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Procedimiento de registro de los ficheros de datos en el Registro de la AEPD

25 abril 2014

El primer paso cuando se manejan datos de carácter personal en el negocio es comunicar a la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos) la intención de crear el fichero por la persona que pretenda realizarlo, completando el formulario que recoge la página web de la AEPD,  indicando: (Art.25 y 26 L.O. 15/1999)

  • Identificación del Responsable del Fichero.
  • Identificar el Fichero, las finalidades y los usos previstos.
  • El sistema empleado en su organización.
  • Colectivo de personas sobre las que se obtienen los datos.
  • El procedimiento para obtenerlos, su procedencia y categoría.
  • El servicio o unidad de acceso.
  • Indicar el nivel de medidas de seguridad (alto, medio o bajo).
  • Y si es necesario según el caso concreto:
  1. Identificación del encargado de tratamiento en donde se encuentre ubicado el fichero.
  2. Destinatario de la cesión.
  3. Transferencia internacional de datos.
  4. Identificación del encargado de tratamiento en donde se encuentre ubicado el fichero.
  5. Destinatario de la cesión.
  6. Transferencia internacional de datos.

Deberá comunicarse a la AEPD los cambios que se hagan durante el trámite de inscripción en: la titularidad del Responsable del Fichero, en la finalidad y en la dirección de su ubicación.

En el caso de que exista una autoridad autonómica sobre la materia y tenga un Registro para Ficheros específicos se le trasladará a ésta, que a su vez lo inscribirá en el Registro General.

Se inicia el procedimiento con la presentación de los formularios de los que dispone la AEPD, mediante soporte electrónico o por formato de papel siguiendo éstos formularios. El Responsable del Fichero deberá aportar un domicilio para las notificaciones necesarias.

Si se cumplen todos los requisitos, el Director de la AEPD, a instancia del Registro procederá a la inscripción, asignando un CÓDIGO DE INSCRIPCIÓN. El plazo máximo para resolver sobre la inscripción es de UN MES, sino se han pronunciado se entiende que el Fichero está inscrito en el Registro.

 Para la Cancelación de la Inscripción: (Art.61 R.D. 1720/2007) el Presidente de la AEPD dictará resolución una vez presentada la solicitud (por internet o en papel) mediante los modelos normalizados por el Responsable conforme al Reglamento, mediante un formulario similar al que se utiliza para registrarlo. Si en UN MES no se resuelve se entenderá cancelado.

Para la Rectificación de errores: (Art. 62 R.D. 1720/2007)  se podrán rectificar errores en cualquier momento, de oficio o a instancia de parte. (Art. 105 de la L.O. 30/1992)