¿Puedo revisar el correo de mis empleados?
26 Junio 2025
En el mundo de los negocios actual, cada vez más digital, el correo electrónico es una herramienta fundamental para comunicarse y ser productivo. Y una de las preguntas que más se plantean los empresarios es: ¿puedo revisar el correo de mis empleados? La respuesta no es sencilla, ya que implica equilibrar el derecho a la privacidad del trabajador con el derecho del empleador a proteger los intereses de la empresa.
En este artículo veremos los fundamentos legales, las mejores prácticas y los límites éticos que giran en torno a esta cuestión en el ámbito laboral.
¿Qué dice la ley al respecto?
El acceso de la empresa al correo electrónico corporativo de sus empleados está regulado por diversas normativas, que pueden variar según el país. En España, para evitar que se haga un uso ilícito de los medios electrónicos por parte de los trabajadores, el Estatuto de los Trabajadores permite a las empresas “adoptar las medidas de vigilancia y control que estime más oportunas”, y así verificar que el empleado cumple con sus obligaciones laborales. Así, con carácter general, la compañía tiene derecho a monitorizar los medios de comunicación que ponga a disposición del trabajador (como es el caso del email corporativo).
El consentimiento informado: clave para la legalidad
Uno de los pilares legales que justifica el acceso al correo electrónico de los empleados es el consentimiento informado. Esto implica que el empleador debe comunicar de forma clara y previa a sus trabajadores los siguientes puntos:
- Que el uso del correo electrónico corporativo será supervisado o monitoreado.
- Los medios utilizados (como software de monitoreo, revisiones periódicas, alertas automáticas, etc.).
- Las consecuencias del uso indebido de las herramientas corporativas.
- Las finalidades del control (por ejemplo, prevención de fugas de información, seguridad informática, cumplimiento normativo).
En este sentido, es conveniente que esta información se plasme en un documento interno, como una política de uso de medios digitales o una política de privacidad, que el trabajador debe conocer y aceptar expresamente al iniciar su relación laboral.
Además, es importante entender que el consentimiento solo es válido si es claro y voluntario, nunca si es tácito o bajo presión. Por lo tanto, aunque un contrato de trabajo mencione el uso de herramientas digitales en general, lo ideal es tener un documento aparte, específico y transparente que regule cómo se supervisarán las comunicaciones electrónicas. Esto evita malentendidos y asegura que todos estén de acuerdo con las condiciones.
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Buenas prácticas en la revisión del correo electrónico por parte de la empresa
Aunque exista una política clara y el consentimiento del trabajador, el empleador no tiene un acceso ilimitado ni incondicional al correo electrónico de sus empleados. Para respetar los derechos fundamentales y actuar siempre dentro de la legalidad, se aconseja seguir estas buenas prácticas:
Revisión solo del correo corporativo
El empleador puede revisar el correo electrónico que ha sido proporcionado por la empresa. Lo que no puede es acceder a cuentas personales del trabajador, incluso si han sido utilizadas en dispositivos de la empresa, salvo que exista una orden judicial.
Evitar el acceso a contenido privado
Si el empleador, al revisar una cuenta de correo corporativa, detecta claramente que un mensaje es de carácter personal debe abstenerse de leerlo. El respeto a la intimidad del trabajador sigue siendo un principio aplicable, incluso en el entorno profesional.
Respeto a la proporcionalidad
El control debe ser proporcional al objetivo. Si existe una sospecha concreta de un uso indebido del correo, una revisión puntual puede ser justificada. En cambio, realizar un monitoreo constante, masivo o intrusivo sin causa justificada puede ser desproporcionado y, por tanto, ilegal.
¿Qué ocurre si el trabajador hace un uso indebido del correo electrónico?
Uno de los motivos más habituales para revisar el correo corporativo es la sospecha de un uso indebido, como el envío de información confidencial, el uso del correo para actividades personales durante la jornada laboral o incluso el contacto con empresas de la competencia.
Si la revisión de los correos se hizo siguiendo todos los requisitos legales que mencionamos, la empresa puede usar esos correos como prueba en un expediente disciplinario. Esto podría resultar en una sanción para el empleado o, incluso, en su despido. Así lo establece el artículo 54.2 del Estatuto de los Trabajadores.
Si, a pesar de toda la información, hay algo que no te ha quedado claro o que no se ha resuelto, en Legálitas Negocios podemos ayudarte.
Referencias legales:
