidas en un acuerdo escrito que esté firmado por ambas partes.
- Es recomendable revisar periódicamente estas cifras y adaptarlas según la zona, el sector y las necesidades del trabajador.
Cómo gestionar la compensación de gastos en tu empresa
Al tratarse de gastos que pueden ser variables, en caso de que no se acuerde el pago de una cantidad fija mensual es necesario que sigas una serie de pasos que te permitan hacer una previsión de tu desembolso por compensación del teletrabajo.
- Haz un inventario de gastos. Identifica todos los posibles costes directos que pueden asumir los empleados por teletrabajar. Asegúrate de diferenciar entre gastos personales y gastos laborales, justificables con facturas y recibos.
- Negocia con claridad. Establece acuerdos transparentes con cada trabajador o con sus representantes.
- Formaliza por escrito. Documenta el acuerdo para que tenga validez legal.
- Revisa y actualiza. Los gastos y las necesidades cambian, así que es recomendable hacer revisiones periódicas.
Preguntas frecuentes sobre la compensación en el teletrabajo
¿Se puede compensar con días libres en lugar de dinero?
La compensación debe ser económica o mediante provisión de equipos y herramientas. Los días libres no sustituyen la obligación legal.
¿Qué puedes hacer si el empleado no tiene facturas individuales de suministros?
Se puede pactar un abono fijo mensual estimado según el uso del espacio de trabajo y los consumos medios, siempre documentado y justificado.
¿Debes compensar si el teletrabajo es voluntario?
La obligación de compensar es independiente de que el teletrabajo sea voluntario o impuesto.
¿Puedes descontar los ahorros del trabajador por no desplazarse a la oficina?
La compensación de gastos es independiente de los posibles ahorros en transporte, comidas u otros conceptos.
¿Qué sucede si el trabajador comparte el espacio con otras personas?
La compensación se calcula proporcionalmente al uso exclusivo del espacio destinado al trabajo, según acuerdo entre empresa y trabajador.
¿Qué herramientas digitales se consideran gastos de teletrabajo?
Incluye licencias de software, plataformas de gestión de proyectos, correo corporativo, antivirus y cualquier herramienta necesaria para realizar la actividad laboral.
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Referencia legal:
Ley 10/2021, de 9 de julio, de trabajo a distancia.
