¿A quién corresponde la carga de la prueba en las horas extraordinarias?

De acuerdo con la normativa laboral, tendrán la consideración de horas extraordinarias aquellas horas de trabajo que se realicen sobre la duración máxima de la jornada ordinaria que corresponda.

Mediante convenio colectivo o, en su defecto, contrato individual, se optará entre abonar las horas extraordinarias en la cuantía que se fije, que en ningún caso podrá ser inferior al valor de la hora ordinaria, o compensarlas por tiempos equivalentes de descanso retribuido. En ausencia de pacto al respecto, se entenderá que las horas extraordinarias realizadas deberán ser compensadas mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización. 

En este sentido, cuando un empleado deja la empresa y reclama una compensación económica por las horas extraordinarias realizadas y que no fueron compensadas con tiempos de descanso, ¿quién debe demostrar que esas horas se hicieron? El registro de jornada laboral nominativa se convierte en este caso en un elemento determinante, pero el juez habrá de valorar también el resto de las pruebas y circunstancias. Te lo explicamos con más detalle.

¿Qué es la carga de la prueba en el ámbito laboral?

La carga de la prueba determina quién debe aportar las pruebas necesarias para que el juez considere acreditado un hecho discutido. En un procedimiento por horas extraordinarias, la normativa admite el uso de documentos, grabaciones y archivos de datos, siempre que sean pertinentes y se hayan obtenido respetando los derechos fundamentales.

Cuando algunos de dichos documentos están en poder de una de las partes y el juez requiere su aportación, su ausencia injustificada puede tener consecuencias en la valoración de los hechos.

La regla general de la carga de la prueba de las horas extraordinarias

La carga de la prueba de la realización de las horas extraordinarias ha experimentado un cambio relevante, tras la reforma laboral en materia del registro horario, ya que, antes de la reforma, la regla general era que el trabajador demandante tenía que demostrar las horas extras que había realizado. 

Sin embargo, con la entrada en vigor del RDL 8/2019, se establece (Art. 35.5 ET) la obligación por parte del empleador de registrar la jornada de cada trabajador día a día. 

La empresa debe conservar esos registros durante cuatro años y tenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. La normativa también exige que el sistema utilizado sea fiable y accesible.

Por ello, a partir del 13 de mayo de 2019, la carga probatoria de acreditar las horas extraordinarias realizadas ya no es únicamente del trabajador, sino se invierte la carga de la prueba, de tal forma que, si el trabajador reclama un número de horas extraordinarias realizadas, el empleador con los registros puede demostrar si las ha realizado o no. Y si el empleador no dispone de un registro adecuado, se puede presumir la existencia de las horas realizadas por no llevar el registro de horas extras. 

No obstante, si el trabajador tiene un horario y jornada fija y definida y conocida por el empresario, la falta de registro no siempre acredita las horas extraordinarias, ya que el trabajador también debe aportar indicios suficientes del incumplimiento del horario, y de la prolongación de su jornada laboral. 

Consecuencias para la empresa de no llevar un registro diario de jornada diario

La inexistencia o deficiencia del registro debilita la posición de la empresa en el juicio. Si el empresario tenía obligación de disponer de información sobre la jornada y no la conserva, será más difícil defender una versión de los hechos cuando el trabajador aporte otros indicios que apunten a la realización de horas extraordinarias.

Sin embargo, como ya hemos mencionado, la simple inexistencia del registro no equivale automáticamente a la prueba de todas las horas extraordinarias reclamadas. El deber empresarial de documentar la jornada sirve para fijar y controlar el tiempo de trabajo, pero su incumplimiento solo altera la distribución de la carga de la prueba, y por ello el trabajador deberá aportar también indicios que realmente trabajó más horas de las pactadas, y si el empleador no tiene el registro obligatorio, es la empresa la que se queda desarmada para defenderse, ya que no puede demostrar qué horas se hicieron exactamente.

Por tanto, el incumplimiento de la empresa facilita la reclamación del empleado, pero no le exime por completo de demostrar que ese exceso de jornada existió.

¿Qué medios de prueba puede aportar el trabajador para demostrar las horas extras?

El trabajador puede utilizar distintos medios para intentar demostrar que ha trabajado más allá de su jornada. La ley contempla la reproducción de palabras, imágenes, sonidos y archivos o datos, prueba testifical. También regula la prueba documental y permite al juez requerir determinados documentos que se encuentren en poder de una de las partes.

En caso de intervención de la inspección de trabajo, el acta debe detallar el registro de horas diarias realizadas por cada empleado y su cómputo semanal. 

En la práctica, lo importante no suele ser encontrar una única prueba definitiva, sino conseguir que diferentes elementos encajen entre sí. Un correo enviado a las 23:00 puede ser insuficiente por sí solo para demostrar que el trabajador estuvo trabajando fuera de su horario, pero puede adquirir más valor si coincide con registros informáticos, mensajes con clientes o fichajes de entrada y salida.

• Validez de los correos electrónicos, mensajes de WhatsApp y geolocalización

Los correos electrónicos son importantes cuando permiten demostrar que el trabajador estaba realizando tareas fuera de su horario. Por ejemplo, una cadena de correos corporativos intercambiados con clientes a altas horas de la noche.

Lo mismo puede ocurrir con mensajes de WhatsApp, especialmente cuando contienen instrucciones de trabajo, comunicaciones con responsables o clientes o evidencias de que una determinada tarea se estaba realizando fuera del horario habitual.

También pueden utilizarse datos de geolocalización, pero aquí entramos en un aspecto más delicado, ya que la obtención y utilización de estos datos debe respetar la normativa de protección de datos y los derechos fundamentales del trabajador.

• Testificales de compañeros de trabajo y clientes de la empresa

Un compañero puede declarar que el trabajador permanecía en el centro después de la hora de salida. También puede resultar útil el testimonio de clientes o proveedores cuando hayan mantenido reuniones, llamadas o intercambios de trabajo fuera del horario habitual.

Ahora bien, un testimonio aislado no significa que el juez tenga que dar por válidas las horas automáticamente. Como ocurre con el resto de las pruebas, serán valoradas por el juzgador en relación con el conjunto de la prueba

Plazo legal para reclamar el pago o la compensación de las horas extraordinarias

Al tratarse de una acción para exigir una percepción económica, el plazo para 

interponerla es de un año a contar desde el momento en que pudo ejercitarse. 

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Redacción Legálitas Negocios