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Conservación de documentación en la empresa

06 junio 2014

¿Cuánto tiempo debo conservar la documentación de mi actividad empresarial?

La gestión de una empresa produce diariamente un gran volumen de papel, clientes, proveedores, expedientes, correspondencia, registros, etc. que se tramitan día a día y que al final del día su pone una cantidad de documentación bastante importante que es necesaria controlar.

Además, con la introducción de las tecnologías de la información en la gestión de los procesos administrativos, la información se segrega en diversas bases de datos informáticos, dando paso a la organización de los documentos electrónicos.

El artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

Este plazo, no coincide con el de prescripción de 4 años del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación, por lo que puede ocurrir que el derecho de la Administración para regularizar un impuesto esté prescrito pero todavía el empresario deba conservar los libros de contabilidad y demás documentación relacionada con los mismos.

El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber de conservación de los libros y documentos contables, y si hubiese fallecido, el deber de conservación recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido.