Qué es un albarán y para qué sirve
28 Enero 2026
En el ámbito comercial, los documentos son una parte esencial del proceso de compraventa. Entre ellos, el albarán ocupa un papel clave, aunque en muchos casos suele generar dudas.
En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre el albarán, su función legal y qué información debe contener.
¿Qué es un albarán?
El albarán es un documento mercantil que acredita la entrega de una mercancía o la prestación de un servicio. Su finalidad principal es dejar constancia de que el comprador ha recibido los productos o servicios en las condiciones acordadas con el proveedor.
Es importante destacar que el albarán no tiene valor fiscal por sí mismo. Por tanto, no se utiliza para declarar impuestos ni sustituye a la factura.
Además, el albarán suele emitirse en dos copias: una para el vendedor y otra para el comprador, quien debe firmar el albarán como prueba de conformidad.
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Diferencias entre albarán y factura
Las diferencias entre un albarán y una factura pueden resumirse de forma sencilla. Mientras que el albarán tiene una función principalmente logística y de control, la factura posee valor fiscal y contable.
El albarán se emite en el momento de la entrega para acreditar que los productos o servicios han sido recibidos, mientras que la factura puede generarse en ese mismo instante o en un momento posterior, para poder documentar la compraventa ante Hacienda.
Cuándo es necesario realizar un albarán
Emitir un albarán no es obligatorio por ley, pero sí recomendable en múltiples situaciones comerciales.
Es necesario realizar un albarán en las siguientes situaciones:
- Cuando se entregan productos físicos a un cliente o distribuidor
- Se presta un servicio técnico o profesional que requiere comprobación del trabajo realizado
- Se colabora con proveedores o transportistas, que necesitan un justificante de entrega
- Cuando se realizan envíos parciales
- Se quiera mantener un control de inventario
En operaciones entre empresas (B2B), el albarán es una garantía documental para ambas partes.
¿Para qué sirve?
- Ayuda a controlar el inventario
En primer lugar, ayuda a llevar un control preciso del inventario. Al anotar en el albarán los productos o servicios entregados, puedes saber en todo momento qué tienes disponible y cuánto has vendido, deberás de acompañarlo con otras herramientas o software para tener actualizado el stock de los productos.
- Ofrece protección legal
El albarán es un respaldo que te protege en caso de reclamaciones o problemas con tus clientes. Si alguien te acusa de no haber entregado lo que prometiste, puedes mostrarles el albarán como prueba de que la entrega se realizó correctamente.
- Te permite llevar un registro de tus transacciones comerciales
Otra ventaja del albarán es que te permite tener un registro organizado de tus transacciones comerciales. Puedes archivar los albaranes de cada venta y utilizarlos para llevar un seguimiento.
Eso sí, es importante hacer uso de las facturas para que el registro esté bien fundamentado y así evitar errores, ya que los albaranes no incluyen el precio.
- Resulta muy útil para la facturación
Este aspecto es clave. El albarán te servirá como base para generar la factura correspondiente a la operación realizada. Puedes utilizar la información del albarán para crear una factura con los mismos datos y añadir el importe a cobrar.
Características principales de un albarán
Entre las principales características de un albarán destacan los siguientes:
- Identificación clara del documento; es decir, debe figurar la palabra “albarán” de forma visible.
- Cada albarán ha de tener un número único para facilitar su seguimiento.
- Es habitual que el receptor firme el documento al recibir la mercancía.
- No incluye importes ni impuestos, salvo en el caso de los llamados albaranes valorados, utilizados de forma interna por algunas empresas.
- Correspondencia con la factura.
Qué información debe contener un albarán
Los datos que debe contener un albarán son los siguientes:
- Datos identificativos del proveedor o vendedor
- Datos del cliente o comprador
- Número y fecha del albarán
- Referencia de pedido o contrato
- Descripción detallada de los productos o servicios entregados
- Fecha de entrega o realización del servicio
- Firma y nombre del receptor
- Otras observaciones: devoluciones o incidencias
Tipos de albarán
De entrega
Este es el tipo más común de albarán y se utiliza cuando entregas productos o completas un servicio para un cliente.
En el albarán de entrega, se detallan los productos o servicios entregados, la cantidad, la fecha y cualquier otra información relevante relacionada con la entrega.
De recepción
Se utiliza cuando recibes productos o servicios de un proveedor o de alguien más.
En el albarán de recepción, se registran los artículos o servicios recibidos, la cantidad y cualquier otra información relevante relacionada con la recepción.
A diferencia del albarán de entrega, el de recepción te sirve para asegurarte de que has recibido lo que esperabas y así poder llevar un control adecuado de tus adquisiciones.
De devolución
Este tipo de albarán se utiliza cuando necesitas devolver productos o servicios a un proveedor o a un cliente.
Puede ser debido a productos defectuosos, errores en la entrega o cualquier otra situación en la que sea necesario devolver los artículos.
En este caso, se especifican los productos o servicios devueltos, la cantidad, la fecha y los motivos de la devolución.
De transferencia
Si necesitas trasladar productos a otro almacén de tu propia empresa te resultará muy útil utilizar los albaranes de transferencia.
Este tipo de albarán te ayudará a mantener un control de los movimientos internos de inventario y facilita el seguimiento de la ubicación de los productos
De servicio técnico
Si la empresa se dedica a ofrecer servicios de reparación o mantenimiento
En él se detalla el servicio realizado, los materiales utilizados, el tiempo empleado y cualquier otro aspecto relevante de la prestación del servicio.
De subcontratación
Si contratas a terceros para realizar parte de tu trabajo.En este documento se especifica qué servicios o productos serán proporcionados por el subcontratista, los plazos, las condiciones y cualquier otra información relevante.
De muestra
Si proporcionas muestras gratuitas de tus productos este tipo de albarán te servirá para indicar qué productos se están entregando como muestras y con qué propósito.
En Legálitas Negocios podemos ayudarte en la elaboración de cualquier documento, organización o planificación que necesites para tu negocio.
Preguntas frecuentes sobre el albarán
¿Qué validez tiene un albarán?
El albarán no tiene validez fiscal, pero sí valor probatorio en caso de conflicto comercial. Es un documento que demuestra que una entrega o servicio se ha realizado en una fecha concreta y con determinadas condiciones.
¿Es obligatorio emitir un albarán?
La ley no obliga a emitir un albarán en todas las operaciones. Sin embargo, es muy recomendable hacerlo, sobre todo en entregas de mercancías o prestación de servicios que requieran comprobación.
¿Cuánto tiempo debe guardarse un albarán?
Aunque no sea un documento fiscal, es recomendable conservar los albaranes al menos durante el mismo periodo que las facturas, es decir, un mínimo de 4 años, según el plazo general de prescripción de la Agencia Tributaria.
¿Un albarán puede sustituir a una factura?
En ningún caso. El albarán no sustituye a la factura bajo ningún concepto. Mientras el albarán acredita una entrega, la factura es la que formaliza la venta y genera obligaciones fiscales tanto para el vendedor como para el comprador.
¿Es válido un albarán electrónico?
Los albaranes digitales o electrónicos tienen la misma validez legal que los de papel, siempre que incluyan los datos necesarios y puedan ser verificados y conservados de forma segura.
