¿Cómo y cuánto tiempo hay que guardar las facturas?
07 Mayo 2026
Los autónomos deben conservar todas las facturas vinculadas a su actividad como prueba de las operaciones realizadas y para cumplir con sus obligaciones fiscales. Con carácter general, el plazo mínimo de conservación es de 4 años a efectos fiscales, ampliable a 6 años si existe obligación contable mercantil. Las facturas pueden guardarse en formato papel o digital, siempre que se garantice su legibilidad, autenticidad e integridad.
Hay una parte de tener un negocio que no se ve pero que, sin duda, es una de las más importantes: la gestión documental. Saber cómo conservar correctamente las facturas y durante cuánto tiempo es una obligación legal que puede evitar problemas con Hacienda.
Desde Legálitas te explicamos por qué es importante conservar las facturas, qué facturas debe conservar un autónomo, durante cuánto tiempo hay que conservarlas y cómo conservarlas.
¿Por qué es importante conservar facturas?
Las facturas (simplificadas y completas) son la prueba más fiable de que una operación económica ha existido. Tanto si se emite la factura como si se recibe, este documento respalda tu actividad como autónomo.
El hecho de no conservar las facturas implica sanciones, pérdidas de deducciones fiscales o dificultades para justificar movimientos ante una inspección. En este sentido, el artículo 201 de la Ley General Tributaria establece que, si no se cumple con la obligación de guardar facturas, supone una multa equivalente al 2% del importe total de las operaciones. Si no es posible determinar ese importe, la sanción puede ascender a 300 € por cada operación cuya factura no se haya conservado.
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Qué facturas debe conservar un autónomo
Un autónomo debe conservar todas las facturas relacionadas con su actividad económica.
En este sentido, se deben conservar:
- Facturas emitidas a clientes
- Facturas recibidas de proveedores
- Facturas rectificativas
- Facturas simplificadas (tickets con validez fiscal)
- Justificantes de gastos deducibles
Durante cuánto tiempo hay que conservar las facturas
Para saber durante cuánto tiempo hay que conservar las facturas, debemos diferenciar dos tipos de plazos:
Plazo fiscal (Agencia Tributaria)
Como norma general, se deben conservar las facturas durante 4 años. Este es el plazo de prescripción fiscal, es decir, el tiempo durante el cual Hacienda puede revisar las declaraciones.
El plazo empieza a contar desde el día siguiente al fin del plazo de presentación de la declaración correspondiente.
Plazo mercantil
Si, además, el autónomo lleva contabilidad, el Código de Comercio amplía este plazo a 6 años.
Cómo conservar las facturas correctamente
Hacienda permite al autónomo conservar las facturas de la siguiente manera:
- Formato en papel o digital: Se pueden conservar las facturas en formato físico o digital, siempre y cuando se garantice:
- Legibilidad
- Autenticidad
- Integridad del contenido
- Que la Agencia Tributaria pueda acceder a las facturas “sin demora”
- Digitalización certificada: Si se decide escanear facturas en papel, debe hacerse mediante un sistema de digitalización certificada homologado por la Agencia Tributaria. Si no se utiliza este sistema, las facturas se deben conservar en papel.
- Archivo: Se trata, no solo de guardar, sino de encontrar rápidamente cualquier documento. Un buen sistema debería ser:
- Clasificar por fecha, cliente o proveedor
- Relacionar cada factura con su correspondiente operación
Ante cualquier duda, ponte en contacto con Legálitas Negocios y te ayudamos con tus gestiones diarias.
Referencias legales:
Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria
Real Decreto 1619/2012, por el que se aprueba el Reglamento de facturación
Real Decreto de 22 de agosto de 1885 por el que se publica el Código de Comercio
Conclusión:
- Conservar las facturas es una obligación legal clave para autónomos y empresas, ya que acreditan las operaciones económicas y permiten justificar deducciones ante Hacienda.
- El plazo general de conservación es de 4 años a efectos fiscales, ampliable a 6 años cuando existe obligación contable mercantil.
- Las facturas pueden guardarse en formato papel o digital, siempre que se garantice su legibilidad, autenticidad, integridad y acceso inmediato para la Agencia Tributaria; el incumplimiento puede conllevar sanciones económicas.
FAQs
