¿Qué es el VAT number y por qué lo necesitas a nivel internacional?

Si alguna vez has intentado facturar a un cliente de otro país de la Unión Europea y te han pedido tu "VAT number", es posible que te hayas quedado pensando sin saber muy bien qué responder… No te preocupes, es más sencillo de lo que parece, y en este artículo vas a entenderlo todo desde cero.

¿Qué es el VAT number?

VAT son las siglas en inglés de Value Added Tax, que no es otra cosa que nuestro querido IVA. El VAT number es, por lo tanto, el número de identificación fiscal a efectos del IVA que se asigna a las empresas y autónomos que realizan operaciones comerciales dentro del mercado único europeo.

En nuestro país tiene dos nombres: NIF-IVA, que es como lo llama Hacienda, y VAT number, que es su denominación internacional. Se compone del prefijo ES seguido de tu NIF habitual, por ejemplo, ESB12345678 en el caso de una empresa, o ES12345678A si es de una autónomo.

Dicho de una forma sencilla es tu DNI fiscal para operar en Europa.

¿Para qué sirve exactamente?

Realmente la función principal que tiene es permitirte facturar sin IVA a clientes profesionales de otros países de la UE. Con el VAT number, determinadas operaciones dejan de estar sujetas al IVA español y el impuesto se liquida directamente en el país del destinatario, simplificando la gestión tributaria y evitando duplicidades.

Si no estás dado de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios), tendrás que repercutir IVA español en todas tus facturas a clientes europeos.

Además del ahorro en IVA, este número de identificación fiscal sirve para verificar que tus clientes o proveedores europeos son operadores fiscales legítimos, a través del sistema VIES (VAT Information Exchange System), que es la base de datos oficial de la Comisión Europea donde aparecen todos los operadores intracomunitarios de la UE.

¿Quién debería solicitarlo?

Están obligados a obtenerlo los autónomos y empresas españolas que operen comercialmente con otros países de la Unión Europea. Esto incluye vender productos o servicios a clientes europeos, comprar bienes a proveedores de la UE, o contratar servicios a empresas de otros países miembros. Si alguna de estas situaciones aplica a tu negocio, necesitas el VAT number.

Es decir, si vendes productos a empresas de Francia, compras servicios a un proveedor alemán o contratas una herramienta de software a una empresa irlandesa, lo necesitas.

Cómo solicitarlo: paso a paso

El trámite se hace ante la Agencia Tributaria y es más sencillo de lo que podría parecer.

El primer paso es presentar el modelo 036, que es la declaración censal de alta o modificación. En él hay que marcar la casilla 582 de solicitud de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), como hemos mencionado anteriormente, y consignar en la casilla 584 la fecha prevista para la primera operación. Si ya estás dado de alta en Hacienda como autónomo o empresa, simplemente presentas una modificación censal marcando además la casilla 130 en la primera página.

El modelo 037, la versión simplificada, no vale para este trámite. Hay que usar el 036 sí o sí.

La solicitud puede presentarse de forma telemática a través de la sede electrónica de la AEAT con certificado digital o Cl@ve, o de forma presencial en la delegación de Hacienda.

La AEAT tiene hasta tres meses para resolver, aunque en la práctica suele tardar entre dos y seis semanas. Una vez aprobada, tu NIF-IVA queda activo en el sistema VIES y cualquier empresa europea puede verificarlo. Si no recibes respuesta en ese plazo, la solicitud se entiende que ha sido denegada.

Por aquí te dejamos un consejo práctico: si ya sabes que vas a trabajar con un cliente europeo, solicita el alta antes de firmar el contrato, porque hasta que el alta esté aprobada y activa en VIES, puede haber problemas para aplicar correctamente la exención del IVA intracomunitario.

Principales obligaciones:

Tener el VAT number no es solo obtener un número y ya, también implica obligaciones. La principal es presentar el modelo 349, una declaración informativa que recoge todas las operaciones que realizas con clientes y proveedores de la UE. No pagas impuestos al presentarlo, pero no presentarlo puede generar problemas con la aplicación de la exención y derivar en requerimientos o regularizaciones.

Otro punto importante que debes tener en cuenta es que, si pasan doce meses sin que declares ninguna operación intracomunitaria, Hacienda puede acordar la baja de oficio del ROI si no existen operaciones intracomunitarias durante un periodo prolongado. Si eso ocurre y quieres volver a operar con Europa, tendrás que solicitar el alta de nuevo.

En definitiva, el VAT number es un identificador fiscal que necesitas para hacer negocios con otros países de la Unión Europea sin que el IVA se interponga en cada factura. Si ya trabajas o piensas trabajar con clientes o proveedores europeos, es un trámite que conviene no dejar para el último momento.

Si tienes dudas sobre cómo gestionarlo o qué obligaciones implica para tu actividad, en Legálitas podemos ayudarte a resolverlo con toda la seguridad jurídica.

Si tienes dudas, en Legálitas Negocios te ayudamos a tramitar correctamente el Vat Number. 

Dolores Salas
Abogada experta en Fiscal

Título en Derecho