El poder notarial en la empresa: usos, tipos y cómo gestionarlo

La eficiencia y la habilidad para delegar tareas son fundamentales para que cualquier empresa funcione correctamente. Una de las herramientas legales más útiles para lograr esto es el poder notarial. Este instrumento jurídico permite a una persona autorizar a otra para que actúe en su nombre, en situaciones concretas o de forma general.

En este artículo vamos a ver qué es el poder notarial en el entorno empresarial, los distintos tipos que existen, sus usos más comunes y las mejores prácticas para su adecuada administración. 

¿Qué es un poder notarial?

Un poder notarial es un documento formal otorgado ante notario mediante el cual una persona natural o jurídica (la empresa, en este caso) concede a otra persona la facultad de representarla ante terceros. Esta representación puede incluir actos administrativos, jurídicos o económicos, dependiendo de las cláusulas y limitaciones establecidas en el documento.

En las empresas, los poderes notariales permiten a directivos, gerentes o empleados realizar actos que, de otro modo, sólo podrían ser efectuados por el representante legal. En este contexto, estos poderes permiten agilizar procesos sin perder control ni seguridad jurídica. 

Tipos de poder notarial en el contexto empresarial

El poder notarial puede clasificarse de diferentes formas según su alcance y función. Los principales tipos en el entorno empresarial son los siguientes: 

• Poder general: Este tipo de poder otorga amplias facultades al apoderado para actuar en nombre de la empresa en prácticamente todos los asuntos legales y comerciales.

• Poder especial: Este poder se limita a un acto específico o una serie de actos claramente delimitados. Por ejemplo, autorizar a un empleado para firmar un contrato de compraventa determinado o para gestionar un trámite ante una administración pública concreta.
• Poder preventivo: Es menos habitual en el entorno corporativo, pero útil en casos en que el poderdante quiere prever una posible incapacidad futura. Este poder puede ser activado solo en ciertas condiciones, por ejemplo, si el administrador único queda incapacitado temporalmente.
• Poder notarial solidario o mancomunado: Se da este poder cuando una empresa desea que dos o más personas puedan realizar actuaciones en representación de la misma, bien conjuntamente (mancomunado) o de forma independiente (solidario).

Usos de los poderes notariales en la empresa

Las empresas utilizan los poderes notariales en diferentes ámbitos, entre los que destacan:

1. Representación legal: Firmar contratos, comparecer ante organismos públicos o entes privados.
2. Administración de bienes: Comprar o vender bienes muebles o inmuebles, arrendar propiedades, gestionar licencias.
3. Actuaciones judiciales: Otorgar poderes a abogados o procuradores para representar a la empresa en procedimientos judiciales.
4. Gestión bancaria y financiera: Abrir o cerrar cuentas bancarias, firmar cheques, realizar transferencias o solicitar créditos.
5. Gestión de recursos humanos: Firmar contratos laborales, finiquitos o representar a la empresa ante tribunales laborales.

¿Quién puede otorgar un poder en la empresa?

En general, el poder notarial lo otorga la persona que ostenta la representación legal de la empresa, normalmente el administrador único, el consejo de administración o el gerente general, dependiendo del tipo de sociedad (S.A., S.L., etc.) y de lo que dicten los estatutos sociales.

Es importante destacar que quien otorga el poder debe tener legitimación para hacerlo. En este sentido, el notario suele solicitar la escritura de constitución de la sociedad y los documentos que acrediten la representación del poderdante, como actas de nombramiento o certificados del registro mercantil.

¿Cómo gestionar los poderes notariales en la empresa?

Para una empresa, manejar bien los poderes notariales significa dos aspectos clave: emitirlos correctamente desde el principio y, posteriormente, mantener un seguimiento y control constantes.

Te mostramos algunas buenas prácticas recomendadas: 

• Establecer políticas internas claras: La empresa debe definir una política que determine quiénes pueden ser apoderados y para qué funciones, y niveles de autorización requeridos. 
• Limitar los poderes generales: Siempre que sea posible, conviene optar por poderes especiales o establecer límites materiales y temporales en los poderes generales para evitar abusos o errores costosos.
• Revocar poderes que ya no sean necesarios: Una de las principales fuentes de riesgo legal es la existencia de poderes vigentes otorgados a personas que ya no tienen relación con la empresa. Por ello, es fundamental revisar cada cierto tiempo los poderes activos y revocar aquellos que ya no se justifican.
• Registrar y archivar todos los poderes: Es esencial mantener un registro centralizado de todos los poderes emitidos, donde se incluya:
• Nombre del apoderado
• Fecha del otorgamiento
• Alcance del poder
• Duración
• Fecha de revocación
• Notificar a terceros: Cuando se otorga o revoca un poder, debe notificarse a las instituciones o entidades con las que el apoderado tratará (bancos, organismos públicos, clientes clave), para que tengan constancia de la representación. 

¿El poder tiene validez internacional?

Para que un poder notarial emitido en España sea válido fuera de nuestras fronteras, necesita un paso extra: la legalización o, más comúnmente, la apostilla. Imagina la apostilla como un sello oficial que se añade al documento. Este sello es una garantía de que el poder notarial es auténtico y ha sido emitido por una autoridad legítima, lo que permite que sea reconocido en otros países.

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Redacción