Los tres tipos de documentos que jamás deberías perder

Son muchos los papeles que se acumulan en el día a día del autónomo y la pequeña o mediana empresa. Llevar un orden con todos los documentos que se generan en cualquier actividad es fundamental para evitar multas y sanciones en un futuro en el caso que seamos requeridos por la Administración o nos veamos en la obligación de defendernos de un contrario.

De entre todos esos papeles hay tres tipos de documentos que como empresario debes guardar en un lugar seguro y que siempre recuerdes. Se trata de los contratos, documentos de carácter fiscal y escrituras.

Entre los primeros, contratos, encontramos documentos tan importantes como los contratos de trabajo de los empleados; el de alquiler del local de negocio; pólizas del banco, contratos de la luz, el agua, teléfonos, es decir, los contratos de los suministros; contratos bancarios; con proveedores, etc.

En Legálitas recomendamos almacenar por fecha, tipo y orden alfabético todos los contratos, para que de esta forma sea más fácil remontarnos a contratos antiguos que se nos puedan requerir por nuestra actividad. Es conveniente a su vez escanearlos para poder, además, conservarlos en formato digital y, por supuesto, incorporar a nuestra rutina la preceptiva copia de seguridad.

En cuanto a los documentos fiscales, como son el Modelo 036 o el modelo 037 que presentamos  al inicio de la actividad ante la Agencia Tributaria; Impuestos (IVA, Sociedades, IRPF, etc), el modelo 521 que formaliza el alta en autónomos cara a la Seguridad Social; Libros contables, cuentas anuales. No se debe olvidar que si se ha producido alguna variación, por ejemplo, de régimen fiscal, domicilio, ampliación de actividad, es igualmente necesario conservarlas.

Por último, aunque no menos importantes a la hora de custodiar diligentemente son las escrituras: escrituras sociales, estatutos, modificaciones estatutarias, libros de actas, socios y demás documentación relacionada..

Tres archivadores con los documentos originales que ayudarán al control del día a día de la actividad de pymes o autónomos.

¿Y durante cuánto tiempo se deben guardar los documentos contables en un negocio?

Dependiendo del tipo del documento ante el que nos encontremos deberemos almacenarlo durante diferentes periodos. Así, las escrituras y posteriores modificaciones estatutarias,  los documentos relativos al alta censal, tanto a efectos de Hacienda como de Seguridad Social, habremos de conservarlos mientras que el negocio esté funcionando. En cambio, existe un plazo de seis años de permanencia desde que se realiza el último asiento en los libros para la documentación y justificantes que estén relacionados con el negocio según el Código de Comercio, no obstante este plazo puede ser ampliado en el caso de Sociedades si, por ejemplo, arrastramos Bases Imponibles negativas. En este caso tendremos que disponer de los archivos que justifiquen los gastos hasta que hayan transcurridos cuatro años desde que finalizase el efecto de la Base Imponible negativa.

Otros documentos, tales como resoluciones que aprueben subvenciones, inspecciones, o revisiones de Hacienda  y Seguridad Social tienen su particular plazo de conservación, que oscila, con carácter general entre los 4 y los 5 años.